Facturation électronique obligatoire Luxembourg

La facturation électronique est désormais obligatoire au Luxembourg. En effet, les entités publiques locales demandent des factures électroniques à tous leurs clients via le réseau Peppol. Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir pour envoyer correctement une facture électronique au Luxembourg. Que vous soyez une entreprise locale ou étrangère, la réglementation s’applique à tous.

Facture électronique obligatoire au Luxembourg

Comme dans de nombreux pays européens (Suède, Belgique, Allemagne, etc.) et de plus en plus dans le monde (Nouvelle-Zélande, Australie, Singapour, Japon, etc.), les autorités locales luxembourgeoises ont décidé de mettre en place la facturation électronique suivant les normes et l’utilisation du réseau Peppol. Par conséquent, les factures sont émises et reçues dans un format électronique structuré. Elles utilisent des normes et des formats conformes aux exigences établies par la législation européenne. Il s’agit d’un type spécifique de format : XML (eXtensible Markup Language). Ce dernier permet le transfert de données structurées entre systèmes informatiques. Nous reviendrons plus en détail sur le format connu sous le nom d’UBL.

Réglementation de la facture électronique au Luxembourg

La facturation électronique au Luxembourg est réglementée par la directive européenne 2014/55/UE relative à la facturation électronique pour les marchés publics. Cette loi définit les conditions techniques, juridiques et opérationnelles auxquelles les factures électroniques doivent se conformer dans l’Union européenne.

Depuis 2022, la facturation électronique s’introduit progressivement dans tout le pays pour les transactions B2G (Business to Government). Voici les dates et les entreprises concernées :

  • Depuis le 18 mai 2022, les grandes entreprises doivent envoyer des factures électroniques à leurs clients publics.
  • Depuis le 18 octobre 2022, les moyennes entreprises doivent envoyer des factures électroniques à leurs clients publics.
  • Depuis le 18 mars 2023, toutes les entreprises du pays sont tenues d’envoyer des factures électroniques à leurs clients publics.

Depuis 2020, toutes les entités publiques (y compris les organisations municipales et locales) sont dans l’obligation de recevoir et de traiter les factures dans un format électronique structuré.

Par conséquent, tout fournisseur de l’administration publique luxembourgeoise doit émettre des factures électroniques via le réseau Peppol pour être traitées et acceptées. Il s’agit d’un point important, car cette réglementation concerne à la fois les entreprises locales et étrangères. Les entités publiques luxembourgeoises n’acceptent plus les factures au format PDF envoyées par courrier électronique.

Comment envoyer une facture électronique au Luxembourg via Peppol ?

Comme indiqué précédemment, le Luxembourg a adopté la facture électronique en mettant en œuvre les normes et procédures du réseau Peppol. En résumé, si vous souhaitez envoyer une facture électronique à une entité gouvernementale, vous devez respecter les exigences ci-dessous, afin que votre facture soit traitée correctement.

Point d’accès certifié Peppol

Conformément à la directive européenne sur la facturation électronique, tous les pays membres de l’Union européenne doivent être en mesure de gérer l’échange de factures électroniques via le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online).

Pour qu’une entreprise puisse échanger des documents électroniques via Peppol, elle doit répondre à une exigence importante. Elle doit être enregistrée auprès d’un point d’accès Peppol certifié. Ce réseau fournit un accès sécurisé pour des échanges de documents électroniques conformes aux exigences et aux normes du destinataire.

Pour gérer l’envoi de factures électroniques via ce réseau, vous devrez faire appel à un fournisseur de services certifié et dit « point d’accès Peppol » pour accéder à cet environnement.

Format UBL

Pour envoyer une facture électronique à une entité publique au Luxembourg, il est nécessaire que l’expéditeur génère et envoie la facture au format XML de type UBL (Universal Business Language). Ce format électronique structuré a été développé par OASIS Open.

L’identifiant Peppol du destinataire

L’identifiant Peppol est un identifiant qui facilite la localisation et la connexion des entreprises dans l’environnement Peppol. Il fonctionne comme une adresse électronique, pour adresser correctement la facture au bon destinataire. Il est essentiel que l’expéditeur connaisse l’identifiant Peppol du destinataire. De plus, ce dernier doit figurer sur la facture pour son bon traitement.

Dans l’annuaire B2Brouter, vous pouvez trouver les identifiants Peppol et d’autres données, pour les entités publiques au Luxembourg. Quelques exemples :

Gérer les factures internationales avec B2Brouter

Avec B2Brouter, vous pouvez facilement envoyer des factures électroniques au Luxembourg sans avoir à vous soucier des aspects techniques.  B2Brouter gère le format de facture approprié, la méthode d’envoi adéquate et le bon code d’acheminement pour le destinataire. De cette manière, vous vous assurez de répondre aux exigences nécessaires efficacement et sans complications.

B2Brouter est certifié « point d’accès Peppol » pour vous permettre de gérer toutes vos factures électroniques via le réseau Peppol. Il vous permet également d’envoyer vos factures via d’autres réseaux ou d’utiliser d’autres méthodes d’envoi. Pour ce faire, l’utilisation de différents formats tels que UBL, Chorus Pro ou PDF sont requis. De cette manière, vous pouvez gérer toutes vos factures à partir de la même plateforme :

En quelques étapes simples, vous pouvez envoyer des factures électroniques internationales, y compris dans des pays comme le Luxembourg :

  1. S’inscrire sur B2Brouter.
  2. Configurez le KYC de Peppol.
  3. Créez votre client : ajouter l’identifiant du destinataire et l’annuaire de B2Brouter vous fournit automatiquement les données fiscales de votre client. B2Brouter configure le format de la facture (UBL), la méthode d’envoi (Peppol) et vous fournit le code de routage correct (ID Peppol du destinataire).
  4. Créez la facture en saisissant les données requises et envoyez-la en appuyant simplement sur un bouton.

Avec B2Brouter, vous pouvez facilement vous conformer à la réglementation européenne en matière de facturation électronique. En effet, vous gérez toutes vos factures électroniques nationales et internationales pour vos clients publics et privés.

Par ailleurs, vous pouvez également interfacer votre système de gestion ou votre ERP avec B2Brouter pour automatiser l’ensemble du processus et ainsi faciliter votre gestion.

Utilisez B2Brouter dès maintenant pour envoyer vos factures électroniques !