Guía sobre el envío de factura electrónica a la Administración Pública
La normativa obliga a los proveedores de la Administración pública a enviar factura electrónica en formato Facturae para facturar los productos o servicios comercializados. Además, el envío debe realizarse a través de los Puntos Generales de Entrada (FACe, eFACT, PUEF, etc...) y todas las facturas electrónicas deben contener los códigos DIR3 para que sean tramitadas correctamente.
¿Cómo crear una factura electrónica para la Administración pública?
La factura electrónica que se envía a la Administración pública ha de crearse en un formato electrónico estructurado, que puede ser diferente según quién sea el receptor. Se trata de un lenguaje de programación difícil de crear o implementar para el usuario.
Por ejemplo, en España se debe generar y enviar la factura en formato Facturae. En otros países de Europa se debe generar y enviar la factura en formato UBL con las especificaciones propias de cada país.
La Administración pública española no acepta ninguna factura generada en un formato diferente a Facturae, como por ejemplo el PDF.
Por norma general, los sistemas de facturación no está preparados para generar las facturas en este formato, cumpliendo con los estándares y requisitos definidos.
Códigos de la factura electrónica (códigos DIR3)
En muchos casos la factura electrónica debe contener información específica y obligatoria, que permite dirigirla o tramitarla correctamente. Por ejemplo, para la factura electrónica española son los códigos DIR3. Para la factura electrónica europea es el identificador de Peppol.
En España, cada receptor público puede tener diferentes combinaciones de códigos. Las facturas que no contienen los códigos o la combinación correcto, no se pueden registrar y como consecuencia, no son tramitadas ni pagadas.
Firma digital de las facturas
En algunos casos la factura electrónica debe estar firmada con certificado digital. Por ejemplo, cuando se envía una factura electrónica a la Administración pública española, es un requisito obligatorio.
Las facturas que no estén firmadas no se pueden registrar y, como consecuencia, no son tramitadas ni pagadas.
Normalmente, los software de facturación no permiten firmar el archivo de la factura electrónica y deben usarse otro tipo de herramientas específicas para esta función.
¿Cómo enviar facturas a la Administración pública?
Solo en España, hay diferentes puntos generales de entrada (FACe, eFACt, PUEF, Osakidetza, etc) donde se pueden registrar las facturas electrónicas en función de donde esté registrado tu cliente.
No se aceptan facturas electrónicas enviadas a través de correo electrónico u otras redes que no son las requeridas por la administración receptora.
Existen muchas otras opciones si necesitas enviar una factura electrónica a una empresa pública europea.
Los software de facturación no están conectados con los puntos generales de entrada de España, por lo que es necesario realizar la subida manual de todos las facturas electrónicas que se quiere presentar.
Desde el servicio de facturación a clientes de la Agencia Catalana de Turismo nos hemos visto gratamente sorprendidos por el alto nivel de eficiencia, rigor y eficacia de los profesionales de B2Brouter, que está resultando en una colaboración altamente positiva, muy recomendable.
- Jaume Carsi Pérez
Utilizar un software especializado facilita mucho la gestión de tus facturas electrónicas. B2Brouter es una plataforma en la nube, conectada con las Administraciones públicas Españolas e internacionales, que permite generar y enviar factura electrónica de forma sencilla y sin complicaciones, en diferentes formatos electrónicos estructurados requeridos como Facturae.
Genera fácilmente la factura electrónica para la Administración
Cualquier empresa puede cumplir con la obligatoriedad de emisión de la factura electrónica, registrándose de forma gratuita en B2Brouter e iniciar la digitalización.
Es tan sencillo como rellenar un formulario con los datos que quieres incluir en la factura, B2Brouter se encarga de todo lo demás:
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Solo hace falta informar el NIF del receptor de la factura. El directorio verificado de B2Brouter se encarga de proporcionar los datos fiscales y el método de envío de la factura electrónica.
Gracias al directorio no necesitas preocuparte de aquellos aspectos técnicos como el formato de la factura, el método de envío o los códigos obligatorios.
Códigos DIR3 en la factura electrónica
El directorio de B2Brouter te muestra los códigos de encaminamiento relacionados con el cliente al cual va dirigida la factura. En el caso de la Administración pública española, los códigos DIR3. Solo debes seleccionar los códigos que quieres que consten en la factura.
Pasa lo mismo si necesitas enviar una factura electrónica a una empresa pública de otro país.
Firma digital de la factura electrónica
Desde B2Brouter se pueden firmar las facturas con la firma delegada de B2Brouter o con tu certificado propio. Solo se debe escoger el tipo de firma que se quiere utilizar y el sistema se encarga de firmar la factura en el momento del envío, de forma automática.
Envía facturas a la Administración pública de forma sencilla
Para enviar la factura electrónica solo hace falta apretar un botón. B2Brouter se encarga de convertirla en el formato solicitado por el receptor y enviarla a través de la red correcta, sin que tengas que preocuparse de nada más.
El envío de la factura electrónica a una Administración pública española, se realiza conectando directamente del Punto General de Entrada de FACe o el específico de cada comunidad autónoma (eFACT, PUEF, La Rioja, etc)
Lo mismo sucede si el envío se realiza a una Administración pública europea.
¡Regístrate gratis y envía factura electrónica a la Administración pública!