Vilka processer kan ditt företag digitalisera med Peppol?
Genom att använda standardiserade elektroniska meddelanden som erbjuds av Peppol, kan du hantera en del av företagets interna processer smartare. Målet med Peppol är att göra handeln snabbare och effektivare mellan företag, privata såväl som offentliga, och över nationsgränserna. Peppol erbjuder ett gemensamt digitalt ”språk” som kan automatisera många av ditt företags processer som exempelvis försäljning, orderhantering, fakturering och mycket mer. De elektroniska meddelandena kommuniceras från avsändare till mottagare via det standardiserade Peppol-nätverket (Vill du veta mer om Peppol kan du läsa mer här: https://peppol.org/about/).
Allför många leverantörer väljer att använda Peppol eftersom de har en kund som kräver fakturering via Peppol’s nätverk, men tyvärr missar många de andra möjligheterna som Peppol kan erbjuda. Sammanfattningsvis kan Peppol-standarden användas för hantering och behandling av de flesta typer av affärsdokument relaterade till elektronisk handel mellan företag och offentlig verksamhet. Ett logiskt sätt att dela upp dessa typer av dokument är att titta på de övergripande domänerna som Peppol hanterar:
Post-Award
Post-Award är det engelska uttrycket för all handel som görs efter att ett avtal har slutits med en kund. Under Post-Award-domänen har OpenPeppol definierat ett antal elektroniska affärsdokument som man hanterar via Peppol-nätverket:
- Faktura
- Fakturastatus (rekommenderas f n inte inom svensk offentlig sektor)
- Order
- Orderbekräftelse
- Leveransavisering
- Produktkatalog/prislista
- Orderöverenskommelse
Dessutom finns stöd för webbhandel (PunchOut).
Pre-Award
Hanterar affärsprocesser relaterade till upphandling och anbud, dvs innan man har ett avtal. Affärsdokument för Pre-Award används f n inte inom den svenska offentliga sektorn.
Hur du kan integrera Peppol i din verksamhet
Det smarta med Peppol är just den automatisering man kan uppnå på företagets processer relaterade till handel. Du kan till exempel automatisera processen som börjar med att du skickar en produktkatalog med avtalade artiklar och priser till din kund, som också självklart använder Peppol. Kunden använder denna prislista för att lägga sin order till dig. Ordern besvaras och kunden får en elektronisk orderbekräftelse och när leverans görs, eventuellt en leveransavisering. För kunden sköts detta helt automatiskt, och du behöver inte förbereda eller bifoga dokument via e-post varje gång. Dessutom automatiseras hela faktureringsprocessen med ditt och kundens ekonomisystem. En orderfakturamatchning i kundens system innebär att skickade fakturor automatiskt valideras mot avtalet och den specifika ordern som kunden har gjort i sitt system.
Den stora vinsten med en order-faktura-matchning via Peppol är:
- Minskad risk för fel eftersom det inte finns någon manuell hantering eller OCR-skanning involverad i processen
- Besparing av tid och resurser då fakturor nu automatiskt kan godkännas av kunden när de matchar ordern
- Elektroniska fakturor som matchar en order leder till snabbare betalning för leverantören
Sammanfattningsvis är det en möjlighet som du enkelt kan ta vara på om du redan är leverantör till offentliga kunder eller privata företag som använder Peppol.
B2Brouter hjälper dig att enkelt hantera dina affärsdokument via Peppol, så att du enkelt kan automatisera ovanstående processer. Du kan till och med göra det helt kostnadsfritt för alla dina kunder i Sverige genom att skapa ett användarkonto på vår plattform idag. Du kan skapa en användare på vår plattform här: https://app.b2brouter.net/sv/register