Skicka elektronisk faktura via XRechnung till dina kunder i Tyskland

Med B2Brouter kan du enkelt skapa och skicka en e-faktura via XML-formatet XRechnung. Men om du skickar elektroniska fakturor eller andra elektroniska affärsdokument till dina kunder i Tyskland, bör du känna till de särskilda kraven bakom det tyska formatet.

Elektronisk fakturering i Tyskland

I de flesta EU-länder är Peppol BIS-formatet det officiella formatet för utbyte av elektroniska fakturor mellan företag och statliga myndigheter (B2G). I Tyskland har det dock sedan juni 2017 varit ett krav för statliga myndigheter att ta emot elektroniska fakturor via XRechnung-formatet, där den tyska myndigheten för digitala standarder (KoSIT) ansvarar för underhåll av denna standard. KoSIT, som sedan 2018 har varit den lokala Peppol-myndigheten i Tyskland, har också som krav att statliga myndigheter ska kunna ta emot e-fakturor via Peppol-formatet. Då ställer du dig förmodligen frågan, vilket format ska du välja? Och det är här det blir lite komplicerat.

För vem är XRechnung obligatoriskt?

Med EN-16931 standard (lagstadgad e-fakturering för statliga myndigheter i EU) blev elektronisk fakturering ett mål för digitaliseringen av europeiska länder. I Tyskland genomfördes detta mål främst genom XRechnung. Enligt den tyska e-fakturaförordningen har alla federala myndigheter och andra federala administrativa myndigheter i Tyskland varit skyldiga att endast acceptera fakturor som XRechnung eller Peppol sedan den 27 november 2020. Men det är här kraven börjar skilja sig åt för leverantörernas del, eftersom dessa endast gäller för de överordnade statliga myndigheterna. Dessutom har endast tyska företag rätt att använda XRechnung för fakturering till statliga myndigheter, inte utländska företag. Här bestämmer du själv som utländskt företag om du vill använda Peppol BIS eller XRechnung-standarden.

Lokala krav i tyska federala stater

En viktig detalj att påpeka är att det finns individuella krav på elektronisk fakturering i de olika tyska delstaterna. Därför har inte alla statliga myndigheter på regional nivå ännu infört krav på formatet XRechnung eller Peppol BIS. Några av dem som har eller är på väg att införa krav på elektronisk fakturering via Peppol-nätverket med Peppol BIS och Xrechnung inkluderar:

Baden-Württemberg (sedan 1 januari 2022)
Bremen (sedan den 27 november 2020)
Hamburg (sedan 1 januari 2022)
Hessen (från 18 april 2024)
Rheinland-Pfalz (från 1 januari 2024)
Saarland (sedan 1 januari 2022)

Hur skapar jag en e-faktura via XRechnung?

Kraven för XRechnung-formatet är mycket detaljerade. Flera av dessa krav kan därför uppfattas som komplexa att förstå av de som inte har tillräckligt med erfarenheter av att hantera systemintegration. En viktig detalj här är att med XRechnung adresseras din faktura inte direkt till mottagaren, utan till mottagarens ekonomisystem. Dessutom måste du se till att alla uppgifter i fakturan är angivna med korrekta begrepp och data. För att mottagarens system ska kunna läsa din elektroniska XRechnung-faktura måste alla dina uppgifter vara korrekt inmatade och strukturerade. Det skulle därför vara vettigt för dig att använda en XRechnung-generator istället för att skapa mallen manuellt. Genom B2Brouter är XRechnung en integrerad del av vår plattform, så du behöver inte hantera komplexa detaljer i din fakturering.

Hur ser ett XRechnung-format ut?

