E-procurement : quels intérêts de dématérialiser le processus d’achat ?

L’automatisation et la digitalisation des processus d’achat sont de plus en plus plébiscitées par les entreprises et organisations publiques. L’approvisionnement en ligne ou appelé couramment « e-procurement » peut s’avérer nettement plus intéressant qu’une solution d’approvisionnement classique. En effet, la dématérialisation totale du processus de gestion des achats a de nombreux avantages pour le client et le fournisseur. L’e-procurement donne entre autres les avantages suivants : réaliser des économies, transparence des traitements, sécurité des échanges… Dans cet article, nous définirons le e-procurement, son fonctionnement et les bénéfices pour une entreprise.

Qu’est-ce que le E-procurement : définition ?

L’e-procurement dématérialise le processus de gestion qui couvre le cycle de vie des achats de A à Z.

Créé à l’origine pour la dématérialisation des catalogues produits, car l’accès aux références produits avant le passage des commandes n’était pas toujours simple. L’e-procurement permet aujourd’hui la dématérialisation d’une partie du processus Procure-to-Pay. L’approvisionnement en ligne gère de façon électronique le catalogue produits, la transmission de la commande et la facturation.

Adapté et conseillé aux grandes entreprises, l’e-procurement permet de répondre à un important volume d’achats. Elle offre à un service achat la gestion complète et le suivi en temps réel du processus d’achat, puisqu’elle centralise toutes ces étapes.

Comment fonctionne l’E-procurement ?

L’e-procurement s’appuie sur l’échange des données informatisé (EDI). Par conséquent, les services achats suppriment totalement les flux papiers de leur chaîne d’approvisionnement, par le biais de ces 3 étapes :

1. Catalogue électronique : l’acheteur se rend sur un catalogue en ligne et accèdent à l’offre produits du fournisseur constitué de fiches produits et des conditions tarifaires. l’acheteur peut ainsi sélectionner les produits et envoyer la demande d’achat en quelques clics.
2. Transmission de la commande : lorsque la commande est validée, elle se transforme en bon de commande. Cette dernière est ensuite envoyée au fournisseur au format électronique.
3. Facturation électronique : elle permet de faire le rapprochement automatique avec la commande et de déclencher le paiement.

Quels sont les avantages de l’E-procurement ?

En résumé, l’e-procurement permet de centraliser et d’automatiser facilement les transactions entre l’acheteur et le fournisseur. Elle donne la possibilité aux entreprises d’avoir une vision claire et précise de leurs dépenses pour une trésorerie optimisée.

Si le fournisseur trouve principalement des avantages dans la maîtrise plus fluide et transparente de ses factures et contrats, l’acheteur bénéficie des atouts suivants :

• Automatisation : supprimez toute tâche manuelle pour un processus de gestion d’achat totalement automatisé et fluide.
• Gain d’économie & de productivité : les économies réalisées par rapport à l’approvisionnement classique sont considérables. En effet, cela s’explique par la suppression du traitement de documents papier et des tâches manuelles, réalisées quotidiennement. De ce fait, les collaborateurs se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Transparence & visibilité : grâce au catalogue électronique, l’information concernant l’offre produits est claire et mise à jour régulièrement. La digitalisation permet également d’obtenir plus de visibilité sur les dépenses et un meilleur suivi de toutes les étapes de traitement des documents échangés.
• Réduction des délais : simplifiez et réduisez le processus, que ce soit pour passer une commande ou valider une facture. Les erreurs administratives, les oublis, les pertes postales, les relances sont également minimes. Profitez de livraisons et de paiements plus rapides avec l’e-procurement.

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