Vad är UBL-format?

Vet du vad UBL är? Implementeringen av e-fakturering är ett stort steg framåt. Sedan 2015 har e-fakturering varit obligatoriskt vid utbyte av dokument med offentliga sektor i flera regioner, och snart kommer det att krävas av alla företag. Av denna anledning arbetar både länderna inom EU och Asien med att implementera UBL-standarden, vilket blir allt viktigare globalt.

Vad är UBL?

Syftet med UBL (Universal Business Language) standarden är att förenkla automatiseringen av digitala affärsdokument genom användning av XML. Detta format används idag i stor utsträckning, och dess standardisering förenklar hanteringen av data och information. UBL-standarden gör det möjligt för företag över hela världen att utbyta elektroniska dokument genom samma standard, anpassat till de skattemässiga kraven i varje land.

UBL används b.la för att utbyta e-fakturor och andra elektroniska dokument via Peppol, ett internationellt nätverk som används över hela Europa. Det har också expanderat till länder som Australien, Nya Zeeland, Japan, Singapore och USA.

Men UBL är mer än bara en teknisk standard. Det utvecklades av OASIS-konsortiet och designades för att möta behovet av ett standardiserat elektroniskt affärsspråk som kan användas globalt. Det är flexibelt och skalbart, vilket gör det lämpligt för företag av alla storlekar, från små företag till stora koncerner. Dess utveckling har gjort det till en viktig komponent i den digitala transformationen av affärsprocesser, vilket underlättar inte bara fakturering utan även andra transaktioner som inköpsordrar, kataloger och fraktnotiser.

UBL och Peppol-nätverket

UBL förknippas ofta med Peppol, ett internationellt e-upphandlingsnätverk som gör det möjligt för företag och regeringar att utbyta elektroniska dokument sömlöst. Genom Peppol kan företag skicka och ta emot e-fakturor och andra dokument i UBL-format, vilket säkerställer att de följer de olika skattemässiga och juridiska kraven i varje land. Peppol-nätverket har blivit allt viktigare, särskilt i Europa och andra delar av världen, för gränsöverskridande transaktioner.

Vad är Peppol?

UBL: XML-format

XML-formatet (Extensible Markup Language) är ett filformat där data eller information representeras på ett strukturerat sätt.

Som nämnts är UBL-standarden en specifik typ av XML. Även om det är möjligt att skapa olika typer av elektroniska dokument i UBL-format, är e-fakturan den vanligaste. Strukturen på UBL-dokument definieras av en uppsättning scheman som specificerar hur varje element i ett dokument ska organiseras, vilket säkerställer konsekvent information mellan olika system. UBL är också en öppen standard, vilket innebär att den inte är bunden till någon specifik mjukvara eller leverantör, vilket ger företag friheten att välja sina verktyg och system.

UBL-språket och andra e-faktureringsformat

Det finns för närvarande många språk som används för att skapa och skicka e-fakturor. Inom EU men även allt mer globalt, finns en strävan att främja ett enhetligt e-fakturaformat, vilket förenklar faktureringsprocessen mellan länder för alla företag och organisationer.

Generellt sett används UBL-baserade format för e-fakturor. Majoriteten av EU-länderna har antagit e-fakturering baserade på UBL. Länder som Singapore, Malaysia, Japan, Australien, Nya Zeeland och till och med USA antar också detta. Denna lista växer hela tiden, eftersom UBL är globalt användbart. Det är dock inte alltid så. Vissa länder använder sina egna format, som Spanien (Facturae), Frankrike (Facture-X) och Italien (FatturaPA), vilket innebär att extra konverteringssteg kan krävas för att säkerställa efterlevnad.

Vad förväntas av UBL-fakturan?

Förutom att förenkla processer, minskar den standardiserade implementeringen av UBL-format kostnader och undviker potentiella fel. Organisationer—både offentliga och privata—kan kommunicera med samma format och datastruktur. Detta innebär att fakturor som skickas till offentliga förvaltningar över hela Europa innehåller standardiserad data, vilket säkerställer konsekvens och minimerar risken för fel.

Adoptionen av UBL är också en del av en bredare strävan efter interoperabilitet i globala affärsprocesser. UBL:s efterlevnad av internationella standarder säkerställer att dessa format kan användas över hela världen, vilket gör det lättare för företag i olika länder att utbyta fakturor med hjälp av ett gemensamt, lättförståeligt format.

Framtida trender

Allt eftersom UBL fortsätter att vinna mark globalt, förväntas dess användning expandera till nya marknader och industrier. Trenden mot standardisering inom elektronisk fakturering och dokumentutbyte antyder att UBL kommer att spela en allt viktigare roll i framtidens globala handel. Med fler länder som inför krav på e-fakturering för alla företag, är UBL på väg att bli den globala standarden för elektroniska dokument.

Fördelar med att använda Universal Business Language

UBL-formatet erbjuder flera viktiga fördelar:

• Förbättrad effektivitet och noggrannhet: Automatisering av dokumentutbyte minskar manuella fel och påskyndar transaktionshantering, vilket leder till betydande kostnadsbesparingar.
• Förbättrad spårbarhet och transparens: Standardiserade UBL-dokument gör det enklare att spåra transaktioner och säkerställa transparens.
• Ecosystemkoppling: UBL stöder integration över olika plattformar och system, vilket underlättar global handel och kommunikation.
• Interoperabilitet: UBL gör det möjligt för e-fakturering mellan företag i olika länder genom att använda ett gemensamt, begripligt språk för alla. Detta är särskilt viktigt i gränsöverskridande handel, där företag behöver ett format som fungerar oavsett lokala regler.

UBL-integrationer: Automatisera fakturahantering

En viktig fördel med UBL är dess integrationsmöjligheter. Många system kan integreras med verktyg som genererar UBL-filer, vilket automatiserar hanteringen av elektronisk fakturering. Denna integration gör det möjligt för företag att strömlinjeforma sina faktureringsprocesser genom att generera, validera och skicka fakturor automatiskt via deras egna hanteringssystem eller ERP. För företag som hanterar stora volymer av fakturor är denna automatisering avgörande för att förbättra effektiviteten och minska manuellt arbete.

Om du letar efter att integrera UBL-fakturering med ditt system, erbjuder B2Brouter ett utbud av integrationsalternativ för att hjälpa dig att automatisera din e-fakturahantering utan problem.

Integration av e-fakturering med ditt ERP

Generera e-fakturor med UBL-standarden via B2Brouter

B2Brouter är en online-lösning specialiserad på utbyte av elektroniska dokument. Den gör det enkelt och gratis för dig att skapa och skicka e-fakturor i UBL-format, eftersom det är en Peppol-certifierad åtkomstpunkt. B2Brouter tar hand om de tekniska aspekterna, så att du slipper oroa dig.

Registrera dig bara och börja hantera alla dina e-fakturor med dina kunder och leverantörer, genom att använda format som UBL, XRechnung, PDF och fler. Du kan ange fakturadata via ett enkelt formulär (B2Brouter konverterar det till UBL) eller integrera ditt hanteringssystem för att importera och skicka fakturor automatiskt.

Jag vill skapa en e-faktura i UBL-format gratis