Nuevas normativas de facturación: Retos y soluciones para asesorías
¿Sabes cómo asesorías y contables tendrán que lidiar con las nuevas normativas de facturación electrónica y VeriFactu?
Es importante entender que estos cambios les van a afectar de dos formas:
- Afecta a sus propios procesos, ya que como cualquier empresa debe cumplir con las nuevas normativas y requisitos.
- Afecta a la prestación de servicios, intercambio de información y asesoramiento, en relación a sus clientes.
Retos con la adaptación tecnológica
Las empresas tienen que modificar sus sistemas y procesos tecnológicos. Ya no podrán enviar o recibir facturas en papel, formato PDF, ni podrán utilizar Excel como una herramienta de facturación.
Esto también te afecta si eres una asesoría o un contable:
– Debes asesorar correctamente a tus clientes en relación a estos cambios.
– Debes adaptar tus sistemas para poder gestionar y procesar la información y datos de facturas, contabilidad, etc, de tus clientes, para poder seguir ofreciendo tus servicios.
– Debes adaptar tus propios procesos para cumplir con la ley.
Todos estos cambios pueden ser complicados, tanto a nivel tecnológico, como legal.
No cumplimiento normativo
Uno de los papeles más importantes del gestor es el de ayudar a sus clientes a comprender las normativas, asegurar que cumplen los aspectos legales e incluso recomendar herramientas y servicios que les permitan cumplir con los nuevos requisitos.
Con las nuevas normativas, las empresas no solo deben cumplir con la factura electrónica, también deben cumplir con la Ley Antifraude y el nuevo reglamento VeriFactu. Si quieres más información, compartimos otros artículos donde te contamos en detalle cada caso:
Factura electrónica obligatoria¿Qué es VeriFactu?Grandes costes de implementación
El coste inicial de implementación puede ser elevado. Comprar software, adecuar la infraestructura tecnológica e invertir en formación del personal, acostumbra a ser costoso, sobretodo para las pequeñas empresas con presupuestos ajustados.
Este desafío podría afectar la relación con tus clientes, al tener que justificar los costos adicionales que implica la implementación de nuevas tecnologías. Sin embargo, ofrecer soluciones eficientes y especializadas puede mitigar estas tensiones y fortalecer la confianza del cliente en tus servicios.
Resistencia al cambio
Es común que los equipos de trabajo, especialmente aquellos que llevan años utilizando los mismos métodos, muestren resistencia ante la introducción de nuevas tecnologías. Esto puede dificultar la implementación de la facturación electrónica, ya que algunas empresas pueden sentir que su carga de trabajo aumentará o que el cambio es innecesario.
Uso de múltiples sistemas
Para muchas gestorías, los servicios que proporcionan a sus clientes no son un proceso aislado. Estos servicios, muchas veces están ligados con la facturación de su cliente. Hablamos de procesos de contabilidad, gestión y presentación de impuestos, planificación de recursos empresariales, etc. En ocasiones, la incompatibilidad entre sistemas implica flujos de trabajo duplicados y/o manuales.
Esto es aun más complicado con la aparición de los estándares, procesos y formatos que vendrán acompañados con la facturación electrónica y los sistemas VeriFactu.
Trato de la información y vulnerabilidad de la información
El almacenamiento de la información y datos de las facturas, además de la seguridad de la información, son un punto crítico. Es requisito que las facturas y sus datos deben poder entregarse al cliente o a la AEAT, en caso de ser solicitados.
Además, el intercambio de información entre gestoría y cliente debe hacerse de forma efectiva y segura.
Falta de acompañamiento
Las nuevas normativas implican un cambio de procesos, metodologías y formas de operar muy distintas a las que muchas empresas están acostumbradas en la actualidad.
También aparecen dudas en relación a la interpretación de la ley, que incluso pueden ser difíciles de comprender por parte de la gestoría.
Cambios normativos constantes
Los cambios normativos actuales cambian de forma rápida y constante. Esto también afecta a los procedimientos. La asesoría debe estar al día de todos estos cambios, para poder asesorar correctamente y con tiempo a sus clientes.
