Qu’est-ce qu’une solution GED ?

La GED vient de l’acronyme Gestion Electronique des Documents. C’est un type d’application permettant au système informatique d’une entreprise de numériser, dématérialiser voire digitaliser ses processus métiers. La mise en place d’une solution GED permet de nombreux avantages, comme entre autres la réduction des coûts ou la centralisation des documents.

Quels sont les types de GED ?

Au-delà de nos frontières, la GED est connue sous les sigles anglosaxons suivants : EDM (Electronic Document Management) et DMS (Document Management System). La GED permet à une entreprise de stocker et de partager les informations sous un format bien spécifique. Elle favorise le mode collaboratif.

On retrouve aussi la GEIDE (Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise). Cette dernière porte son attention sur les échanges électroniques. Ce terme est aujourd’hui dépassé et laisse place au terme anglais ECM (Enterprise Content Management) qui se concentre davantage sur le contenu par le biais de données structurées. La GEIDE ou l’ECM permettent à une entreprise de posséder une information et de l’exploiter pour augmenter son efficacité opérationnelle.

GED, comment ça marche ?

Selon les solutions du marché, l’entreprise se retrouvera devant quatre grands concepts qui peuvent être complémentaires. Il est essentiel de les comprendre pour connaître les bénéfices et impacts sur l’organisation d’une entreprise.

1. La numérisation : il s’agit de scanner un document papier pour en faire une copie numérique. On passe d’un élément physique à la création de données numériques.
2. La dématérialisation : création d’un document numérique et exploitation des données.
3. L’électronique : contrairement à la numérisation et à la dématérialisation qui sont plus du ressort du contenu, l’électronique fait référence au contenant. C’est tout simplement un moyen ou un support.
4. La digitalisation : réflexion globale et stratégique de l’entreprise tenant compte des processus.

Le but étant de passer du papier au zéro papier. C’est d’ailleurs, au travers de la transformation numérique que les entreprises révisent leur parc informatique pour choisir des logiciels GED, plateformes GED en SaaS, cloud… En effet, les éditeurs informatiques sont bien placés pour vous aider à comprendre et à gérer de manière électronique le processus de vie d’un document. De la conception à l’archivage en passant par la réception et la diffusion, l’entreprise à tout à y gagner.

Qui a besoin d’une GED ?

Quels que soient la taille de l’entreprise et le secteur d’activité, la numérisation, la dématérialisation ou la digitalisation sont des premiers pas vers le zéro papier.

En fonction de votre organisation, de vos processus et de vos ressources ; la solution adéquate se dessinera pour votre entreprise. En effet, si vous travaillez encore avec beaucoup de papier, vous ne souhaiterez peut-être pas faire une révolution digitale. A contrario, une entreprise qui se lance et qui audite divers acteurs du marché peut prendre en considération la digitalisation de ses processus pour plus de compétitivité.

Pourquoi mettre en place une solution GED ?

Au-delà d’un effet de mode lié à l’écologie, le zéro papier vise aussi à soutenir les processus des entreprises. Que vous soyez indépendants, TPE ou une PME, la mise en place d’une solution GED à de nombreux avantages, comme :

• La réduction des coûts et de l’impact environnemental.
• L’augmentation de la productivité par des temps de traitement réduit.
• Le mode collaboratif pour un travail en temps réel et en simultanée.
• L’organisation et traçabilité (droits utilisateurs, horodatage, historique de modification…).
• Le stockage et l’archivage des documents dans un espace accessible 24/24.
• L’optimisation des processus métiers via des applications et workflow adaptés.
• L’accessibilité et la mobilité (Solution Cloud).
• La sauvegarde et la sécurité des données pour éviter toute perte.

Quelle GED choisir et comment la mettre en place ?

Généralement, une entreprise fait le choix d’une GED, car elle souhaite améliorer son efficacité et sa productivité. Pour répondre à cette question, il est indispensable de faire un état des lieux du système informatique, des processus et ressources de l’entreprise. Sans cela, vous risquez de choisir une solution inadaptée à vos besoins, à vos usages et à vos métiers.

Toutes les solutions GED ne se valent pas. En effet, vous allez pouvoir accentuer la partie workflow si vous avez grandement besoin d’améliorer les processus entre services ou acteurs de l’entreprise. Vous pouvez aussi avoir besoin d’une GED pour un archivage, afin de stocker vos documents pour y accéder quand bon vous semble. Dans ce cas, il vous faudra tenir compte par exemple de l’indexation et la recherche documentaire pour en faciliter l’accès (SAE : Système d’Archivage Électronique). Vous pouvez aussi avoir besoin de transmettre des documents de manière électronique par le biais de l’EDI (Échange de Données Informatisé) ou intégrer une GED à votre système existant (API). Autant de possibilités qui méritent une réelle réflexion projet pour avoir la solution adéquate à votre entreprise.

B2Brouter : solution GED dans le cloud

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