Comment fonctionne la facturation électronique au Portugal ?

La généralisation de la facturation électronique s’étend à de nombreux pays à travers le monde, avec des implications importantes pour les entreprises opérant en tant que fournisseurs de l’administration publique portugaise. Cet article vise à éclaircir les obligations entourant la facturation électronique au Portugal en examinant en détail le calendrier imposé, les formats de facture requis et les éléments essentiels à connaître pour l’émission de factures électroniques dans ce contexte spécifique.

Obligation de facturation électronique au Portugal

Qui est concerné par la facturation électronique au Portugal ?

À l’heure actuelle, la facturation électronique au Portugal est une exigence pour toutes les entreprises émettant des factures à destination des entités du secteur public. Ce processus de transition vers la facturation électronique a été amorcé en avril 2020 et s’est déployé progressivement jusqu’en 2023. Cette mesure s’applique non seulement aux entreprises locales, mais également à celles agissant en tant que fournisseurs depuis l’étranger.

Comment fonctionne la facturation électronique au Portugal ?

L’envoi de factures électroniques aux entités publiques portugaises implique la prise en compte d’une réglementation propre au Portugal. En premier lieu, le format des factures doit être structuré selon des normes et spécifications requises afin de garantir la conformité et la lisibilité des informations pour le traitement efficace des factures.

Par ailleurs, les entreprises doivent utiliser les plateformes ou les canaux désignés par les autorités compétentes au Portugal pour l’acheminement sécurisé et réglementé des factures électroniques. Cela peut impliquer l’utilisation de systèmes de gestion spécifiques ou de portails électroniques approuvés pour la soumission et la réception des factures.

Enfin, le respect des délais et des normes de qualité en matière de contenu et de transmission est fondamental pour garantir que les factures électroniques parviennent aux entités publiques dans les délais impartis et dans un format adéquat, conformément aux exigences légales en vigueur au Portugal.

Calendrier de la facturation électronique obligatoire au Portugal

Le Portugal s’est positionné en tant que précurseur dans l’application de la facturation électronique en Europe. Les organismes gouvernementaux portugais étaient en effet prêts à recevoir des factures électroniques dès le 18 avril 2019. Cependant, dans un souci de mise en œuvre progressive, le Portugal a adopté une approche par phases pour rendre obligatoire l’émission de factures électroniques à l’ensemble des fournisseurs gouvernementaux.

Conformément à la Recommandation 2003/361/CE, des échéances spécifiques définies par la Commission européenne ont été mises en place selon la taille de l’entreprise : 

• Les grandes entreprises employant plus de 250 personnes, 50 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel ou 43 millions d’euros de total de bilan annuel, ont l’obligation d’émettre des factures électroniques depuis le 1er janvier 2021.
• Les entreprises de taille intermédiaire comptant moins de 250 employés dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros et/ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros, doivent émettre des factures électroniques depuis le 1er juillet 2021.
• Les petites entreprises de moins de 50 employés dont le chiffre d’affaires et/ou le bilan global n’excède pas 10 millions d’euros par an, doivent également émettre des factures électroniques depuis le 1er juillet 2021.
• Les micro-entreprises de moins de 10 employés et dont le chiffre d’affaires annuel et/ou un total de bilan est inférieur à 2 millions d’euros, sont tenues d’émettre des factures électroniques depuis le 1er janvier 2022.

Les entreprises françaises et étrangères opérant en tant que fournisseurs de l’administration publique portugaise doivent donc dès à présent être en mesure d’émettre et recevoir des factures électroniques sous format structuré.

Quels sont les formats de facture électronique au Portugal ?

La réglementation propose 2 formats structurés de factures électroniques au Portugal.

Le format UBL

Le format XML de type UBL occupe une position centrale parmi les formats de facturation électronique structurés en Europe. Conforme à la directive européenne sur la facturation électronique, le format UBL est requis pour que tous les destinataires publics au sein de l’Union européenne puissent traiter les factures électroniques. En conséquence, il fait partie des formats approuvés par les entités publiques au Portugal.

Le format CIUS-PT

Le format CIUS-PT basé sur XML représente une autre alternative de format structuré pour les factures électroniques au Portugal. Ce format s’appuie sur UBL 2.2. Il offre une adaptation et une spécificité pour répondre aux exigences particulières du contexte portugais en matière de facturation électronique.

Comment envoyer une facture électronique au Portugal ?

Le système de facturation électronique au Portugal se distingue par sa décentralisation. Contrairement à d’autres pays, les administrations publiques ont le choix de la solution de facturation électronique qui correspond le mieux à leurs besoins, à condition qu’elle respecte les formats et les normes établis par la réglementation locale en matière de facturation électronique.

