Facturation électronique : les clés pour constituer une Piste d’Audit Fiable

Les entreprises Françaises respecteront progressivement de 2024 à 2026, l’obligation de facturation électronique dans les échanges interentreprises. Elles sont actuellement encore libres de choisir le format (papier ou électronique) et le mode de transmission de leurs factures. Cependant, certaines entreprises ont déjà fait le choix d’anticiper cette réforme pour digitaliser leurs processus et en faire un levier de croissance.

La conformité d’une facture réside dans l’authenticité de son origine, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour ce faire, les entreprises peuvent avoir recours aux 4 dispositifs ci-dessous :

• Une facture électronique respectant un format de données structurées normalisées
• La signature électronique (conformité avec le Référentiel Général de Sécurité de niveau 2)
• L’établissement d’une Piste d’Audit Fiable (PAF)
• La signature du flux par un cachet serveur

Dans cet article, nous traiterons de la Piste d’Audit Fiable ; un des 4 éléments pour être en conformité avec la facture électronique au sens fiscal, la dématérialisation fiscale.

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable : définition

Tout d’abord, la Piste d’Audit Fiable introduite par la directive TVA de 2010 encourage et harmonise l’usage de la facturation électronique au sein de l’Union Européenne. Depuis le 01/01/2014, la Directive TVA 2010/45/UE du 13 juillet 2010 encourage la mise en place de la Piste d’Audit Fiable pour toute facture émise ou reçue au format papier ou électronique. Elle est même recommandée pour les échanges de factures électroniques au format structuré ou utilisant la signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Selon le lexique du contrôle interne comptable, la Piste d’Audit Fiable est définie comme « une démarche qui consiste en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle ».

Autrement dit, la PAF est un ensemble de contrôles documentés et permanents visant à justifier les opérations facturées. Cette dernière requiert de reconstituer, dans un ordre chronologique, toutes les étapes du processus de facturation. Les contrôles documentés et permanents établissent le lien « entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le fondement ».

Qui est concerné par la Piste d’Audit Fiable ?

Tout type d’entreprise est concerné par la Piste d’Audit Fiable, dès qu’elle reçoit ou émet des factures sous un format autre qu’un message structuré ou signée au moyen d’une signature électronique (voie 1, 2 ou 4 de l’article 289 VII du CGI mais rien n’interdit à une entreprise de cumuler la PAF avec un autre mode c’est aussi une mesure de bonne gestion).

Quels sont les enjeux de la Piste d’Audit Fiable et quels sont les risques ?

Les enjeux de la PAF

En créant une chaîne documentée, la PAF permet de réduire les risques de contestation sur la régularité de la facture et la déductibilité de la TVA à l’occasion lors d’un contrôle fiscal. En effet, la vérification de toutes les règles de TVA s’applique (l’absence d’émission de duplicata des factures, présences des mentions obligatoires …) mais aussi les pièces justificatives attestant du bien-fondé de la facture.

Piste d’Audit Fiable et contrôle fiscal

Lors d’un contrôle fiscal, l’absence d’une PAF ou d’une PAF incomplète entraîne des sanctions lourdes et la remise en cause de la déductibilité de la TVA. La mise en place de la PAF impose aux entreprises que cette PAF soit documentée c’est-à-dire qu’elle comporte une description de la chaîne documentaire à l’appui de la facture. Le livre de procédure fiscale (LPF) précise que cette obligation est proportionnée à la taille de l’entreprise. Cela signifie que pour un grand groupe le vérificateur sera plus exigeant que pour une PME.

Quelles sont les sanctions d’une Piste d’audit fiable absente ou incomplète ?

• Pour les factures émises : en cas de remise en cause de l’originalité de la facture, l’émetteur risque une pénalité de 50% du montant de la facture, ramenée à 5% sur justification comptable de l’opération dans les 30 jours suivant la mise en demeure par le Trésor Public, et 15€ pour chaque omission et inexactitude constatées.
• Pour les factures reçues : rejet de la déduction de la TVA sur les 3 derniers exercices non prescrits.

