Pourquoi Excel n’est pas un outil de facturation ?
Excel est un logiciel de tableur développé par Microsoft. Il permet de gérer, d’analyser et de visualiser des données. Communément utilisé comme un outil de facturation, il est important de comprendre un point crucial : ce n’est pas un outil de facturation et, avec les nouvelles réglementations sur la facture électronique, son utilisation n’est pas légale.
6 raisons pour ne plus utiliser Excel pour faire ses factures
Nous avons mené notre enquête. Voici plusieurs raisons pour lesquelles il est important d’arrêter d’utiliser Excel comme logiciel de facturation.
1. La loi anti-fraude
Depuis le 1er janvier 2018, la loi contre la fraude à la TVA règlemente l’émission de factures. Il est tout simplement interdit de créer via un tableau ou un logiciel de traitement de texte une facture. En effet, cette manière de faire permettrait de frauder facilement. Avec Excel, les données de facturation peuvent être modifiées et donc altérer l’intégrité de son contenu.
2. Excel n’est pas conçu pour de la facturation d’entreprise
Tout d’abord, Excel est un outil conçu pour le traitement de données. Il n’est donc pas conçu pour les tâches de facturation. Cela peut entraîner des erreurs et des inefficacités dans le processus de facturation.
3. Excel ne vous donne pas de suivi financier et ne prévient pas des retards de paiement
Excel n’offre pas de suivi automatisé des factures, ni de système de notifications en cas de retard de paiement. Cela peut entraîner des problèmes de trésorerie et des erreurs administratives qui peuvent coûter cher à l’entreprise.
4. La sécurité des données
Il est important de noter que la sécurité des données financières peut être un problème lors de l’utilisation d’Excel pour faire des factures. Tout d’abord, Excel ne peut pas gérer efficacement les informations sensibles comme les numéros de compte bancaire et les informations de facturation. Vous exposez ainsi les données financières et personnelles des entreprises à des risques de sécurité.
Par ailleurs, les fichiers Excel sont souvent stockés sur des supports locaux (PC ou disques durs). Ces supports sont potentiellement exposés à des risques de défaillance physique, de virus et d’attaques malveillantes.
5. Mode collaboratif limité
Enfin, Excel ne permet pas une collaboration efficace entre les différents départements d’une entreprise. Ceci peut ralentir le processus de facturation et entraîner des erreurs. Par exemple, le manque de fonctionnalité autour du partage sécurisé pour les feuilles de calcul peut entraîner une modification non autorisée des données.
6. Une facture Excel ne répond pas aux nouvelles réglementations
Vous l’aurez compris, il est important d’arrêter d’utiliser Excel pour faire ses factures, en raison de ses limites en matière de sécurité des données, d’efficacité du suivi des factures et de collaboration entre les départements. Il est préférable d’utiliser une solution de facturation dédiée pour améliorer la sécurité, la rapidité et la précision du processus de facturation.
La nouvelle réglementation sur la facturation électronique implique la gestion de factures électroniques au format structuré. Un exemple est le format Factur-X.
Excel ne permet pas de générer des factures conformes à ce format, n’est pas un outil certifié PDP et ne permet pas la présentation du rapport fiscal. Ce sont des exigences essentielles pour se conformer à la nouvelle réglementation obligatoire sur la facture électronique. Ainsi, à partir de 2026, il sera impossible de créer et de gérer des factures avec ce programme.
Quel outil de facturation pour remplacer Excel ?
Il est important de prendre en compte les besoins de l’entreprise en termes de taille, de complexité et de budget pour choisir le meilleur outil de facturation. Il peut être judicieux de consulter un expert en la matière pour évaluer les options disponibles. Le but étant d’avoir un outil, qui permettra à l’entreprise de répondre à ses attentes métiers et de gagner en productivité.
Nous avons listé plusieurs options pour vous aider à remplacer Excel. Vous opterez ainsi pour un outil de facturation conforme et efficace :
- Services de facturation en ligne : ils permettent aux entreprises d’accéder à une facturation simple et peu coûteuse. Vous créez et envoyez vos factures en quelques clics. C’est notamment le cas de notre plateforme B2Brouter, qui est gratuite et illimitée pour l’envoi de facture en France.
- Les logiciels de gestion commerciale : ils offrent diverses fonctionnalités pour gérer toute la chaine commerciale d’une entreprise (devis, factures, suivi des paiements, gestion des clients, etc.)
- ERP (Enterprise Resource Planning) : les systèmes ERP sont conçus pour gérer les processus d’affaires complexes et sont souvent plus adaptés aux entreprises de taille importante.