La facturation électronique avec eSPAP

L’organisme eSPAP assure la coordination pour la mise en place de la facturation électronique au Portugal, notamment via le portail de facturation électronique FE-AP. Ce portail est spécifiquement conçu pour la réception et le traitement des factures électroniques par l’État portugais, facilitant la réception et la gestion des documents par les organismes publics.

Vous pouvez consulter la liste des organismes publics recevant des factures électroniques via FE-AP au Portugal.

Les autres systèmes de facturation électronique

Il peut arriver qu’un destinataire public ne soit pas affilié à l’organisme eSPAP, auquel cas il est nécessaire d’analyser la façon dont il peut émettre et recevoir des factures électroniques de manière adéquate et conforme aux exigences légales en vigueur.

Comment envoyer une facture électronique sur eSPAP ?

Inscription à la FE-AP

En tant que fournisseur, l’adhésion à la FE-AP commence par la soumission d’un questionnaire spécifique. Ce formulaire rassemble des informations générales sur votre entreprise en tant que fournisseur, des détails techniques concernant la transmission et la communication des données, ainsi que des exemples de documents pertinents. Ces détails permettent à l’équipe du projet FE-AP de préparer un environnement test correspondant à vos besoins spécifiques.

A noter que si vous utilisez les services d’un prestataire de facturation électronique tel que B2Brouter, vous devez mentionner ce choix lors du remplissage du questionnaire pour en informer votre prestataire.

Une fois le questionnaire soumis, la confirmation de la configuration de l’environnement test vous est envoyée par mail à l’adresse indiquée lors de votre inscription à la FE-AP.

Test d’envoi de factures électroniques à la FE-AP

Dès réception de la confirmation de eSPAP, vous pouvez entamer la phase de test, sans oublier d’en informer votre éventuel prestataire de services de facturation électronique. Durant cette phase, il est recommandé de tester différents scénarios représentatifs de votre processus de facturation.

Une fois les tests terminés, et lorsque vous êtes prêt pour le passage en production (envoi de transactions réelles), vous devez soumettre une demande à la FE-AP pour la transition de l’environnement de test à l’environnement de production. À cette étape, des preuves des tests effectués devront être fournies dans le cadre de votre demande de mise en production (PRD).

Faire une demande de PRD pour passer à l’environnement de production

La demande de PRD marque la transition de l’environnement de test à celui de production, vous permettant ainsi d’envoyer de vraies factures électroniques à vos clients. Cette requête peut être effectuée via un lien transmis par eSPAP ou en remplissant directement un formulaire dédié. Cette étape vise à valider les tests réalisés.

Validation de la demande de PRD

Une fois la demande PRD soumise, eSPAP examine les informations fournies et vous informe par mail du résultat de la validation, incluant la confirmation des preuves soumises. Ce courrier notifie également que votre compte est désormais autorisé à envoyer des factures électroniques.

Adhésion à FE-AP

Avant de débuter l’envoi effectif des factures électroniques, vous devez finaliser le processus d’adhésion à FE-AP indiqué dans le mail de validation. Cette adhésion représente une formalité légale et publique pour accéder à la facturation électronique via la solution FE-AP fournie par eSPAP. Une fois cette formalité accomplie, vous recevez une nouvelle confirmation d’adhésion par mail de la part de FE-AP.

À ce stade, vous êtes prêt à débuter l’envoi de factures électroniques à vos clients publics au Portugal.

Gérez votre facture électronique au Portugal avec B2Brouter

Même si la création et l’enregistrement des factures électroniques sont possibles directement via eSPAP, recourir à un prestataire de services comme B2Brouter connecté au portail public portugais présente de nombreux avantages. Cette solution offre une gestion plus rapide et plus efficace de l’ensemble de vos factures électroniques, couvrant non seulement celles destinées à l’administration publique mais également celles concernant vos autres clients.

B2Brouter se présente comme une plateforme en ligne polyvalente permettant la gestion complète de vos factures électroniques avec vos clients publics (Espagne, Portugal, France, Allemagne, et de nombreux autres pays), mais également avec vos clients privés. Centralisant l’émission et la réception de tous vos documents dans différents formats électroniques, cette plateforme s’adapte aux exigences spécifiques de chaque client ou fournisseur.

De plus, B2Brouter facilite la gestion de la facturation électronique avec les entités publiques au Portugal en établissant une connexion directe avec le portail FE-AP. Cette connexion simplifie, accélère et rend agile l’envoi de vos factures, le tout accompagné d’un service d’assistance dédié pour vous guider tout au long du processus de gestion.