VeriFactu: Todo lo que necesitas saber

Pronto todas las empresas y autónomos deberán gestionar el envío de facturas con un software homologado que les permita cumplir con el Reglamento Verifactu, que hace referencia al envío de facturas verificadas. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber y cómo preparar tu empresa. Se trata de una medida que se ha definido en las novedades de la Ley Antifraude y pretende luchar contra el fraude fiscal.

¿Qué es VeriFactu?

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, publicado en el BOE de 6 de diciembre, aprueba el Reglamento conocido como VeriFactu. Este reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, además de estandarizar los formatos de los registros de facturación.

El reglamento VeriFactu obliga las empresas y los software de facturación a tener la capacidad de remitir la información de las facturas, directamente a la AEAT. Además, la Agencia Tributaria tiene derecho a verificar el cumplimiento del reglamento, mediante el acceso, descarga, volcado, consulta o impresión de los datos.

Este reglamento permite a las empresas cumplir con las obligaciones fiscales de una forma más rápida y segura, además de prevenir el fraude fiscal.

¿Cómo funciona VeriFactu?

La idea es que mediante un software certificado, las empresas tengan la capacidad realizar la emisión de facturas verificables directamente a Hacienda, cumpliendo así con la Ley Antifraude. Estos son los pasos:

1. Generación del archivo estructurado en formato XML con la información de la factura.
2. Firma, envío y presentación del archivo XML directamente a la AEAT.
3. Encadenamiento de las facturas y generación del archivo QR con la información de la presentación.
4. Incrustación del código QR en la factura.

Una vez presentadas las facturas en la AEAT, esta informa al presentador de la aceptación o rechazo, mediante una comunicación en forma de cambio de estado.

De momento, la presentación de los datos de las facturas a la AEAT será voluntaria. A pesar de esto, todos los software deben estar preparados y certificados para poder cumplir con VeriFactu, ya que la Agencia Tributaria puede solicitar la información de las facturas en cualquier momento. Por este motivo, empresas y autónomos deben trabajar con un software que cumpla con los requisitos técnicos y legales de VeriFactu. Esto permite cumplir con la presentación de las facturas verificadas en el caso de que la AEAT solicite la información.

El archivo XML VeriFactu, es diferente según la factura, los datos que contiene, si es una alta o una modificación y otros aspectos. Como es extenso, aquí puedes ver un ejemplo XML VeriFactu.

De todas formas, el beneficio de trabajar con un sistema VeriFactu como B2Brouter es que no debes preocuparte de estos aspectos técnicos, ya que la solución se encarga de generar a partir de la información de la factura.

¿Cómo debe ser un software certificado?

El software de facturación que esté certificado debe cumplir los siguientes puntos:

1. Tener la capacidad de remitir de forma segura los registros de las facturas a la AEAT. También deben permitir a la AEAT acceder y extraer esta información.
2. Añadir una huella o «hash» a los registros de facturación o anulación.
3. Firmar electrónicamente el fichero que se entrega.
4. Generar un QR para cada registro de facturación, con un código de registro.
5. Disponer de un registro de eventos.
6. Disponer de una declaración responsable confirmando que cumple con el Reglamento.

Otra cosa importante es que el software cumpla con los siguientes requisitos técnicos:

• Integridad de las facturas.
• Conservación de las facturas.
• Accesibilidad a las facturas.
• Legibilidad de las facturas.
• Trazabilidad de las facturas.
• Inalterabilidad de las facturas.

¿Qué datos hay que enviar a la AEAT con VeriFactu?

Estos son algunos de los datos básicos de las facturas que hay que presentar a la AEAT para cumplir con el reglamento:

• Datos fiscales del emisor y del receptor (excepto para facturas simplificadas).
• Número, fecha y fecha de pago de la factura.
• En el caso de tratarse de una factura rectificativa o sustitutiva, es necesario informar la factura que está siendo sustituida o rectificada.
• Importes de la factura.
• Descripción de la operación.
• Código de identificación del sistema con el que se expide el registro.
• Fecha y hora de la realización del registro.

