Comment envoyer une facture électronique de la France vers l’Espagne ?

La facture électronique via Chorus Pro est en vigueur depuis quelques années pour le secteur public Français. C’est désormais une habitude pour les acteurs B2G, mais sur le plan international, il est parfois plus compliqué de respecter la facture électronique en vigueur du pays récepteur. En effet, chaque pays à sa propre réglementation (format, canaux de distribution, etc.)

Dans cet article on traitera de la facturation électronique transfrontalière. Nous prendrons l’exemple d’un fournisseur Français devant envoyer une facture électronique de la France vers l’Espagne pour le secteur public. Par ailleurs, nous ferons le parallèle avec le secteur B2B, pour qui l’obligation de la facture électronique sera obligatoire en 2024. En effet, les entreprises devront toutes être en mesure de réceptionner les factures au format numérique (UBL, CII, Factur-X…). Tout format électronique doit être structuré et contenir certaines données obligatoires pour être valide. Elle doit entre autres tenir compte des données de l’émetteur et du destinataire, les lignes, les taxes, etc. À l’instar du secteur public, le secteur privé devra suivre les mêmes règles du jeu.

Qu’est-ce qu’une facture électronique transfrontalière ?

Une facture électronique transfrontalière existe dès lors qu’elle implique 2 entreprises ayant une relation commerciale. Ces entreprises sont basées dans 2 pays frontaliers et sont régies par des normes et lois propres à chacune. Dans ce contexte, les entreprises doivent tenir compte des exigences règlementaires liées à l’e-invoicing en s’assurant de la lisibilité, l’authenticité et de l’intégrité des factures dématérialisées pour qu’elles soient acceptées par l’administration fiscale.

Vous êtes par exemple un fournisseur Français et vous devez facturer un client du secteur public en Espagne, alors il vous faudra respecter les éléments suivants :

Le format : Facturae
Le canal de livraison : la plateforme publique FACe, en vous inscrivant sur la plateforme.
L’envoyer au bon destinataire : Code Dir3 obligatoire. Les 3 codes correspondent à l’organisme de gestion, à l’unité de traitement et au bureau comptable. En savoir plus

Comment envoyer une facture transfrontalière sans erreur ?

Envoyer une facture électronique depuis la France vers l’Espagne via la plateforme publique FAce

L’administration Espagnole met à disposition des entreprises sa plateforme de facturation électronique et demande à ce que toutes les factures transitent par cet outil. Cette solution officielle est gratuite et permet de cadrer tous les échanges commerciaux avec les entreprises publiques Espagnoles. Cependant cet outil peut être compliqué à utiliser pour les raisons suivantes :

La plateforme est en Espagnole, la barrière de la langue peut être un frein pour certaines entreprises.
Le manque d’ergonomie de la plateforme, car celle-ci offre des services et usages génériques et basiques.
L’obligation d’avoir un certificat électronique ou signature électronique pour envoyer vos factures électroniques.
L’impossibilité d’avoir un service d’assistance en cas de problème d’utilisation sur la plateforme FACe.
Le manque de statut lié à la facture. Il est donc impossible pour vous de savoir si votre facture a été envoyée, acceptée, rejetée ou en erreur, puis, de connaître l’évolution du statut tout au long de son traitement.

Envoyer une facture électronique depuis la France vers l’Espagne via une plateforme privée

Très souvent, les plateformes publiques indiquent et recommandent des partenaires privés pour garantir une totale conformité aux entreprises. Plusieurs alternatives existent pour créer, envoyer et gérer vos factures électroniques plus facilement.

Pour choisir votre plateforme privée, il nous semble important que vous teniez compte de vos besoins d’entreprise. Nous avons listé certains aspects essentiels à prendre en compte :

La connexion avec toutes les administrations publiques. Si le commerce international représente une part importante de votre activité, alors ne vous posez plus de question et préférez une solution unique et ouverte sur le monde.
Un partenaire solide et reconnu. Le changement de votre système informatique est un investissement financier et organisationnel, alors préférez un partenaire informatique expert en facturation électronique. Appuyez-vous sur les recommandations des administrations publiques et organisations internationales (Peppol) ou vérifiez les certifications et agréments détenus par le partenaire informatique en question.
La possible intégration avec votre système de facturation. Au-delà de la facturation électronique, vous avez la possibilité d’automatiser de nombreuses tâches en interfaçant votre plateforme de facture électronique à votre ERP ou à votre système de facturation. Si tel est votre souhait, de nombreuses solutions existent : API, un connecteur, etc.
Les fonctionnalités ou services complémentaires. Parce que la valeur ajoutée d’un partenaire privé réside dans sa capacité à proposer plus que la plateforme publique de l’état, vous bénéficierez d’une solution ergonomique, de fonctionnalités innovantes et d’un service d’accompagnement spécifiques.

Choisir une solution de facturation électronique unique et ouverte sur le monde

Il y a de nombreux avantages à gérer votre facturation électronique avec un fournisseur spécialisé. Avec B2Brouter, vous dématérialisez vos factures pour les envoyer à l’administration publique espagnole ou aux administrations européennes et mondiales. De la même manière que dans le publique, B2Brouter vous permet de gérer la facturation de vos clients privés (B2B) et de recevoir les factures de vos fournisseurs. Vous pouvez donc centraliser votre gestion commerciale sur une seule et même plateforme. Découvrez les avantages de la solution cloud B2Brouter :

Simplicité d’utilisation

Un service conçu pour vous faciliter la tâche. Vous créez et envoyez une facture électronique facilement et correctement sans avoir à vous soucier du format, du canal de livraison, etc.

Connexions multiples

Recherchez un fournisseur dans notre annuaire certifié pour envoyer vos factures électroniques à de nombreuses administrations publiques du monde entier. Voici un exemple de données obligatoires à la bonne transmission de votre facture électronique vers la plateforme publique Espagnole FACe. > En savoir plus

Notifications et changements de statut

Les fournisseurs de factures électroniques incluent généralement dans leur service les notifications de changement de statut. Cela signifie que chaque fois que vous envoyez une facture, vous n’avez pas besoin de contacter votre client pour savoir s’il a enregistré ou rejeté la facture. C’est le système B2Brouter qui vous en informe.

Conservation des factures

Évitez de stocker et de conserver les factures dans votre système. Le système de facturation en ligne B2Brouter stocke et conserve vos factures en toute sécurité dans le cloud, ce qui permet de gagner de l’espace dans votre système et d’y accéder quand vous le souhaitez.

Service client

Étant donné que la facturation électronique peut parfois être complexe, il est très important d’avoir un expert à vos côtés, qui vous aidera au quotidien.

B2Brouter : l’alternative pour envoyer votre facture électronique depuis la France vers l’Espagne

B2Brouter est une plateforme en ligne qui vous permet de créer et d’envoyer facilement des factures électroniques. Directement connecté au portail public Espagnole (FACe), vous retrouverez toutes les informations nécessaires pour émettre une e-facture transfrontalière sans erreur.

Solution utilisée par plus de 120 000 entreprises, B2Brouter est quasiment connecté à toutes les administrations Européennes et d’autres dans le monde. Pour gérer vos factures transfrontalières découvrez notre plan Professional.