¿Qué es el sistema EDI? Alternativas

¿Necesitas gestionar documentos electrónicos con tus socios comerciales? Entonces quizás hayas oído hablar del sistema EDI, un estándar europeo que permite el intercambio electrónico de datos. Sin embargo, el sistema EDI puede ser complicado y costoso para muchas empresas. Por eso, en este artículo te vamos a presentar una alternativa más sencilla y económica que te hará la vida más fácil.

Formato y Sistema EDI

EDI es un sistema de trabajo que automatiza los procesos de intercambio de datos entre organizaciones. Esto hace que se elimine casi en su totalidad el uso del papel además de garantizar rapidez y seguridad en esas comunicaciones.

A la hora de realizar una factura electrónica, podemos hacer uso de EDI como sistema. Es un sistema mayormente utilizado en el sector retail.

Un tema importante es que se debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Como hemos señalado en ocasiones anteriores, y acorde a la web de facturaE.gob, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

• Mediante firma electrónica.
• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI u otros).
• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Como ves, EDI es un formato útil y reconocido a nivel de la Administración, aunque no es válido para facturar a la Administración Pública Española o Europea.

Si quieres utilizar este sistema, debes descargar el software correspondiente o trabajar con un proveedor de servicios. Este software debe estar homologado y dar todas las garantías. Cada organización está identificada dentro del sistema EDI por códigos numéricos únicos denominados Puntos Operacionales o Global Location Number (GLN). Esta identificación asegura que cumple con los estándares GS1, que garantiza que puedan ser enviados, entendidos y reconocidos por cualquier interlocutor (eso sí, que haga uso del mismo lenguaje). Por ello debes asegurarte que la organización con la que vas a intercambiar los datos (facturas, albaranes, etc) utilice o reconozca también este formato. Y no olvides que el software EDI se puede integrar con el sistema ERP de la empresa, pero hay que revisar que ambos sean compatibles. Si lo son, las transacciones que se realizan a través de EDI se incorporan directamente al ERP, haciendo la gestión tremendamente ágil.

Desde luego es un sistema muy útil y reconocido a nivel mundial, pero ¿qué ocurre si mi ERP no es compatible? ¿Y si las empresas con las que me relacionan no lo utilizan?

¿Qué alternativas existen al formato EDI?

Debes tener en cuenta que el sistema y el formato EDI, son un sistema complicado, sobre todo para pequeñas o medianas empresas que no tienen grandes departamentos informáticos dentro de la organización.

Además, se trata de mecanismos que suponen un coste elevado para la gran mayoría de las empresas y que tiene cierta dificultad técnica, ya que cada receptor puede necesitar gestionar un formato EDI diferente, adaptado a sus especificaciones. Es por este motivo, que es importante buscar alternativas que permitan una mejor gestión de la factura electrónica, más ágil y con un coste menor.

Peppol alternativa del formato EDI

Un ejemplo es Peppol, que es un sistema diferente pero muy interesante. Éste es el acrónimo de Pan-European Public Procurement Online, y se puede definir como un conjunto de especificaciones técnicas abiertas e interoperables en los procesos comerciales de compra a pago (P2P), tal y como recoge su web peppolbasics.info.  Además de ser una alternativa válida y reconocida internacionalmente, ofrece alguna ventaja interesante. Y la principal es que nace de la mano de la Comisión Europea y con el objetivo de simplificar la contratación electrónica a través de las fronteras mediante el desarrollo de normas tecnológicas que podrían ser implementadas por todos los gobiernos de toda Europa, recogido en la web de europa.eu. Peppol es una red de distribución electrónica que funciona sobre todo en el norte de Europa pero se está extendiendo a nivel global, y la mayoría de las administraciones públicas de países como Alemania, Bélgica o Suecia la utilizan, ya que esta red está especialmente recomendada para la transmisión de facturas electrónicas a las instituciones públicas. Se trata de una red abierta, accesible para todas las empresas y con costes reducidos.

Debes tener en cuenta que con la nueva norma de factura electrónica entre empresas en España, parece que el uso de EDI desaparecerá y es posible que las transacciones deban producirse con el uso del formato de factura electrónica Facturae. En todo caso, no tendría mucho sentido que EDI sea un formato utilizado para nueva normativa.

EDI y Peppol con B2Brouter

B2Brouter es una solución online que permite a empresas de todo el mundo, enviar y recibir documentos electrónicos, entre ellos facturas electrónicas. Con B2Brouter puede realizar el envío de factura electrónica a nivel nacional, de forma totalmente gratuita, usando formatos como Facturae o a través de Peppol.

Además, también puedes realizar la gestión de tu facturación electrónica de forma sencilla y usando EDI, conectando directamente con empresas como Carrefour y con un coste mucho menor que lo que cuesta normalmente el uso de sistemas EDI.

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