En elektronisk faktura måste överensstämma med rättsliga standarder (i detta fall EN-16931) eftersom den omfattas av särskilda rättsliga bestämmelser som antagits i Europeiska unionen. Det tidigare allmänt använda PDF-formatet ersätts därför alltmer av XML-baserade fakturor, eftersom XML-formatet är enkelt att hantera mellan digitala ERP- och ekonomisystem. XML-formatet valdes av Europeiska kommissionen när den definierade elektroniska fakturor enligt den europeiska standarden 16931. Elektroniska fakturor är därför en strukturerad och standardiserad datauppsättning som automatiskt kan skickas och behandlas elektroniskt mellan företag och institutioner.

Följande två syntaxer är tillåtna för XRechnung och andra fakturaformat:

Universal Business Language (UBL-format)
UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

En faktura via XRechnung måste överföras i en av de två syntaxerna. Alla mottagare av offentliga fakturor måste kunna hantera båda formaten. Vår plattform stöder båda formaten (UBL till vänster/CII till höger). Peppol-formatet, som nämndes tidigare i denna artikel, är också baserat på ett XML-format som är strukturerat enligt en UBL-syntax.

Hur överför jag en XRechnung?

Som avsändare av en faktura måste du också relatera till eventuella XRechnung-utskickskanaler samt nätverk. Olika centrala fakturakvitton (ZRE) kommer att levereras för överföring till den statliga myndigheten i den specifika federala staten som myndigheten tillhör. Här har du olika möjliga kanaler för att överföra din faktura:

Peppol (rekommenderad kanal): ingen registrering i ZRE krävs
Ladda upp: Registrering i respektive ZRE är obligatorisk
ZRE e-post: Registrering i respektive ZRE är obligatorisk
DE-e-post från ZRE: Registrering i respektive ZRE är obligatorisk
Direkt e-post till fakturamottagaren: Ingen registrering i ZRE krävs, men endast möjligt med vissa undantag

Överföringen via Peppol-nätverket som en kanal rekommenderas av IT Planning Council, eftersom du som utfärdare av en faktura därför inte behöver registrera dig i respektive ZRE hos de olika tyska federala staterna. Fakturorna överförs härmed via en certifierad åtkomstpunkt (t. ex. B2Brouter) och krypteras via Peppol-nätverket. Du kommer alltid att få en bekräftelse på att din faktura har mottagits hos den tyska kunden.

Adressera en XRechnung korrekt med route-ID/Leitweig-ID

Det enda du behöver vara uppmärksam på när du skickar via Peppol-nätverket är att du behöver veta route-ID:et för den myndighet du vill fakturera. För att kunna leverera en faktura via XRechnung måste mottagaren vara entydigt identifierad. Route-ID:et gör det möjligt att adressera den elektroniska fakturan och vidarebefordra den till mottagarens ekonomisystem. Route-ID:et måste anges i XRechnung i fältet “Buyer Reference” (BT-10) och måste skickas in som obligatorisk information på alla fakturor du skapar.

Var får jag tag på fakturamottagarens routing-ID?

Det är oftast enklast för dig att fråga din kund direkt vilket routing-ID de använder och vilken mottagarkanal du kan skicka via.

På B2Brouter har vi inkluderat en omfattande databas över användare av Xrechnung för att hjälpa dig att automatiskt hitta dina mottagares uppgifter genom att t. ex. ange kunden momsnummer. Du kan sedan se din mottagares huvuddata (namn, adress, route-ID, Peppol-ID, inkommande kanaler) automatiskt i vår plattform och inkludera den på din faktura utan behov av manuell inmatning. Förutom att göra ditt arbete enklare ser vi därför till att du alltid använder rätt adressuppgifter.

Skapa och skicka XRechnung gratis med B2Brouter

Med en användare på vår plattform har du redan tillgång till Peppol-nätverket och kan skapa samt skicka fakturor obegränsat via XRechnung till kunder i Tyskland. Dina fakturor sparas i tre månader, vilket ger dig tillräckligt med tid att exportera dem i valfritt format och arkivera dem i ditt eget elektroniska system. Om en av dina kunder också använder B2Brouter då kan du själv ta emot dokument via XRechnung via vår plattform.