Qué es una factura proforma y cómo hacerla

La factura proforma es un documento comercial muy utilizado por las empresas. Se trata de una factura provisional, que actúa como borrador y que permite al cliente conocer los detalles de la factura definitiva. En este artículo te explicamos con detalle que es una factura proforma y como puedes crearla de forma sencilla.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es lo mismo que la factura convencional, ya que comparten contenido y formato, pero la proforma actúa como borrador o factura provisional. Su función primordial es proporcionar al receptor información detallada sobre el costo total de una transacción antes de la emisión de la factura definitiva.

Este documento juega un papel fundamental, ya que permite al cliente obtener una estimación precisa de los cargos que se aplicarán cuando se genere la factura final.

¿Qué validez tiene una factura proforma?

Es importante tener en cuenta que las facturas proforma no deben ser abonadas por el receptor, simplemente actúan como herramienta de transparencia y claridad en las transacciones comerciales.

En otras palabras, dentro del proceso de facturación, la factura proforma se sitúa entre el presupuesto y la factura final siguiendo el orden:

1. Presupuesto: Es la propuesta comercial inicial al cliente, que puede ser aceptada o rechazada.
2. Factura proforma: Brinda al cliente una aproximación precisa de los costos asociados a la transacción, sin constituir una obligación de pago.
3. Factura definitiva: Es la fase final del proceso, donde se genera la factura formal que debe ser abonada conforme a los términos acordados.

¿Qué datos debe contener una factura proforma?

Independientemente del formato específico que se utilice, algunos elementos que deben estar presentes en una factura proforma son:

• Nombre, dirección y otros datos de tu empresa.
• Número de factura proforma (debe ser único y distinguible de otros tipos de facturas).
• Fecha de emisión.
• Nombre, dirección y otros datos del destinatario de la factura.
• Descripción de los productos o servicios.
• Especificación de los impuestos aplicables.
• Total general.

Formatos de las proforma

Las facturas proforma no tienen un formato estándar único y éste puede variar según las preferencias de cada empresa o cliente.

Sin embargo, este tipo de facturas suelen utilizarse en formato PDF para facilitar la lectura de los datos que contiene.

Ejemplo de una factura proforma

A continuación puedes observar un ejemplo de una factura proforma creada en B2Brouter.

Como puedes observar, una proforma es prácticamente igual a una factura convencional.

Diferencias entre factura proforma y presupuesto

Ambos documentos comparten un propósito común: comunicar al cliente el costo de los productos o servicios. Aunque tengan el mismo objetivo, hay que tener en cuenta de que no se trata del mismo documento.

Una factura proforma busca determinar los detalles de una transacción, mientras que un presupuesto tiene el objetivo de calcular una cantidad económica necesaria para la consecución de acciones, objetivos y metas. Ambos documentos son provisionales, no tienen valor comercial ni forman parte de la contabilidad. No obstante, las facturas proforma tienen validez legal, mientras que los presupuestos no.

Hacer una factura proforma en PDF

Puedes crear una factura proforma de muchas maneras: manualmente, utilizando plantillas de software, herramientas en línea y a través de aplicaciones de facturación en línea. Para hacerlas simplemente sigue los pasos:

1. Selecciona el cliente a quien le quieras enviar la factura proforma.
2. Añade los datos generales de la proforma, como ahora el número, fecha, número de pedido, albarán, expediente, etc.
3. Crea las líneas de los productos o servicios que estés facturando con los detalles necesarios.
4. Guarda los cambios y envía el documento con tan solo un clic.

Con B2Brouter puedes crear facturas proforma de manera rápida y sencilla.