Todo lo que necesitas saber sobre cómo validar una factura electrónica

Con la aparición de nuevas normativas, la factura electrónica se está convirtiendo un modo de operar esencial para las empresas. Se trata de un proceso novedoso que genera cambios en el departamento de administración, crea y envía las facturas. Uno de los aspectos más importantes, es que es necesario validar la factura electrónica antes de poderla enviar, registrar y tramitar. Cómo es un punto crítico, te contamos todo lo que necesitas saber para no tener problemas a la hora de gestionar tus facturas electrónicas:

Las facturas electrónicas en formatos estructurados, necesitan cumplir con ciertos requisitos, contener ciertos datos y cumplir una estructura concreta definida por el formato, por esto es tan importante la validación. Si no tienes claro que es una factura electrónica, te lo contamos en otro artículo:

¿Para qué es la validación de facturas electrónicas y porqué es importante?

La validación de las facturas electrónicas es crucial por varias razones. Se trata de un proceso que asegura que la factura cumple con los requisitos legales, fiscales y técnicos de cada normativa o país. Esto permite que la factura pueda enviarse y tramitarse de forma correcta, ya que los procesos de facturación electrónica impiden al trámite de una factura con errores de validación.

También ayuda a reducir los errores financieros y administrativos causados por el departamento de administración. Por ejemplo, una empresa que recibe facturas electrónicas, puede establecer reglas de negocio en la recepción. De esta manera, cuando recibe facturas que no cumplen con estas reglas, la factura puede ser rechazada forma automática. Esto contribuye a mejorar y agilizar la gestión y los procesos administrativos.

¿Qué debe validarse en una factura electrónica?

Estos son algunas de las validaciones que se realizan en las facturas electrónicas. Pueden ser diferentes en función del formato de la factura, la normativa local, el receptor, etc:

Validación de formato

Este es uno de los puntos más importantes. La factura electrónica, debe cumplir y adaptarse a un formato específico, en muchos casos del tipo XML. El formato puede ser diferente en función de varias cosas como la normativa vigente, el país, el receptor de la factura, etc. Como emisor, debes cumplir estos requisitos y debes generar tus facturas en el formato correcto, cumpliendo con las estructura y las reglas, para poder emitir la factura correctamente. Existen diferentes formatos estructurados. Algunos ejemplos son: CII, Fattura PA, Factur-X, Xrechnung y otros más conocidos como Facturae (formato Español) o UBL (formato europeo). Te dejamos más información de estos dos formatos:

Validación de los datos

Toda factura debe contener ciertos datos obligatorios, esto sucede tanto con la factura convencional como con la factura electrónica. A pesar de esto, los procesos de facturación electrónica validan que las facturas contengan la información obligatoria y no permiten el envío de en el caso de que no conste o no sea correcta. En cambio, los procesos de facturación convencionales no disponen de procedimientos que permitan validar todos estos datos y en muchos casos es posible enviar una factura de forma incorrecta.

Algunos ejemplos de datos que son validados en las facturas electrónicas son:

• Datos fiscales del emisor. Por ejemplo, los identificadores de las empresas son validados para asegurar que son reales.
• Datos fiscales del receptor.
• Datos específicos de facturación (número de albarán, número de contrato, etc).
• Impuestos. Por ejemplo, existen casos en los que se valida que consten los impuestos en la factura o que sean correctos para la transacción que se está realizando.
• Datos de cobro de la factura. Por ejemplo, se valida que conste la información y que los datos bancarios sean reales.

Otras validaciones

Existen otras validaciones que son muy específicas y que están relacionadas, por ejemplo, con el canal por el cual se tramita la factura, las normativas del país, etc. Estos son algunos ejemplos:

• Códigos de enrutamiento: En función del método de envío de las facturas, muchas veces deben contener ciertos códigos que permiten encaminar la factura hacia el receptor. Los códigos son validados antes del envío.
• Firma electrónica de la factura: Existen casos en los que, por normativa, las facturas deben firmarse con certificado digital. En estos casos se comprueba que el certificado usado sea válido y esté en vigor.

Teniendo claras las diferentes validaciones, llega el momento de generar facturas electrónicas correctamente.

¿Cómo validar las facturas electrónicas?

Existen varias formas, herramientas y procesos que permiten realizar estas validaciones.

Validador de factura electrónica

Por norma general, si trabajas con un proveedor de servicios, tus facturas electrónicas son validadas antes del envío. Al realizar la validación de todos los datos mencionados anteriormente, te aseguras el correcto envío y registro de tus facturas electrónicas.

Utilizar este tipo de servicios es muy útil, ya que en el caso de que la factura electrónica contenga datos no válidos, este tipo de herramientas te proporciona la información necesaria para que puedas realizar la corrección. Este tipo de servicios también ofrecen un servicio de soporte especializado, que puede ayudarte en estos casos.

Plataformas de registro de facturas

Dependiendo de donde envías tus facturas electrónicas, puedes registrarlas de forma manual a la plataforma del receptor (un ejemplo son los Puntos Generales de Entrada de España). En estos casos, la propia plataforma realiza la validación de la factura que se está subiendo.

Este tipo de validación es útil, si generas tus facturas electrónicas con un generador tipo Facturae. En estos casos, el nivel de ayuda que recibes es inferior.

Otras formas de validación

Siempre puedes realizar una validación manual. A pesar de esto y aunque conozcas perfectamente el formato de la factura electrónica y los datos esenciales. Los procesos manuales acostumbran a generar errores.

Valida el XML de la factura electrónica sin esfuerzo (y mucho más)

Cómo ves, son muchos los aspectos que debes tener en cuenta para que tus facturas electrónicas sean correctas y puedas tramitarlas sin inconvenientes. Pero tenemos una sencilla solución. Con B2Brouter creas facturas electrónicas válidas, casi sin darte cuenta:

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