Qu’est-ce que le format UBL ?

La mise en place de la facturation électronique est une avancée majeure. Depuis 2015, la facturation électronique est obligatoire pour l’échange de documents avec les administrations publiques dans certaines régions, et elle sera bientôt exigée pour toutes les entreprises. C’est pourquoi l’Union européenne et l’Asie travaillent à la mise en œuvre du format UBL, qui devient de plus en plus important à l’échelle mondiale.

Qu’est-ce que l’UBL ?

Le but du format UBL (Universal Business Language) est de simplifier l’automatisation de l’échange d’informations financières grâce à l’utilisation du langage XML. Ce langage est largement utilisé aujourd’hui, et sa normalisation simplifie la gestion des données et des informations. Le format UBL permet aux entreprises du monde entier d’échanger des documents électroniques dans la même langue, adaptée aux exigences fiscales de chaque pays.

Ce format est utilisé pour échanger des factures électroniques et d’autres documents électroniques via Peppol, un réseau international privé et largement utilisé en Europe. Il s’est également implanté en Australie, la Nouvelle-Zélande, le Japon, Singapour et les États-Unis.

Cependant, l’UBL est plus qu’un simple format technique. Développé par le consortium OASIS, l’UBL a été conçu pour répondre au besoin d’un langage électronique d’affaires standardisé pouvant être utilisé à l’échelle mondiale. Il est flexible et évolutif, ce qui le rend adapté aux entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes entreprises. Son évolution en a fait un acteur clé dans la transformation numérique des processus commerciaux, facilitant non seulement la facturation, mais aussi d’autres transactions tels que les bons de commande et les avis d’expédition.

Format UBL et le réseau Peppol

L’UBL est souvent associé à Peppol, un réseau international de e-procurement qui permet aux entreprises et aux gouvernements d’échanger des documents électroniques de manière transparente. Grâce à Peppol, les entreprises peuvent envoyer des factures électroniques et d’autres documents au format UBL, garantissant leur conformité avec les différentes exigences fiscales et juridiques de chaque pays. Le réseau Peppol devient de plus en plus important, notamment en Europe et dans d’autres régions du monde, pour les transactions transfrontalières.

Qu’est-ce que Peppol ?

UBL : Format XML

Le format XML (Extensible Markup Language) est un format texte dans lequel les données ou informations sont représentées de manière structurée.

Comme mentionné, le format UBL est un type spécifique de XML. Bien qu’il soit possible de générer différents types de documents électroniques au format UBL, la facture électronique est la plus courante. La structure des documents UBL est définie par un ensemble de schémas qui spécifient comment chaque élément d’un document doit être organisé, garantissant ainsi la cohérence des informations entre différents systèmes. L’UBL est également une norme ouverte, ce qui signifie qu’il n’est lié à aucun logiciel ou fournisseur spécifique, offrant ainsi aux entreprises la liberté de choisir leurs outils et systèmes.

Langage UBL et autres formats de facturation électronique

Actuellement, de nombreuses langues sont utilisées pour créer et envoyer des factures électroniques. Dans l’Union européenne et de plus en plus dans le monde, on cherche à promouvoir un format unique de facture électronique, simplifiant ainsi le processus de facturation entre les pays.

En général, l’XML devient le format structuré pour les factures électroniques. La majorité des pays de l’UE ont adopté la facturation électronique utilisant ce format. Des pays comme Singapour, la Malaisie, le Japon, l’Australie, la Nouvelle-Zélande et même les États-Unis l’adoptent également. Cette liste devrait s’agrandir, car l’XML facilite les échanges internationaux de factures électroniques. Cependant, ce n’est pas toujours simple. Certains pays utilisent leurs propres formats, comme l’Espagne (Facturae), la France (Facture-X) et l’Italie (FatturaPA), ce qui signifie que des étapes supplémentaires de conversion peuvent être nécessaires pour garantir la conformité.

Que faut-il attendre de la facture UBL ?

En plus de simplifier les processus, la mise en œuvre standardisée du système UBL permet de réduire les coûts et d’éviter les erreurs potentielles. Les organisations — tant publiques que privées — peuvent communiquer en utilisant le même langage et la même structure de données. Cela signifie que les factures envoyées aux administrations publiques au sein de l’Europe contiennent des données standardisées, garantissant ainsi la cohérence et minimisant les risques d’erreurs.

L’adoption de l’UBL fait également partie d’une initiative plus large en faveur de l’interopérabilité dans les processus commerciaux mondiaux. L’adhésion de l’UBL aux normes internationales garantit qu’il peut être utilisé partout dans le monde, facilitant ainsi les échanges de factures entre les entreprises de différents pays grâce à un format commun, facilement interprétable.

Tendances futures

À mesure que l’UBL gagne en popularité à l’échelle mondiale, son adoption devrait se développer dans de nouveaux marchés et secteurs. La tendance vers la normalisation de la facturation électronique et des échanges de documents suggère que l’UBL jouera un rôle de plus en plus important dans l’avenir du commerce mondial. Avec de plus en plus de pays imposant la facturation électronique pour toutes les entreprises, l’UBL est destiné à devenir la norme mondiale pour les documents électroniques.

Avantages de l’utilisation du Universal Business Language

Le format UBL offre plusieurs avantages clés :

• Efficacité et précision accrues : L’automatisation de l’échange de documents réduit les erreurs manuelles et accélère le traitement des transactions, entraînant des économies de coûts importants..
• Meilleure traçabilité et transparence : Les documents UBL standardisés facilitent le suivi des transactions et assurent la transparence.
• Connectivité de l’écosystème : Le format UBL prend en charge l’intégration sur différentes plateformes et systèmes, facilitant le commerce et la communication mondiale.
• Interopérabilité : L’UBL permet la facturation électronique entre des entreprises de différents pays en utilisant un langage commun et compréhensible pour tous. Cela est particulièrement important dans le commerce transfrontalier, où les entreprises ont besoin d’un format qui fonctionne quelle que soit la réglementation locale.

Intégrations UBL : Automatiser la gestion des factures

L’un des principaux avantages de l’UBL est ses capacités d’intégration. De nombreux systèmes peuvent s’intégrer avec des outils générant des fichiers UBL, automatisant ainsi la gestion de la facturation électronique. Cette intégration permet aux entreprises de rationaliser leurs processus de facturation en générant, validant et envoyant automatiquement les factures via leur propre système de gestion ou ERP. Pour les entreprises traitant un grand volume de factures, cette automatisation est essentielle pour améliorer l’efficacité et réduire l’effort manuel.

Si vous cherchez à intégrer la facturation UBL à votre système, B2Brouter propose une gamme d’options d’intégration pour vous aider à automatiser la gestion de vos e-factures de manière transparente.

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B2Brouter est une solution en ligne spécialisée dans l’échange de documents électroniques. Elle vous permet de créer et d’envoyer des e-factures au format UBL facilement et gratuitement, car c’est un point d’accès certifié Peppol. B2Brouter s’occupe des aspects techniques, vous n’avez donc pas à vous en soucier.

Vous pouvez même convertir un PDF en fichier UBL. Inscrivez-vous simplement et commencez à gérer toutes vos e-factures avec vos clients et fournisseurs, en utilisant des formats tels que UBL, XRechnung, PDF, et bien plus. Vous pouvez entrer les données de la facture à l’aide d’un formulaire simple (B2Brouter le convertit en UBL) ou vous pouvez intégrer votre système de gestion pour importer et envoyer des factures automatiquement.

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