Les obligations de la facturation électronique en Belgique

Pionnière dans l’adoption de la facturation électronique en Europe, la Belgique a établi des normes strictes pour les entreprises françaises ayant des relations commerciales avec les administrations publiques et entreprises B2B belges.

De la facturation des services aux codes de routage, en passant par la signature numérique, la méthode d’envoi et le réseau Peppol, cet article donne un aperçu des informations à connaître sur les obligations de la facturation électronique en Belgique.

Obligation de facturation électronique en Belgique

Depuis le 1er janvier 2017, la Belgique a mis en place des exigences précises pour la facturation électronique, notamment pour les transactions avec les entités publiques et les entreprises. Toutes les factures B2G doivent être émises sous forme électronique, conformément au format UBL (Universal Business Language) et transmises via le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line). Les factures B2B le seront d’ici janvier 2026.

Cette exigence vise à promouvoir l’efficacité administrative, réduire la paperasse et garantir la rapidité ainsi que la sécurité des échanges commerciaux avec la Belgique.

Calendrier de la facturation électronique obligatoire en Belgique

Le calendrier de mise en place de la facturation électronique en Belgique suit un processus graduel pour assurer une transition fluide vers ce nouveau système. Depuis le 1er janvier 2017, la facturation électronique structurée est obligatoire pour les transactions B2G avec les administrations publiques belges.

Les entreprises B2B, quelle que soit leur taille, seront concernées par cette obligation à compter du 1er janvier 2026. Ce calendrier progressif a été mis en place pour permettre aux entreprises de s’adapter progressivement aux nouvelles exigences, et d’harmoniser leurs processus internes en conséquence.

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Utilisation du format UBL et du réseau européen PEPPOL

La facturation électronique en Belgique repose sur l’utilisation de formats structurés pour garantir l’interopérabilité et la conformité aux exigences légales.

En Belgique, le format privilégié est l’UBL (Universal Business Language) qui offre une structure standardisée pour les échanges de données commerciales. Toutefois, dans le contexte des transactions avec les administrations publiques B2G belges, la norme exigée est le format européen PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line). Cette spécification vise à harmoniser les échanges transfrontaliers au sein de l’UE, garantissant une compatibilité accrue entre les différents systèmes utilisés au sein des États membres.

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Les codes de routage

Les factures électroniques comportent souvent des données spécifiques, indispensables à leur traitement. Pour les factures électroniques européennes, le code d’identification PEPPOL est obligatoire. En Belgique, il est recommandé d’utiliser le numéro d’entreprise ou BCE comme identifiant PEPPOL.

L’omission des codes de routage empêche l’enregistrement des factures, les rendant inaptes à être traitées ou réglées. Ces informations spécifiques sont donc essentielles pour garantir la conformité et la bonne gestion des factures électroniques dans le processus de traitement et de paiement.

La signature numérique

Dans certains cas, la signature électronique est indispensable pour confirmer l’authenticité et l’intégrité du document. En France, par exemple, l’envoi d’une facture électronique à une entité publique n’exige pas de signature électronique mais si celle-ci y figure, alors elle valide et la rend non modifiable.

Les factures électroniques non signées ne peuvent être enregistrées, bloquant alors leur traitement et leur règlement. Cette exigence de signature électronique permet d’assurer la conformité, la sécurité et l’authenticité des factures électroniques.

La méthode d’envoi

L’envoi des factures électroniques en Belgique repose sur l’utilisation de réseaux (inter)nationaux spécifiques qui varient en fonction du lieu de résidence du destinataire et des exigences légales du pays concerné.

La plateforme Mercurius joue un rôle central dans la collecte des factures d’achat électroniques des  services publics belges. Cette plateforme est accessible via le réseau PEPPOL et assure l’interopérabilité des échanges électroniques au niveau européen. En France, un processus similaire s’effectue via Chorus Pro.

Il est important de noter que les factures électroniques transmises par e-mail ou par d’autres réseaux non reconnus par l’administration fiscale ne sont pas acceptées. La nécessité d’utiliser des plateformes spécifiques comme B2Brouter permet de garantir la sécurité, la conformité légale et l’efficacité des échanges de factures électroniques entre les entités commerciales et les services publics.

Gérez votre facturation électronique en Belgique avec B2Brouter

Le réseau PEPPOL offre une plateforme sécurisée et standardisée pour l’échange de factures électroniques au sein de l’UE et dans le monde, notamment avec les services publics belges, qui ont fait le choix de ce réseau ouvert. Pour y accéder, les entreprises devront faire appel à un partenaire certifié Peppol Access Point.

B2Brouter, en tant que partenaire certifié Peppol Access Point, simplifie cette transition en offrant une solution simple d’utilisation et conforme. En choisissant B2Brouter, les entreprises bénéficient d’un accès direct au réseau PEPPOL, garantissant une transmission sécurisée. Nous utilisons entre autres la procédure KYC : Know Your Customer (Connais Ton Client), qui est un processus qui identifie et vérifie l’identité des clients souhaitant utiliser le réseau Peppol. Nous garantissons une conformité des factures électroniques vers les administrations publiques belges et leurs partenaires commerciaux en Europe.

De plus, notre plateforme offre la possibilité de convertir automatiquement vos factures électroniques dans le format requis par le destinataire, et propose la signature électronique, assurant une conformité totale aux exigences locales et européennes.

En s’appuyant sur un partenaire certifié Peppol Access Point tel que B2Brouter, les entreprises simplifient leur processus d’émission de factures électroniques en Belgique, réduisant les risques d’erreurs et garantissant une conformité totale aux normes et réglementations en vigueur.