Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Définition
Un Français sur quatre juge sa relation avec l’administration trop complexe : formalités longues, contacts et déplacements répétés, manque de proactivité… C’est dans ce contexte que la facture électronique a fait son apparition le 1er janvier 2017 pour les entreprises françaises à destination du secteur public B2G, par le biais du portail Chorus Pro.
Depuis, la simplification des relations pour les marchés publics représente près de 140 millions de factures échangées. Les relations inter-entreprises demeurent cependant peu dématérialisées. C’est pourquoi l’Etat a pour ambition de continuer de simplifier la chaîne de facturation avec le passage progressif à la facture électronique de toutes les entreprises soumises à la TVA entre 2026 et 2028 (projet de loi de Finances pour 2024, l’amendement n°I-5395).
Dans cet article, on décrypte la définition de la facture électronique et les différences entre e-facture, facture dématérialisée, facture numérique, facture numérisée, e-invoice, e-invoicing et e-reporting pour vous aider à mieux comprendre son fonctionnement, son cycle de vie et les enjeux auxquels elle répond.
Sommaire
C’est quoi la facturation électronique ?
- La facture devient facture électronique
- Présentation des obligations de la facture électronique
- Le cycle de vie d’une facture électronique
- Facture électronique : définition du schéma ou modèle en Y
Sécuriser votre facture électronique
B2Brouter une solution de facturation électronique opérationnelle
C’est quoi la facturation électronique ?
La facture devient facture électronique
Le Code de Commerce français a toujours imposé des obligations en matière de facturation. Il précise les informations essentielles à faire figurer sur une facture : les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, la date d’émission de la facture, la description des biens ou des services fournis, les quantités, les prix unitaires, etc.
Ces règles visant à garantir la transparence, la traçabilité et la sécurité des transactions commerciales, la facture électronique vient renforcer les principes fondamentaux du Code de Commerce en proposant de nouveaux outils afin de garantir leur bonne application. Les informations requises sur une facture électronique demeurent conformes aux exigences légales.
Définition du caractère obligatoire de la facture électronique
La facture électronique, également appelée e-facture, e-invoicing, e-invoice, facture domestique ou encore facture électronique, atteste, comme une facture papier, d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. A la grande différence du papier, la facture électronique introduit la notion sur le format des factures.
La facture électronique est émise, transmise et reçue de manière électronique (définition du BOFIP) grâce à des plateformes ou portails de facturation électronique et doit respecter les caractères obligatoires suivants :
- Être créée, envoyée et conservée sous format électronique.
- Contenir des données structurées normalisées reflétant l’opération facturée.
- Être composée des mêmes mentions légales qu’une facture papier.
- Respecter les 3 règles suivantes :
- L’identité de l’émetteur.
- L’intégrité du contenu pour empêcher toute modification après sa création.
- Sa lisibilité par le destinataire.
Le calendrier précis de la mise en place de la facturation électronique obligatoire en France est prévu d’être fixé au plus tard dans la loi de finances 2024.
Définition du e-reporting
Propre aux transactions B2C et internationales, le e-reporting permet aux entreprises de générer, stocker et transmettre les données de transaction par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration telle que B2Brouter, ou bien par l’intermédiaire du PPF (Portail Public de Facturation).
Le e-reporting, qui peut-être géré au fil de la facturation ou de manière périodique, a l’intérêt de simplifier le respect des obligations légales, de réduire les erreurs potentielles et d’accélérer le processus de déclaration fiscale, contribuant ainsi à une meilleure conformité fiscale des entreprises en garantissant la précision et la transparence des informations fournies aux autorités.
Les formats de facture électronique autorisés
Conformément à l’article 153 de la loi de finance 2020, l’émission, l’envoi et la réception des factures électroniques doivent respecter des formats structurés tels que le format UBL, le format CII ou encore le format Factur-X afin de faciliter l’automatisation et la transmission des données de facturation à l’administration fiscale.
Le cycle de vie d’une facture dématérialisée
Le cycle de vie d’une facture électronique, soit la chronologie des traitements effectués par l’acheteur jusqu’au paiement, se compose de 3 types de statuts :
- Le statut obligatoire
- Le statut recommandé
- Le statut optionnel
De la préparation de la facture à son paiement, en passant par l’émission, la réception, la validation ou le renvoi de la facture, le traitement de la facture électronique suit un cycle de validation très précis dans le but d’en optimiser le suivi et accélérer les délais de paiement.
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Facture électronique : définition du schéma ou modèle en Y
En France, le schéma ou modèle en Y de la facture électronique est un système complexe qui vise à assurer la conformité et la traçabilité des transactions commerciales électroniques.
