Quels sont les formats de facture électronique en France ?

En France, la facture électronique est obligatoire pour les fournisseurs de l’administration publique (B2G) et le sera bientôt pour les entreprises privées (B2B). Pour cette raison, il est nécessaire de connaître les différents formats de facture électronique obligatoire en France. Les entreprises devront respecter les différents formats de facture électronique pour être payées à temps ! Nous vous présentons les 3 formats acceptés en France.

Quels sont les formats pour une facture électronique ?

Actuellement, si vous êtes fournisseur de l’administration publique en France, vous devez envoyer vos factures électroniques au format structuré pour respecter la réglementation locale. Dans peu de temps, cette réglementation s’étendra également aux entreprises privées du pays.

Lorsque nous parlons de facture électronique, celle-ci doit être au format structuré. Nous faisons référence à une facture au format numérique, dans laquelle les données qu’elle contient sont normalisées et distribuées de manière structurée à l’aide d’un langage informatique.

L’un des langages structurés les plus utilisés pour la facturation électronique est le XML. Il faut savoir qu’il existe différents types de XML. Il varie en fonction des réglementations de chaque pays et des réseaux de distribution des factures.

Sachez qu’une entreprise Française devra donc créer et envoyer des factures électroniques dans l’un des 3 formats retenu par le gouvernement afin de respecter la réglementation.

Quels sont les 3 formats de facture électronique acceptés en France ?

1. Format Factur-X

La Factur-X est un format de facture électronique développé par la France et l’Allemagne en 2014. C’est tout simplement une norme commune pour l’échange de factures électroniques entre entreprises.

Il se base sur le format de fichier PDF/(A-3) et XML pour représenter les données de la facture. La combinaison de ces deux formats permet une facture électronique lisible par les humains (PDF). Par ailleurs, celle-ci est traitée simplement par des systèmes informatiques (XML).

Le format Factur-X est principalement utilisé en France pour l’échange de factures électroniques entre entreprises et l’administration publique. Il s’agit d’un format électronique accepté par Chorus Pro.

De plus, le format Factur-X inclut plusieurs caractéristiques de sécurité pour garantir l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques. Ces caractéristiques comprennent la signature électronique de la facture et la vérification de son authenticité par le biais d’un certificat numérique.

2. Format UBL

Le format UBL (Universal Business Language) est un format de facture électronique incontournable, car c’est un format mondial. La Directive 2014/55/UE établit que les factures électroniques émises dans le cadre des marchés publics de l’Union Européenne doivent être conformes au format structuré UBL. Bien plus qu’une norme Européenne, ce langage est de plus en plus populaire dans le monde, comme au Japon, Singapour, Australie, Nouvelle-Zélande. Ils ont choisi le format UBL pour mettre en œuvre la facturation électronique.

En France, le format UBL est également utilisé pour les factures électroniques à destination de l’administration publique (B2G). Pour respecter les normes européennes établies, il en sera de même pour la facture électronique B2B.

3. Format CII

Vous vous demandez qu’est-ce que le format CII ?
Le format de facture électronique CII (Cross-Industry Invoice) est une norme internationale pour la facturation électronique. Développé par l’ Union Européenne pour la présentation électronique de factures entre entreprises et organisations gouvernementales.

Le format CII se base sur un fichier XML et permet l’échange d’informations structurées entre les systèmes informatiques. Compatible avec différents systèmes de facturation ; il s’adapte facilement aux différents besoins des entreprises et des pays. Il est également compatible avec la norme européenne de facturation électronique EN16931 et est reconnu par les autorités fiscales françaises.

Il est important de noter que Chorus Pro accepte également ce format. Cependant, le format CII n’est pas aussi largement utilisé que d’autres formats de facturation électronique tels que Factur-X ou UBL. Ce sont des problèmes de compatibilité avec certains systèmes informatiques qui impacte sa cote de popularité.

Quels sont les autres formats de facture électronique utilisés en France ?

Les 3 formats cités ci-dessus sont les seuls qui pourront transiter par le portail public de facturation de l’état en 2024. Les entreprises utilisant d’autre format de facture devront changer de système ou convertir leurs factures électroniques au format attendu.

Format EDI

Le format EDI (Échange de Données Informatisé) est un autre format international utilisé en France pour la transmission électronique des factures.

En France, l’EDI est principalement utilisé dans le secteur de l’industrie automobile. Il existe un format spécifique appelé EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) pour l’échange de documents commerciaux.

Contrairement à d’autres formats de facture électronique tels que Factur-X ou UBL, l’EDI n’est pas tout à fait considéré comme un format structuré. En fait, il ne suit pas de norme commune de balisage, car les données sont échangées dans un format spécifique convenu entre les parties impliquées dans la transaction. Ce format peut complexifier l’envoi et la réception de factures et impacter les investissements budgétaire des entreprises.  Les coûts de gestion sont augmentés, ainsi que pour la mise en œuvre et la maintenance de ce système.

De plus, ce format ne répond pas aux normes européennes de facturation électronique établies dans la Directive 2014/55/EU. Malgré cela, Chorus Pro accepte ce type de format, mais il est nécessaire de respecter les exigences et les normes établies par les organismes publics.

Format PDF

Facture électronique pdf, est-ce possible ?
La création d’une facture au format PDF est souvent synonyme d’envoi par voie électronique. Que ce soient par courrier électronique ou via des solutions d’échange de documents, ce type de format et cette pratique sont très populaires en France. En effet, le format pdf a l’avantage d’être une alternative économique et simple pour les entreprises. Cependant, la facture électronique pdf ne sera pas considérée comme conforme en 2024, car les données sont difficiles à traiter automatiquement par un système informatique et nécessite une gestion manuelle du document.

Actuellement, c’est un format non accepté par Chorus Pro (B2G) et non accepté pour la facture électronique B2B.  Etant un format non structuré, il n’est donc pas conforme aux normes et standards définis par les organismes publics français.

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