¿Cuales son los requisitos de la factura electrónica?

Los requisitos de factura electrónica son diferentes según el país, el receptor o el método de envío del documento. Existen una gran variedad de códigos, formatos, métodos de envío y condiciones, que debes tener en cuenta si quieres que tus facturas electrónicas se tramiten correctamente y los más importante, recibas el cobro.

Requisitos de la factura electrónica

Una factura electrónica tiene el mismo valor que una factura convencional. Por este motivo, debe seguir las mimas reglas. Esto significa que debe incluir los datos esenciales que todos conocemos, tales como:

Datos y identificador del emisor.
Datos y identificador del receptor.
Número de factura.
Fecha.
Líneas.
Importes.
Impuestos.
Etc.

Teniendo en cuenta lo anterior, para conocer los requisitos de la factura electrónica primero debes conocer quién es receptor. Cada receptor tiene sus reglas, que necesitas cumplir si quieres que tus facturas se registren correctamente:

1. Formato de la factura

En primer lugar, es importante conocer el formato con el que recibe las facturas tu cliente. Por norma general, si envías una factura en un formato electrónico incorrecto, la factura no es tramitada y por lo tanto no se paga. Además, debes saber que en muchos casos la legislación obliga al uso de un formato en concreto.

Un ejemplo es cuando emites una factura electrónica a la Administración Pública Española. En este caso la normativa define que debes utilizar el formato .xml del tipo Facturae.

A pesar que en la actualidad las empresas están acostumbradas a enviar facturas en formato PDF a sus clientes privados, esto va cambiar con la nueva normativa de factura electrónica entre empresas. Esta nueva ley obligará al uso de un formato electrónico estructurado, que parece que será Facturae, aun que este es un aspecto técnico que de momento no está definido.

Por otro lado, si tu cliente es una Administración Pública Europea, ninguno de los anteriores formatos es aceptado. En este caso seguramente deberás realizar el envío en un formato .xml del tipo UBL.

2. Códigos de enrutamiento

Quizás te suena a otro idioma, pero este es uno de los puntos importantes. A pesar de que con la factura convencional entre empresas privadas esto quizás no es tan habitual, la aparición de las nuevas normativas y procesos de factura electrónica han potenciado este concepto. Los códigos de enrutamiento son códigos que deben constar en las facturas electrónicas y que permiten dirigir el documento hacia el destinatario correcto, que es el encargado de tramitar el documento. Estos son algunos ejemplos:

Códigos DIR3 para facturar a la Administración Pública Española.
Código DIRe para facturar a un contratista del estado en España (FACeB2B).
Peppol Id para factura a través de la red Peppol.
Código de destinatario para facturar a una Administración Pública Francesa (ChorusPro).
Código de destinatario para facturar a la Administración Pública Italiana (SDI).
Otros códigos propios de cada receptor.

3. Método de envío de las facturas electrónicas

En la actualidad, lo habitual es que las empresas envíen las facturas a sus clientes a través de correo electrónico. A pesar de esto, las nuevas normativas de facturación electrónica están alterando esta práctica. Igual como pasa con el formato de la factura, el método de envío es diferente según el receptor de la factura. Como consecuencia, como emisor debes saber el método de envío que necesitas usar en cada caso, para asegurar que tu factura se envía y registra correctamente. Estos son solo algunos ejemplos:

España

Solo en España, existen varios métodos de envío de facturas electrónicas. El más conocido es el Punto General de Entrada de FACe, pero existen otros propios de cada comunidad autónoma como eFACT, PUEF, La Rioja, entre otros.

Además, también existe el Punto General de Entrada de FACeB2B, que es a través de donde ya están intercambiando factura electrónica algunas empresas privadas (contratistas y subcontratistas del estado).

Fuera de la normativa de factura electrónica, el método de envío más usado es el correo electrónico, aun que esto va a cambiar en un futuro cercano a causa de la nueva normativa de factura electrónica entre empresas.

Factura electrónica internacional

Por lo general, los receptores públicos de la Unión Europea están adoptando la factura electrónica a través de Peppol. Esta es una red que también están implementando algunas empresas privadas y entidades públicas de países de otros continentes como Australia, Nueva Zelanda, Singapur, Japón, etc. Pero no siempre es tan fácil, ya que existen excepciones. Países com Francia, Italia o Portugal, tienen sus plataformas propias (ChorusPro, SDI y ESPAP).

4. Firma electrónica de las facturas

Este es un requisito común en España. Si necesitas enviar una factura electrónica a la Administración Pública Española, debes firmar la factura con un certificado digital. En caso contrario no es posible registrar la factura electrónica. Esto también puede pasar en otros casos en los que el receptor solicite la firma de la factura.

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Como puedes intuir, no es sencillo cumplir con todos estos requisitos cuando necesitas enviar una factura electrónica. Por este motivo, B2Brouter ha creado una plataforma que te facilita este trabajo. Simplemente completa el formulario con los datos requeridos para la factura, y la plataforma se encargue del resto.

Formato, códigos y método de envío: Gracias al directorio de B2Brouter no debes preocupante del formato, el método de envío o los códigos de enrutamiento. Solamente necesitas conocer el identificador (NIF) de tu cliente y el sistema se encarga de configurar estos aspectos que son tan técnicos.
Envío de la factura electrónica: B2Brouter está conectado con todos los Puntos Generales de Entrada de España, es un Punto de Acceso Peppol certificado y está conectado con otras plataformas o redes privadas. Esto te permite gestionar el envío de todas tus facturas electrónicas, desde la misma plataforma, solamente apretando el botón de Enviar.
Firma electrónica de las facturas: Utiliza la firma electrónica delegada de B2Brouter o firma con tu certificado. Sea como sea, se trata de un procedimiento sencillo que el sistema realiza de forma automática en el momento del envío.

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