Au cœur de ce modèle, trois acteurs clés jouent un rôle essentiel : les Opérateurs de Dématérialisation (OD), le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Les entreprises ont alors le choix de passer directement par le PPF, tel que Chorus Pro. Mis en place par le gouvernement français dans le but de permettre aux entreprises de créer gratuitement leurs factures électroniques et de transmettre leurs données de facturation liées au e-invoicing et au e-reporting, cette solution est cependant à éviter si vous avez un certain nombre de factures à gérer, la saisie manuelle pouvant entraîner une perte de temps et d’efficacité conséquente.
La deuxième solution pour les entreprises est de passer par un Opérateur de Dématérialisation OD tels qu’un éditeur de logiciels, qui fera appel à une ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). En effet, les OD n’étant pas habilités à transmettre directement les factures à l’administration fiscale ou directement à une autre PDP, cette option sera réservée aux entreprises souhaitant confier la gestion de leur facturation comme elles le font actuellement avec la possibilité de respecter la nouvelle législation sans trop de changement informatique et de processus.
Enfin, une troisième solution est de faire appel à une plateforme certifiée PDP, ou Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Homologuées par l’administration fiscale et respectant les normes de la certification ISO27001, les plateformes certifiées PDP permettent aux entreprises de transmettre leurs factures directement aux autorités compétentes, en conformité avec la réglementation française. Une PDP peut vous permettre de gérer l’ensemble de votre processus de facturation jusqu’à la transmission à l’administration fiscale ou tout simplement gérer le flux de facturation pour être conforme facture électronique.
Schéma représentant les divers acteurs et rôles dans la mise en place de la facturation électronique en France
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Sécuriser votre facture électronique
Différents systèmes sont d’ores et déjà utilisés pour attester d’une facture électronique : la signature électronique, la Piste d’Audit Fiable (ou PAF) et le cachet serveur. Avec l’arrivée de la facture électronique, ces dispositifs sont conservés et viennent ainsi compléter la législation dans le but de garantir l’identité de l’émetteur, l’intégrité et la lisibilité des données afin de permettre aux entreprises d’être irréprochables en cas de contrôle fiscal.
La Piste d’Audit Fiable (PAF)
En cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit être en mesure de justifier de la réalité économique de la prestation. Celle-ci doit être documentée et permanente pour être valable, l’objectif étant de pouvoir reconstituer de façon complète et irréfutable la chronologie du processus de gestion des factures depuis son origine jusqu’à son archivage via des contrôles internes documentés.
Pour ce faire, la facture et l’ensemble des documents relatifs à la transaction (devis, bon de livraison…) doivent être liés. L’entreprise doit donc avoir mis en place des outils de contrôles documentés de façon manuelle ou automatisée, afin de pouvoir fournir les éléments de preuve lors d’une piste d’audit fiable PAF.
La signature électronique définition
La signature électronique englobe l’ensemble des méthodes utilisées pour signer électroniquement un document. Elle peut être aussi simple qu’une image de la signature simple manuscrite, scannée et insérée dans un document, ou plus avancée comme une signature biométrique avec un stylet sur un écran tactile.
Conforme au Référentiel Général de Sécurité de niveau 2, la signature numérique repose sur des technologies de cryptographie et utilise un algorithme mathématique pour créer une signature unique et indissociable du document électronique.
Accompagnée d’un certificat numérique délivré par une autorité de certification garantissant l’intégrité du document, l’authenticité de la signature et la non-répudiation du document signé, la signature électronique numérique constitue une preuve de consentement irréfutable, le signataire ne pouvant pas nier avoir signé le document.
Chez B2Brouter, nous vous laissons le choix d’utiliser votre signature avec votre propre certificat, ou bien le certificat fourni par notre plateforme.
La signature par cachet serveur
La signature cachet serveur n’est autre que le tampon électronique d’une entreprise, garantissant l’intégrité et l’authenticité des données au nom d’une personne morale.
Conforme aux réglementations eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) et au RGS (Référentiel Général de Sécurité), la signature via un certificat serveur permet de signer et de certifier un grand nombre de documents en simultané.
Le certificat cachet serveur est stocké de manière sécurisée sur une clé via un module de sécurité matérielle (HSM), et peut être associé à une double authentification pour encore plus de sécurité.
B2Brouter une solution de facturation électronique opérationnelle
B2Brouter est depuis plus de 10 ans une solution de facturation électronique opérationnelle de référence, offrant ses services à plus de 120.000 utilisateurs dans plus de 110 pays. Reconnue comme meilleure solution de facturation électronique, B2Brouter simplifie le processus de facturation en proposant une facturation électronique gratuite et accessible en ligne. Partenaire de confiance pour de nombreuses administrations gouvernementales et éditeurs mondialement connus, B2Brouter témoigne de sa fiabilité et de son expertise en matière de conformité réglementaire, comme mentionné dans l’article du CIO.
La plateforme B2Brouter a pour but de rendre la facture électronique simple et accessible à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Elle contribue ainsi à la modernisation et à la simplification des pratiques commerciales à l’échelle mondiale.
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