Cooltra och B2Brouter: ”Standardisering av mottagningskanalen för fakturor och anslutning till e-faktureringsvärlden”

Cooltra är den ledande leverantören av hållbara 2-hjuliga mobilitetslösningar i Europa. Grundades i Barcelona för 15 år sedan av entreprenören Timo Bue-tefisch och finns representerat i 6 europeiska länder (Österrike, Spanien, Frank-rike, Italien, Portugal och Tjeckien).

Företaget har en flotta på över 16 000 for-don, varav 64% är elektriska motorcyklar som inte lämnar något koldioxidavtryck. Man tillhandahåller delningstjänster, som exempel att hyra ut elektriska motorcyklar och cyklar på minutbasis och leasingtjänster för privatpersoner, företag och offentliga verksamheter.

”B2Brouter erbjuder en användarvänlig tjänst med effektiva e-handelslösningar och är lyhörda för dina önskemål för att genomföra pro-jekt på ett flexibelt och bekvämt sätt”

Företaget har nästan 400 anställda och ett nätverk av cirka 120 partnergarage i Spanien, Portugal, Italien, Frankrike och Österrike. Detta innebär att hanteringen av alla fakturor som togs emot från alla garage fram till nyligen var en stor utmaning för Cooltra. För underhålls- och reparationstjänster av alla fordon fick Cooltra ta emot fakturor varje dag i alla typer av format och via olika kanaler.

Det var en riktig prövning. Den stora variationen av dokument ”komplicerade all fakturahantering, validering och analysverksamhet”, medgav Gerard Cur-tiella, Cooltras administrativa chef för externa garage och Javier Gallarza, operativ chef för det katalanska företaget. Fast beslutna att hitta en konkurrenskraftig och effektiv lösning kontaktade de B2Brouter.

En kanal

”Vi ville ha bara en kanal för att ta emot alla fakturorna, använda ett standardformat, komma in i e-fakturavärlden och bli av med den traditionella metoden”, förklarade de.

Efter några månaders analys löste B2Brouters experter alla deras behov och hjälpte till att integrera B2Brouter-portalen med deras interna ERP som heter Openbravo. Enligt Curtiella och Gallarza, började man i samma stund som systemet sattes igång se förbättringar i det dagliga arbetet. ”Med tanke på miljön – eftersom vårt företag är djupt engagerat i att bidra till att minska jordens föroreningar – har vi minskat mängden papper som används för att skriva ut fakturor”.

De betonade att det nu ”går fortare att hantera alla fakturorna och att redovisningsteamets arbete har blivit enklare tack vare det standardiserade fakturaformatet som används av de flesta partnergaragen.” En annan förbättring är att Cooltra ”enkelt kan komma åt all data för att analysera och granska allt arbete som utförs av dess externa garage”.

E-faktura, nutid och framtid

Mot bakgrund av allt detta vill Curtiella och Gallarza rekommendera konsult-tjänsten som B2Brouter erbjuder eftersom företaget redan från början erbjuder en användarvänlig tjänst, tillhandahåller effektiva e-handelslösningar och är lyhörda för dina önskemål för att genomföra projekt på ett flexibelt och bekvämt sätt”.

Cooltra är medveten om att e-fakturastandarden finns i många europeiska länder och ”inom en snar framtid kommer den att bli ett väsentligt krav i Spanien”. Även i Sverige används fakturastandarden Peppol BIS Billing 3 brett inom både offentlig och privat verksamhet.