Adaptación tecnológica con expertos
Para poder cumplir con las nuevas normativas, la asesoría debe trabajar con proveedor de servicios especializado en facturación electrónica. Esto aporta varios beneficios:
– Asesoramiento especializado. Al colaborar con expertos en el sector, no solo podrás cumplir con los requisitos técnicos, sino también obtener recomendaciones adaptadas a las necesidades de tu negocio y tus clientes.
– Integración fluida. La posibilidad de conectar los sistemas de la asesoría con los de tus clientes mediante una plataforma unificada facilita el intercambio de información, ahorrando tiempo y evitando errores manuales.
– Escalabilidad y adaptabilidad. Un buen proveedor no solo cubre las necesidades actuales, sino que puede adaptarse a los cambios futuros, garantizando que la inversión se mantenga relevante y eficaz.
Cumplimiento normativo
Las nuevas normativas pueden ser complicadas de entender. Por ello, es importante que las gestorías estén bien acompañadas por especialistas que comprendan las exigencias del sector. Algunos puntos a considerar para seleccionar el proveedor perfecto son los siguientes:
– Debe contar con una sólida experiencia en el sector.
– Debe ofrecer servicios especializados que permitan cumplir con los requisitos definidos.
– Debe tener la capacidad de proporcionar servicio a la asesoría y a tus clientes.
– Debe tener la capacidad de hacer la transición hacia los nuevos procesos con el menor trauma posible.
Reducción de costes con el proveedor adecuado
Encontrar un proveedor de servicios de facturación electrónica, con planes adaptados a los diferentes tipos de empresa, y servicios adaptados a las necesidades de las asesorías, es importante para poder ofrecer la opción adecuada a cada cliente.
Facilita el cambio
Ofrecer soporte continuo a tus clientes es esencial. Además, la transición debe hacerse de manera gradual para facilitar la adaptación.
Encontrar un proveedor de confianza que pueda aportar conocimiento y facilitar lo máximo el proceso de adaptación, tanto para la gestoría, como para sus clientes, es esencial.
Integración de sistemas
La integración del servicio de facturación electrónica con el sistema de la gestoría y el sistema del cliente, es primordial para asegurar un intercambio de información fluida, eficaz y sin labores duplicadas. Esto asegura cumplir de forma eficaz con con los servicios ofrecidos a sus clientes.
Almacenamiento, acceso y seguridad de la información
Trabajar con un proveedor de servicios de factura electrónica que pueda asegurar la seguridad de la información es esencial. Existen certificaciones especializadas para estos casos, como por ejemplo la ISO 27001.
Un servicio en la nube que permita almacenar y acceder a la información de forma sencilla, además de conectar con empresas y la AEAT, es la opción más adecuada para cumplir con estos requisitos.
Soporte continuo
Un proveedor de servicios de facturación electrónica especializado y con experiencia en el sector, se convierte en un buen socio en estos casos. Tienen un extenso conocimiento y pueden proporcionar ayuda en otros aspectos como problemas y dudas con las nuevas formas de operar.
Siempre al día de la normativa
Las empresas especializadas en facturación electrónica y servicios relacionados, se dedica exclusivamente a este sector. Esto hace que estén al día de cualquier futuro cambio legislativo.
Otro punto interesante es que mantienen sus sistemas y servicios constantemente actualizados a estos cambios, por lo que aquellos gestores o empresas que utilizan sus servicios, están siempre al día de cualquier cambio o actualización.
Solución para asesorías, contables y gestores
Existen en el mercado diversas soluciones que permiten a las asesorías adaptarse de manera sencilla y eficaz a las nuevas normativas. B2Brouter es una plataforma especializada en facturación electrónica que se adapta a todo tipo de empresas. Con su servicio:
– Las asesorías pueden conectarse directamente con sus clientes para automatizar la descarga y el procesamiento de facturas de manera segura.
– Se asegura el cumplimiento automático de las normativas, lo que permite a las asesorías enfocarse en su trabajo sin preocuparse por los detalles técnicos.
– El sistema se mantiene actualizado con los cambios legislativos y tecnológicos, garantizando que tanto la asesoría como sus clientes estén siempre al día de las últimas novedades.
¡Soy una asesoría y quiero saber más!