Soluciones para cumplir con VeriFactu gratis: ¿Existen opciones reales?

En los últimos meses, el reglamento VeriFactu ha sido aprobado, introduciendo importantes cambios en los procesos de facturación de las empresas. Ante este nuevo escenario, muchas organizaciones están buscando cómo cumplir con VeriFactu gratis. Aquí es donde surge la pregunta: ¿Es suficiente utilizar una herramienta gratuita para cumplir con el reglamento? A continuación, analizamos los pros y contras, exploraremos soluciones gratuitas y alternativas que podrían ser más viables para tu empresa.

Para empezar, si aun no tienes claro cómo te afecta, cómo funciona o como cumplir con este nuevo reglamento, te contamos todo lo que necesitas saber sobre qué es VeriFactu.

¿Cómo cumplir con VeriFactu gratis?

Este reglamento busca evitar el fraude fiscal y asegurar que todas las transacciones sean reportadas de manera correcta al fisco. Con la aprobación de esta normativa, las empresas están obligadas a adaptarse, lo que ha generado una demanda considerable de información sobre cómo cumplir con los nuevos requisitos.

En este contexto, es comprensible que muchas empresas estén buscando opciones gratuitas, especialmente aquellas que no tienen un volumen alto de facturación. La Agencia Tributaria ya ha aprobado la creación de una herramienta gratuita para cumplir con VeriFactu, pero esta solución puede tener importantes limitaciones que pueden dificultar su adopción por parte de algunas empresas.

Todo lo que necesitas saber sobre la solución pública sin coste:

Aunque la idea de una herramienta gratuita parece atractiva, es importante ser realista acerca de sus limitaciones. Más en este caso, donde el hecho de no cumplir con el reglamento puede comportar sanciones de hasta 50.000€. Por norma general y fijándonos también en otros soluciones públicas que permiten cumplir con otras normativas (por ejemplo el programa Facturae), debes tener en cuenta ciertas limitaciones con las que te puedes encontrar:

• Restricción en el volumen de facturación: A pesar de que no hay una confirmación oficial, esta herramienta gratuita estará limitada a 100 facturas anuales, lo cual puede ser suficiente para microempresas, pero es totalmente inadecuado para empresas de mayor tamaño o para aquellas que emiten un volumen considerable de facturas cada mes.
• Dificultades para cambiar de herramienta: Uno de los puntos clave del reglamento, es la conservación, integridad y encadenamiento de las facturas. A causa de esto surgen muchas dudas como por ejemplo: ¿Qué sucede si necesitas cambiar de herramienta por insatisfacción? ¿Qué sucede si excedo el límite de 100 facturas anuales?
• Dificultad de uso: Las herramientas públicas suelen ser poco amigables para el usuario. Sabemos por experiencia, que estas plataformas gratuitas no siempre están diseñadas pensando en la facilidad de uso para el usuario final. Esto puede resultar en un proceso engorroso y frustrante para quienes no están familiarizados con sistemas complejos.
• Falta de soporte técnico: Una de las mayores desventajas de este tipo de soluciones es la ausencia de un servicio de soporte al usuario. Esto significa que, si surge algún problema o duda, el usuario estará por su cuenta, lo que puede generar retrasos en el cumplimiento de la normativa. No sabemos si en este caso se va a ofrecer un servicio de soporte, pero si nos fijamos en otros casos como la aplicación Facturae, no existe este nivel de ayuda.
• Incompatibilidad con otros sistemas: Es muy probable que la herramienta gratuita no permita la integración con otros servicios o aplicaciones, como software de contabilidad, gestión de tesorería o impuestos. Esto es un gran inconveniente para las empresas que ya utilizan sistemas integrados para la gestión financiera.
• Solo facturas nacionales: La herramienta de la Agencia Tributaria solo estará adaptada a las normativas de facturación a nivel nacional. Esto implica que no cumplirá con los requisitos de facturación electrónica de otros países, lo que puede ser un problema para empresas que operan en mercados internacionales.

¿Las empresas deben esperar a la herramienta gratuita?

Un aspecto importante a considerar es que la aplicación pública gratuita aún no ha sido lanzada oficialmente. Esto representa un riesgo para las empresas, ya que no pueden planificar sus estrategias de cumplimiento mientras dependen de una herramienta que, a pesar de ser poco probable,  podría no estar disponible a tiempo. Otro punto tener en cuenta es la falta de tiempo para probar y adaptarse a esta nueva solución.

En este caso, confiar ciegamente en que la solución gratuita será suficiente puede llevar a las empresas a enfrentar sanciones por no cumplir con la normativa a tiempo.

Nuestro consejo para cualquier empresa es evaluar con detenimiento si pueden esperar por esta herramienta o si sería más prudente optar por una solución alternativa desde el principio, teniendo en cuenta las razones mencionadas anteriormente.

Alternativa: Solución B2Brouter

Existen herramientas en el mercado, como B2Brouter, que ya cumplen con todas las exigencias para ser un software VeriFactu y van más allá al ofrecer funcionalidades adicionales. Por solo 100 euros al año, las empresas pueden empezar a cumplir tanto con el reglamento de VeriFactu como con la factura electrónica obligatoria. B2Brouter ofrece varias ventajas significativas frente a la herramienta gratuita:

• Mayor capacidad de facturación: No existe una restricción en el número de facturas que puedes emitir, lo que es ideal para empresas de cualquier tamaño.
• Fácil de usar: La interfaz de B2Brouter está diseñada pensando en el usuario, lo que hace que la curva de aprendizaje sea mucho más corta y el proceso de facturación sea sencillo y eficiente.
• Soporte técnico: B2Brouter cuenta con un equipo de soporte listo para asistir a los usuarios en caso de problemas, garantizando así una experiencia sin interrupciones.
• Integración con otros sistemas: A diferencia de la herramienta gratuita, B2Brouter permite integrarse con software de contabilidad, tesorería y otros sistemas importantes para la gestión empresarial.
• Cumplimiento internacional: Además de cumplir con la normativa española, B2Brouter permite la facturación electrónica adaptada a otros países, facilitando las operaciones para empresas con clientes en el extranjero.

Conclusión: ¿Solución de VeriFactu gratis o una opción más completa?

En resumen, aunque la idea de utilizar una herramienta gratuita es tentadora, las limitaciones, los posibles inconvenientes y el riesgo de sanciones por el hecho de no cumplir con la ley, la convierten quizás en la opción menos conveniente. Las empresas deben asegurar el crrecto cumplimiento de estos procesos, sobretodo cuando están relacionados con la facturación. Por esto, es mejor invertir en una solución más robusta desde el principio, que ofrezca todas las funcionalidades necesarias para cumplir con la normativa y mucho más.

En definitiva, si tu empresa quiere asegurarse de cumplir con VeriFactu sin problemas y evitar posibles sanciones, es importante encontrar una herramienta profesional i económica que te garantice tranquilidad y eficiencia, antes que depender de una solución con limitaciones.