Dématérialisation des factures simple et fiscale : gare à la confusion!
Dès qu’on parle de la «dématérialisation des factures», il n’est pas rare de rencontrer la confusion entre «la dématérialisation simple» et «la dématérialisation fiscale». Souvent incompris et mélangés à tort et à travers, ces deux concepts sont pourtant tout à fait distincts par leurs usages.
Mais qu’est-ce qui se cache derrière ces deux termes? Et si l’on reprenait la définition de ces deux concepts?
La dématérialisation des factures simple : quésaco ?
Le mode le plus traditionnel et encore le plus répandu de la transmission de la facture consiste en son acheminement au format papier. L’expéditeur établit la facture sur son logiciel métier, l’imprime, la met sous pli et l’envoie par la Poste. A réception, le client numérise le document, extrait les données de facturation nécessaires automatiquement grâce des solutions LAD/RAD ou en les saisissant manuellement dans son système comptable. Cette dématérialisation simple permet certes le traitement facilité en interne et le rapprochement avec le bon de commande mais en contrepartie, la facture numérisée n’a pas de valeur d’original sauf si la numérisation est réalisé « dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. » L’intégrité des fichiers issus de la numérisation doit être également garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par Arrêté du 22 mars 2017 établissant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales.
L’on parle aussi de la «dématérialisation de gestion» qui implique l’échange des flux électroniques structurés en parallèle de l’envoi des factures au format papier, le tout dans le but de simplification des données de facturation.
La dématérialisation fiscale des factures : les conditions et les méthodes
La dématérialisation fiscale, quant à elle, est la seule méthode permettant aux entreprises de s’affranchir du papier dans le cadre des échanges interentreprises (B2B) ou avec la sphère publique (B2G). L’article 289 du Code Général des Impôts autorise la transmission des factures au format électronique sous réserve d’acceptation du destinataire à condition d’assurer « à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation » :
• l’authenticité de l’origine qui garantit l’identité de son émetteur
• l’intégrité du contenu qui garantit la non-modification des données
• la lisibilité de la facture
Trois options s’ouvrent ainsi à l’assujetti pour émettre ou recevoir ses factures :
• soit sous forme d’un message structuré
Dans ce cas, les données de facturation sont échangées automatiquement par EDI (échange de données informatisé) entre les deux systèmes d’information via un protocole de communication (AS2, X400, FTP,…) et un format structuré normé (EDIFACT, XML, …) convenus avec le partenaire commercial. Des différents traitements doivent être également effectués lors des échanges : vérification de la présence des mentions obligatoires, du fichier des partenaires et de la liste récapitulative ; restitution du message en clair (sous une forme visible).
Malgré ces contraintes réglementaires associées et les investissements en logiciels, la dématérialisation via des messages structurés permet l’automatisation totale du processus et l’intégration complète dans les chaines comptables.
• soit en recourant à la signature électronique de la facture
Dans ce cas, les factures électronique sont échangées au format convenu (PDF signé étant le plus courant) avec le partenaire commercial et sécurisées par une signature électronique avancée définie au a du 2 de l’article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006. Ce procédé de signature doit lui-même s’appuyer sur un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de confiance qualifié. Ce certificat électronique permettra de vérifier l’intégrité du document et l’identité de son auteur.
A noter que la facture au format PDF simple non signé par un procédé cité ci-haut, requiert la mise en place de la piste d’audit faible. Outre la documentation des systèmes de contrôle interne, il est nécessaire de fournir une preuve légale des moyens de fiabilités mis en œuvre pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures.
• soit en établissant une Piste d’Audit Fiable (PAF)
Dans le cas de la transmission d’une facture électronique par autre moyen que via des messages structurés et PDF signé, l’assujetti doit être en mesure de mettre en place une Piste d’Audit Fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement. Pour le faire, il doit organiser les contrôles permanents et documentés permettant de vérifier la justesse de la facture (mentions obligatoires, données chiffrées…), de retracer les actions émission/réception et de lier la facture aux documents justificatifs.
Ainsi, les factures électronique émises selon les 3 modalités décrites ci-dessus tiennent lieu d’original aux yeux de l’administration fiscale.
| Type de dématérialisation | Méthode de transmission | Avantages | Inconvénients | Original | Archivage |
| Dématérialisation simple et de gestion | Papier | Non-modification des processus existants | Rapprochement des données de facturation | Original papier | Original papier |
| Dématérialisation fiscale | Echange des messages structurés | Intégration complète dans des systèmes comptables | Complexité et durée de mise en œuvre | Original électronique | Dans un format original dans des conditions à en garantir l’intégrité, accompagné du fichier des partenaires et de la liste récapitulative |
| Facture électronique signée | Simplicité de mise en œuvre | Intégration des données | Dans un format original reçu accompagné de signature | ||
| Piste audit fiable | Dans le format reçu en respectant intégrite, pérennité, confidentialité et disponibilité |
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