Quels sont les bénéfices de la Piste d’Audit Fiable ?

La PAF n’est autre que le chemin de révision comptable depuis longtemps pratiqué par les comptables. En plus de son intérêt pour les professionnels du chiffre et du respect de la réglementation, la mise en place de la PAF est une réelle opportunité pour les entreprises. En effet, elle permet d’auditer et d’optimiser le processus de facturation en facilitant le rapprochement commande-facture. Elle identifie également les dysfonctionnements et les pistes d’amélioration pour mieux sécuriser les flux et les contrôles internes. Elle constitue une première démarche vers l’automatisation des processus pour plus de performance.

Comment élaborer une Piste d’Audit Fiable ?

En fonction de vos spécificités d’entreprise, vous optez pour la méthodologie adéquate (taille de la structure, volumétrie des factures, moyens humains et techniques mis en place…). En effet, vous pouvez internaliser le projet si vous disposez des compétences nécessaires ou l’externaliser en le confiant à un prestataire qualifié.

La méthodologie Piste d’Audit Fiable s’articule principalement autour des étapes suivantes :

1. Etat des lieux de votre processus de facturation

Tout d’abord, réalisez un audit afin d’obtenir une vision globale de votre processus de facturation. Alors, pour ce faire, il s’agira d’examiner le flux de facturation, en tenant compte des cas particuliers et des processus internes en amont ou en aval.

2. Cartographie des flux de facturation

Cartographiez vos flux de facturation (achats et ventes), puis, recensez tous les documents liés au système de contrôle (flux, procédures de contrôle effectuées à chaque étape du cycle de vie de la facture et tous les acteurs intervenants sur les factures).

3. Rédaction de la documentation PAF en fonction de la taille de votre entreprise

Finalement, la documentation permet à l’administration fiscale de vérifier que toutes les factures sont authentiques, lisibles et intègres. En effet, son contrôle détermine le lien entre les factures émises et les transactions réalisées grâce aux pièces justificatives. L’administration fiscale précise dans le Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20) que les contrôles « doivent être documentés c’est-à-dire être décrits, présentés et expliqués par l’entreprise. L’objectif de la documentation est de montrer que les contrôles mis en place par l’entreprise sont effectifs et réels, et de permettre à l’administration de les appréhender facilement lors d’un contrôle ».

En cas de contrôle, les exigences de l’administration fiscale tiennent compte des critères ci-dessous :

La taille de l’entreprise (chiffre d’affaires, nombre de salariés…) :

• TPE : présenter oralement et démontrer concrètement le lien entre vos factures et vos documents commerciaux.
• PME : fournir une documentation synthétique.
• Grandes Entreprises : fournir une documentation détaillée et dématérialisée avec les éléments suivants :
  • la cartographie des applications informatiques des processus de facturation
  • les structures des fichiers utilisés
  • les tables de codification des données
  • les modalités de stockage ou d’archivage des données
  • le schéma de la circulation et les modalités d’échanges et de validation des informations
  • les modalités d’injection des informations dans la comptabilité
  • la liste des anomalies et les processus de correction des erreurs…
• La volumétrie des factures émises et reçues
• Les moyens humains et financiers employés pour la réalisation de ces contrôles.

De ce fait, la Piste d’Audit Fiable évalue l’efficacité et la mise en place des actions correctives en cas d’erreurs.

Comment B2Brouter vous aide dans votre projet de dématérialisation fiscale des factures ?

En bref, les textes réglementaires ne précisent pas encore de façon détaillée les contours de la fiabilité de la Piste d’Audit Fiable. Le moyen le plus simple pour être en conformité reste le passage à la dématérialisation des factures. Dans ce contexte, B2Brouter accompagne les entreprises dans la gestion de leur facturation électronique. En effet, la plateforme en ligne B2Brouter dématérialise vos factures au bon format et réalise différents traitements (traduction, validation, signature électronique…). Par ailleurs, elle s’interface avec de nombreux réseaux publics (Chorus Pro, Peppol, FACe, SDI, Mercurius…) et avec les ERP du marché via B2Bconnector.

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