Vad är en e-faktura? E-fakturering definitiv guide

Vet du vad en elektronisk faktura är? Det är ett faktum att tiderna förändras, framförallt vad gäller den tekniska utvecklingen som berör samhället. Numera behöver leverantören inte nödvändigtvis sända fakturor i vare sig pappers- eller- PDF-format till sina kunder, utan idag gäller det elektroniska faktureringsformatet som standard när fakturor ska skickas eller tas emot. I den här artikeln berättar vi exakt vad en elektronisk faktura är.

Vad innebär e faktura? vad det är, tekniska krav, format, fördelar, etc.

En elektronisk faktura innebär att ett dokument sändes i ett elektroniskt format från en dator till en annan, för att förenkla och förbättra såväl kommunikation som hantering och lagring. Det har möjliggjort att företagen kan strömlinjeforma sin fakturahantering, samt minska kostnader och misstag som beror på den mänskliga faktorn.

Att hantera sin fakturering på detta digitala sätt har blivit relativt vanligt när det kommer till en B2B (Business-To-Business) relation. Däremot har det samtidigt kommit upp frågor gällande hur man på bästa sätt ska sköta e-faktureringen och hur man kan stödja olika fakturaregelverk.

En korrekt skapad e-faktura ska innehålla all information som är nödvändig för att både leverantör och kund ska förstå innehållet. Den ska även vara skapad i ett format som gör det möjligt för köparen att läsa in fakturan i sitt fakturahanteringssystem, samt automatattesteras utan att en administratör ska behöva lägga till någon ytterligare information eller på annat sätt hantera fakturan.

Definiera den elektroniska fakturan: Tekniska krav

En elektronisk faktura måste uppfylla vissa lagliga standarder (vi kommer att prata om dem senare), och dessa krav beror på en specifik förordning. Vanligtvis är det format som används mest av företag PDF. Detta format är lättillgängligt för alla, men det tappar gradvis popularitet på grund av sina begränsningar när det gäller att tolkas av datorsystem.

Med införandet av nya globala regleringar för elektroniska fakturor är det vanligaste formatet för elektroniska fakturor XML. Detta format är en FN-standard för elektroniskt utbyte av data på global nivå. Det garanterar säkerhet, sekretess och riktighet i uppgifterna. Det är kodad och kan förstås av vilken dator som helst med rätt program.

Vad är skillnaden mellan en elektronisk faktura och en konventionell faktura?

Med tanke på det ovanstående finns det vanligtvis två typer av elektroniska fakturor:

Strukturerade elektroniska fakturor

Det här är fakturor som skapas i ett datoriserat språk. De är lättförståeliga för datasystem, det vill säga, de är kodade för att automatisera informationshanteringen av datorn. Därför skapas de vanligtvis i XML (till exempel EHF, Xrechnung, eller UBL).

Ostrukturerade elektroniska fakturor

Det är fakturor som måste hanteras manuellt av mottagaren (till exempel ett dokument i PDF-format).

Trots att vi pratar om PDF som en elektronisk faktura, är detta ett format som inte betraktas som en elektronisk faktura enligt de nya regler som dyker upp globalt.

Varför använda den strukturerade elektroniska fakturan?

Elektroniska fakturor i strukturerat format är mycket enkla att koda, registrera och arkivera för ett datasystem. Däremot måste en person hantera ostrukturerade elektroniska fakturor manuellt genom att koda, registrera och arkivera dem när de mottagits. Av denna anledning begränsas användningen av ostrukturerade fakturor, eftersom det är mycket komplicerat att behandla data från en PDF på ett korrekt, snabbt och felfritt sätt. Om du vill effektivisera processer och spara tid är den första typen utan tvekan mer användbar.

Elektroniska fakturaformat: Exempel

Här är några av de mest kända och använda elektroniska fakturaformaten, framförallt i Europa:

1. UBL: Detta är det elektroniska fakturaformat som valts i många länder i Europeiska unionen (bland annat i Sverige) och andra delar av världen. Det är formatet som används i nätverket för elektroniskt utbyte av dokument, Peppol.
2. EDIFACT: Det används mycket inom vissa sektorer som bilindustrin eller livsmedelsdistributionen, även om det håller på att falla i glömska eftersom reglerna inte tar hänsyn till det.

Det finns många andra format som är specifika för varje land. Några exempel är Factur-X (Frankrike), Facturae (Spanien), FatturaPA (Italien), Xrechnung (Tyskland), etc.

Vilka uppgifter måste en e-faktura innehålla?

Precis som en pappersfaktura måste den elektroniska fakturan obligatoriskt innehålla en rad uppgifter. Till exempel:

• Fakturanummer.
• Utfärdandedatum.
• Skatteuppgifter för den som utfärdar och tar emot fakturan.
• Typ av transaktion som faktureras och dess datum. Skatter.
• Belopp att betala.

I många fall måste strukturerade elektroniska fakturor innehålla andra specifika uppgifter som routningskoder, till exempel Peppol-ID. Detta varierar beroende på mottagaren eller nätverket genom vilket den elektroniska fakturan hanteras.

Hur gör man en elektronisk faktura?

Det finns olika sätt att skapa en elektronisk faktura beroende på vilket format du behöver arbeta med. Generellt sett bör du använda ett verktyg som gör det enkelt att skapa den elektroniska fakturan i önskat format. Här är några exempel:

1. Använda en fakturagenerator i önskat format.
2. Använda en specialiserad programvara för elektronisk fakturering, som underlättar arbetet avsevärt för företag och erbjuder ytterligare funktioner. Vissa av dessa program har en gratisversion.

Fördelar med e-faktura

Att införa e-faktura innebär ett stort antal fördelar, där man bland annat kan se resultat som tyder på minskade kostnader, bättre cash-flow, minskat manuellt arbete, minskad pappersåtgång, minskad portokostnad, minskade misstag och fel, bättre relation mellan affärspartnerna, bättre tydlighet på fakturorna, tidsbesparing, kortare betalningsvillkor, m.m.

Hur mycket respektive organisation kan förbättra fakturahanteringen och minska kostnaderna genom att byta till e-fakturering beror bland annat på hur pass bra man utnyttjar möjligheterna om att ändra vissa faktorer som rör administrationen, samt hur man väljer att integrera e-faktura i sitt affärs- och fakturahanteringssystem.

Det finns ett flertal verktyg/mjukvaror/VAN-tjänster som ger stöd vid en sådan integration, som inte bara kan hjälpa under processen utan som även kan bidra med fler fördelar och möjligheter. En populär plattform, som i sig är ett mycket bra verktyg för att sända och ta emot e-fakturor är B2Brouter. I plattformen kan man även hantera och integrera en elektronisk orderhantering, bland mycket annat.

Registrera dig gratis och börja fakturera nu!