Conoce que dice la AEAT de VeriFactu para entender estos y otros aspectos técnicos.

¿A quién afecta el sistema VeriFactu en España?

El sistema VeriFactu afecta a las empresas de diferentes maneras:

1. Todas las empresas y autónomos que emitan facturas y tengan sede en España, tienen que cumplir con el sistema de VeriFactu.
2. Los fabricantes, productores y comercializadores de software de contabilidad, facturación o de gestión también deben tener su servicio o producto preparado para cumplir con los requisitos definidos por el reglamento VeriFactu. En caso contrario, no podrán ofrecer sus servicios a sus clientes.

No obstante, encontramos algunas excepciones:

• Las empresas de territorio foral, donde se aplica el TicketBAI.
• Los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII). En el caso de optar por VeriFactu, no tendrán que remitir el LRFE.
• Algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca.
• Actividades excluidas de la obligación de facturar.

Diferencias entre VeriFactu y TicketBAI

El concepto de VeriFactu y TicektBAI es muy similar. En ambos casos, se trata de una presentación de los datos de las facturas emitidas, directamente a la agéncia reguladora local. Además, las facturas deben encadenarse entre ellas, se registra un archivo estructurado en formato XML, se firma, se genera el código QR y se incursta en la factura. En todo caso, existen unas diferencias:

• VeriFactu afecta a todas las empresas españolas.
• TicketBAI solo afecta a las empresas del País Vasco.
• En el caso de VeriFactu, la presentación de la información es voluntaria.
• En el caso de TicketBAI hay que presentar todas las facturas al momento.

¿Cuándo será el reglamento VeriFactu obligatorio?

Hay dos fechas que se deben tener en mente:

• Los desarrolladores de software deben cumplir con los requisitos a partir del 29 de julio de 2025.
• Para las empresas y autónomos, será vigente a partir de 2026.

La publicación del reglamento se ha demorado, por lo que se espera que empresas deban empezar a cumplir el 1 de enero de 2026 y los autónomos a partir del 1 de julio de 2026.

¿Qué pasa si las empresas no cumplen con el reglamento Veri*factu?

Las sanciones dependen en función de si eres un usuario o un fabricante de software:

• Fabricantes de software: Aquellos software que incumplan con la normativa pueden recibir sanciones de hasta 150.000€ o 1.000€ por licencia.
• Usuarios: Los usuarios o empresas que incumplan con la normativa, pueden recibir una sanción de hasta 50.000€.

¿Cómo cumplir con el reglamento VeriFactu? En 2024 y 2025

Es importante que prepares tu empresa lo antes posible para evitar llegar tarde. Elige un proveedor que te permita gestionar el número máximo de documentos y formatos electrónicos (facturas, presupuestos, presentación de impuestos, etc.), a nivel global. Además, el proveedor debe cumplir con todas tus necesidades de envío, recepción y presentación. También es importante que esté conectado con el mayor número de redes y plataformas, para que puedas realizar toda la gestión trabajando con una única solución.

Por último, elige una solución que pueda complementarse con tu ERP o sistema de gestión. Esto te permite centralizar tu trabajo y evitar duplicar tareas.

Utiliza un sistema VeriFactu conectado con la AEAT

B2Brouter es una herramienta en línea que te ayuda a intercambiar documentos electrónicos como facturas electrónicas, presentación de impuestos, etc. Está conectada con empresas, redes públicas y privadas de todo el mundo. Esto te permite realizar la gestión de diferentes tipos de documentos electrónicos y presentación de impuestos, cumpliendo con normativas nacionales e internacionales.

Si prefieres integrar tu sistema, puedes conectarlo con la API de VeriFactu. Cumple de forma automática con el reglamento y automatiza la gestión de tus facturas electrónicas y el reporte fiscal. Trabaja directamente desde tu sistema de gestión o ERP gracias a la API de VeriFactu.