Vad är ViDA och vad innebär det för ditt företag?

Inledning: I dagens digitala tidsålder är elektroniskt dokumentutbyte avgörande för att garantera dig en effektiv och enhetlig affärspraxis. Genom införandet av ViDA (EU-kommissionens initiativ till hantering av moms i den digitala tidsåldern, på engelska – VAT in the Digital Age) har dock en betydande utveckling skett inom elektronisk fakturering och dokumentutbyte. Det gäller i synnerhet i Sverige, där krav att använda Peppol-formatet vid fakturering av offentliga institutioner har införts. I denna artikel utforskar vi konceptet bakom ViDA och hur du kan förvänta dig att det kommer att påverka framtidens elektroniska dokumentutbyte och dina affärsprocesser.

Bakgrund:

ViDA är förkortningen av ”VAT in the Digital Age”, vilket på svenska avser moms. Det är ett initiativ vars mål är att modernisera momsprocessen i EU-länder och skapa mer effektiva och automatiserade lösningar inom elektronisk fakturering och dokumentutbyte. Syftet med ViDA är att förbättra uppbörd och hantering av moms genom att skapa ett mer standardiserat och transparent system för elektronisk fakturering. Det är dock lika viktigt för att minska momsbedrägerier och reducera det europeiska momsgapet som alltjämt är påtagligt. Om initiativet slutligen antas, får det stor betydelse för hur du driver ditt företag och kommer förmodligen att träda i kraft redan 2014 i vissa europeiska medlemsstater. Från 2028 kommer det därefter att vara obligatoriskt för alla EU-länder att följa direktivet.

Peppol-formatet i Sverige:

Sverige är sedan tidigare pionjär inom elektroniskt dokumentutbyte och fakturering. I enlighet med ViDA-initiativet har svenska myndigheter bl.a. infört krav på användning av Peppol-formatet för fakturering av offentliga institutioner. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) baseras på ett standardiserat format och en infrastruktur som låter företag sända och ta emot elektroniska fakturor på ett säkert och standardiserat sätt utan att behöva förhålla sig till den manuella processhanteringen. Peppol stöder redan i dag en domän som kallas CTC (Central Tax Clearance). Det är därför inte heller otänkbart att ViDA-initiativet kommer att baseras på Peppol-formatet i Sverige (emellertid utan garanti för att valet hamnar på Peppol)

Betydelsen för framtida elektroniskt dokumentutbyte:

När ViDA-initiativet har införts i sin helhet i Sverige och övriga EU, kommer det att ge flera betydelsefulla resultat för framtidens elektroniska dokumentutbyte. Här följer några av de viktigaste punkterna:

Standardisering: ViDA och Peppol-formatet skapar en standardiserad metod för elektronisk fakturering. Detta minskar behovet av individuella överenskommelser och skapar enhetliga processer, vilket ökar effektiviteten och minskar antalet fel.
Automatisering: Med ViDA kan elektroniskt dokumentutbyte automatiseras i högre grad. Företag kan integrera sina system med Peppol-infrastrukturen och uppnå en enhetligare och snabbare utbytesprocess.
Efterlevnad av lagstiftning: ViDA och Peppol-formatet hjälper företag att följa momslagstiftningen samt säkerställer korrekt fakturering och momsrapportering i realtid till de svenska skattemyndigheterna. Standardiserade format och automatiserade processer minskar risken för fel och bristande efterlevnad av lagen.
Minskade kostnader: Den ökade automatiseringen och standardiseringen leder till minskade kostnader jämfört med manuell behandling av fakturor. Företag kan uppnå tid- och resursbesparingar.

ViDA och B2Brouter:

Oavsett hur och när ViDA-initiativet implementeras fullt ut i Sverige, kommer tjänsteleverantörer även att behöva tillgodose behov från sina kunder. Det positiva här är att vi med B2Brouter kan erbjuda en plattform som du kan använda mellan de flesta länderna och som kan ansluta dig mellan de flesta formaten. Du kommer därför att vara helt framtidssäkrad om du redan i dag använder B2Brouter. Vi vill dock rekommendera att du redan nu börjar förbereda dig och eventuellt upprättar en plan för hur ni ska följa ViDA-initiativet på ert företag och vad som krävs.

Om du ännu inte är användare på B2Brouter kan du skapa en kostnadsfri profil och skicka och ta emot elektroniska fakturor redan i dag! Anmäl dig här: https://app.b2brouter.net/sv/register