Télétravail, confinement : pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?

La pandémie mondiale que nous vivons actuellement a transformé notre quotidien professionnel et nos modes de fonctionnement. Le confinement est entré dans nos vies pour tenter de limiter la propagation du COVID-19.

Dans ce contexte et un an après le début de la crise sanitaire, le télétravail s’est installé progressivement dans la culture des entreprises et des organisations.
Si avant la crise du coronavirus, le travail à distance n’était pas assez répandu, aujourd’hui le gouvernement préconise de le systématiser à chaque fois que c’est possible car il s’agit « sans doute de la mesure la plus efficace » dans la lutte contre cette pandémie sans précédent.

Les enjeux des DAF face au télétravail généralisé pendant le confinement

Le début de la crise a mis en exergue les difficultés des entreprises à s’adapter à la réalisation des activités en télétravail. Le passage brutal au travail à distance a fortement impacté l’ensemble des services mais ce sont notamment les directions administratives et financières qui ont été lourdement affectées par le chômage partiel du personnel, comme l’impossibilité d’accomplir certaines tâches à distance (gestion du courrier sortant et entrant par ex.) et l’inaccessibilité des outils de travail hors du bureau …

Selon l’étude «Priorités du directeur financier en 2021 » réalisé par PwC, près de 33% de DAF ont indiqué que la principale difficulté de la mise en place du télétravail était liée au manque de digitalisation de leurs processus. A savoir que l’un des processus le plus impacté pendant la crise sanitaire est la gestion et le traitement des factures. C’est aussi l’un des processus qui peut être difficilement réorganisé rapidement.

Le Forum National de la Facture Electronique (FNFE) a mené en juin 2020 une enquête pour mesurer les impacts de la première vague de la COVID-19 sur la gestion des factures fournisseurs & clients dans les entreprises françaises. Même si la facture électronique se déploie fortement dans les grands groupes, la facture papier restent encore dominante en réception et son traitement est contraignant. Cette enquête a également révélé la prise de conscience de la nécessité de basculer vers la facture électronique qui a permis la bonne continuité des activités d’un bon nombre d’entreprises lors du premier confinement.

Il est temps de passer à la dématérialisation des factures dès aujourd’hui !

4 raisons pour lancer votre projet de dématérialisation des factures

Le passage à la facture électronique dans le contexte de crise sanitaire a de nombreux avantages qui sont à prendre en considération.

Automatisation des processus

La dématérialisation fiscale des factures est le premier pas vers l’automatisation plus globale du processus comptable incluant la transmission des factures, leur validation, leur traitement et le règlement. Cette automatisation profite non seulement à votre entreprise mais aussi à vos clients qui reçoivent un service à forte valeur ajoutée.
Grâce à l’automatisation et l’intégration des factures électroniques dans le système de gestion, vous limitez les risques d’erreurs de saisie et de fraude et bénéficiez d’une meilleure sécurité et d’une meilleure satisfaction clients.

Gains de productivité pour vos collaborateurs

Certaines tâches manuelles telles que l’impression, la mise sous-plis, l’affranchissement, le traitement des factures… requièrent la présence d’un équipement adéquat à son domicile et les déplacements dans le bureau de Poste.
La dématérialisation fiscale des factures permet, quant à elle, de gagner un temps considérable sur la suppression de ces tâches manuelles. L’optimisation des processus et l’automatisation des workflows a un impact non négligeable sur l’efficacité de vos équipes. De plus, la dématérialisation des factures offre une meilleure accessibilité et visibilité des données à toute l’équipe et la possibilité d’intervenir en temps réel en cas de besoin.

Délais de traitement et paiement réduits

Depuis le début de la crise sanitaire, les entreprises observent l’allongement des délais de règlement des factures. En cause, la perte des courriers, les ralentissements importants de distribution du courrier subis par la Poste mais aussi les éventuels lenteurs des différents services d’entreprise en télétravail… Et ces allongements de délais sont lourds de conséquences car peuvent entrainer un surcoût lié à l’augmentation du nombre de relances par le service de recouvrement et nuire à la relation client / fournisseur.
Le recours à la facture électronique permet la fiabilité et la traçabilité des échanges malgré les contraintes dues au confinement et au télétravail. Les délais de paiement sont écourtés et la trésorerie est maitrisée.

Anticipation de l’obligation fiscale

Au-delà des bénéfices citées ci-dessus, dématérialiser les factures dès aujourd’hui c’est préparer demain et être prêt face aux nouveaux imprévus. Pour rappel, la facturation électronique devient obligatoire dans les échanges entre les acteurs assujettis à la TVA d’ici 2024-2026. Pour ne pas être pris de court, il est recommandé d’analyser les prérequis et les obstacles liés à cette dématérialisation et d’identifier les possibilités de mise en place pour un projet réussi.

La digitalisation des processus administratifs présente de nombreux avantages et gains d’efficacité. Se lancer dans la facturation électronique est désormais facile avec des solutions comme B2Brouter. Notre plateforme vous permet de créer et d’envoyer des factures électroniques gratuitement.

Dématérialisation des factures