Nuvarande och framtida status för e-faktura i Sverige: En komplett guide

Införandet av e-faktura i Sverige är ett viktigt steg mot digitalisering. Även om det har varit obligatoriskt i den offentliga sektorn sedan 2019, står den privata sektorn fortfarande inför utmaningar för att anamma detta system. Denna artikel utforskar den aktuella situationen, de lagförändringar som diskuteras och de viktigaste fördelarna med e-faktura för företag och organisationer i Sverige.

Allt du behöver veta om e-faktura i Sverige

Om du fortfarande är osäker kommer vi här att förklara vad en elektronisk faktura är i detalj, så att du kan förstå skillnaden från andra typer av fakturor. En e-faktura är inte samma sak som en PDF-faktura.

Det är viktigt att förstå var Sverige står när det gäller elektronisk fakturering, eftersom du kan påverkas av nuvarande eller framtida regler. Förutom att känna till lagstiftningen bör du också ta hänsyn till andra aspekter som dess funktion, eftersom systemet baseras på europeiska standarder som EN16931 och användningen av nätverket Peppol för att hantera e-fakturor.

Nuläge för elektronisk fakturering i Sverige

I dagsläget kan e-fakturor användas i två specifika fall:

E-faktura till offentliga myndigheter

Sedan 2019 måste alla transaktioner med offentliga myndigheter i Sverige ske via e-faktura. Detta innebär att alla leverantörer till en offentlig organisation måste utfärda e-fakturor i strukturerat format. Annars kan den offentliga mottagaren inte ta emot eller behandla fakturorna.

Det finns också andra fall som påverkar svenska företag vid fakturering till offentliga organisationer i grannländer som Danmark eller Norge. Här hittar du allt du behöver veta om att skicka e-fakturor till Norge.

E-faktura mellan privata företag

Inom den privata sektorn är dock användningen fortfarande begränsad på grund av faktorer som:

• Brist på kunskap om fördelarna med e-faktura bland företag.
• Traditionella processer som bromsar övergången till digitalisering.
• Avsaknad av lagstiftning.

Jämfört med grannländer som Finland och Norge, där e-fakturering är mer utbredd inom näringslivet, har Sverige fortfarande utrymme att utvecklas på detta område.

Lagförändringar under diskussion

Även om inga förändringar förväntas under de kommande fem åren när det gäller användningen av e-faktura inom den privata sektorn, finns det europeiska initiativ som projektet ViDA (VAT in the Digital Age) som kan påskynda implementeringen. Detta innovativa initiativ syftar till att skapa en gemensam skatterapporteringsmekanism för EU-länder, kopplad till utbyte av e-fakturor mellan länder.

I Sverige finns ett växande tryck från olika organisationer att utöka denna skyldighet till den nationella privata sektorn. Målen är:

• Minska fel och skattefusk.
• Automatisera processer för att förbättra operativ effektivitet.
• Anpassa Sverige till europeiska standarder som redan är norm i länder som Italien och snart även i Frankrike, Tyskland och Spanien.

Hur fungerar e-faktura i Sverige?

För att hantera dina e-fakturor korrekt och följa de svenska reglerna och standarderna bör du ha koll på följande:

Peppol BIS3-format

Fakturor måste skapas och skickas i ett strukturerat elektroniskt format. Den valda standarden är Peppol BIS3, baserad på UBL-formatet, vilket är det format som accepteras i Peppol-nätverket. PDF-fakturor är inte tillåtna.

Peppol-nätverket

Fakturor som skickas till offentliga mottagare måste överföras via Peppol-nätverket. Sändningar via e-post är inte tillåtna.

Fakturans routingkod

Varje e-faktura måste innehålla mottagarens routingkod, kallad Peppol-ID, för att säkerställa att fakturan når rätt mottagare.

Förbered dig för e-fakturering i Sverige

Övergången till e-fakturering handlar inte bara om lagkrav utan ger också många fördelar:

• Optimering av processer: Automatisering minskar manuella uppgifter och sparar tid.
• Finansiell kontroll: Bättre spårning av fakturor, vilket minimerar förseningar och fel.
• Positiv miljöpåverkan: Minskad pappersanvändning och främjande av hållbara metoder..

Svenska företag kan förbereda sig för en framtid där e-fakturering kan bli obligatorisk genom att:

1. Anpassa teknologin: Investera i system som kan hantera alla fakturor enligt reglerna och integreras med affärssystem vid behov.
2. Utbilda personal: Säkerställ att teamen förstår hur man implementerar och hanterar e-fakturor, och att du har tillgång till support från leverantören av e-faktureringstjänster.
3. Revidera processer: Anpassa dig till nya faktureringsrutiner och eliminera manuella metoder.

B2Brouter: E-faktureringsprogram för svenska företag

B2Brouter är ett onlineverktyg som låter dig hantera dina e-fakturor utan tekniska eller juridiska hinder. Det uppfyller globala standarder och ansluter till nätverk över hela världen. Detta gör det möjligt att skicka och ta emot alla dina e-fakturor via ett enda verktyg.

B2Brouters planer anpassar sig till behoven hos alla typer av företag. Från en gratisversion utan tidsbegränsning till planer som låter dig integrera ditt affärssystem med B2Brouter.