¿Cómo importar facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas son facturas que se expiden y se reciben en formato electrónico estructurado. En muchos casos, las empresas no tiene el sistema que les permita una correcta conversión, envío y gestión de este tipo de facturas. Una de las formas más rápidas y eficaces de proceder es importar las facturas electrónicas a un proveedor de servicios para que las envíe a tus clientes. ¿Pero sabes qué opciones tienes o como lo puedes hacer?

En estos casos, la mejor opción que tienes para importar tus facturas electrónicas es trabajando con un proveedor de servicios de facturas electrónicas, que esté conectado con el número máximo de redes posible. De esta manera, solo debes importar tus facturas y de una forma automática o semiautomática, puedes conectar con todos tus clientes que te soliciten el uso de los formatos estructurados.

Otra opción es importar las facturas en los Puntos Generales de Entrada de facturas o en las plataformas o redes donde se encuentran tus clientes. El problema en estos casos, es que debes subir el archivo de la factura por separado, a cada plataforma o red y en algunos casos estos no es posible.

Importación de facturas electrónicas

Si eres el emisor de una factura electrónica, debes generarla en formato Facturae, en el caso de que quieras generar una factura electrónica para un receptor Español. Este formato es un archivo XML que contiene toda la información de la factura y que debe estar firmado digitalmente con un certificado electrónico reconocido (solo cuando necesitas facturar a la Administración Pública).

Para generar una factura electrónica en formato estructurado, puedes utilizar alguno de los siguientes métodos:

• Usar un software de facturación que permita generar y enviar facturas electrónicas en formato estructurado. Existen muchas opciones en el mercado, algunas de ellas gratuitas o con planes adaptados a las necesidades de los autónomos y las pequeñas empresas.
• Usar una aplicación de escritorio que te permita generar y firmar facturas electrónicas. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ofrece una aplicación gratuita llamada Facturae, que se puede descargar desde su página web. Esta herramienta solo te permite generar facturas electrónicas en el formato aceptado por la Administración Pública Española.
• Usar un editor de texto o una hoja de cálculo que permita crear y editar archivos XML. Este método requiere tener conocimientos técnicos, por lo que no es el más recomendable para los usuarios no expertos.

Una vez generada la factura electrónica en formato estructurado, debes enviarla al receptor usando el método de envío correcto. Las opciones más habituales son los Puntos Generales de Entrada de España (FACe, EFACT, FACeB2B, etc), otras redes internacionales como Peppol, ChorusPro, etc o incluso el correo electrónico. Si la factura va dirigida a una Administración Pública, debes enviarla a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe), que es el sistema habilitado por el Gobierno para recibir las facturas electrónicas de sus proveedores.

Importación con un proveedor de facturas electrónicas

Lo más recomendable para las empresas es trabajar con un proveedor de facturas electrónicas. Esto ofrece diferentes opciones de “importación” de facturas electrónicas. Por norma general, estos proveedores de servicios permiten la importación de facturas de forma manual o de forma automatizada (gracias a la integración). Por otro lado, y aunque no se considera realmente una importación, están conectados con diferentes redes o plataformas de envío de factura y permiten la creación manual de la factura electrónica, el envío y registro a través del método que requiere cada receptor, usando diferentes opciones de envío. Es una muy buena alternativa para aquellas empresas que no puedan generar e importar sus facturas electrónicas.

Importa tus facturas electrónicas a B2Brouter

B2Brouter es proveedor de factura electrónica que te permite crear y enviar de forma manual tus facturas electrónicas, con todos tus clientes nacionales e internacionales. Pero si no quieres hacer procesos manuales:

• Importa las facturas electrónicas desde dentro de tu cuenta, utilizando formatos como Facturae, UBL u otros.
• Importa de forma automática y masiva las facturas electrónicas gracias a la integración de tu sistema de gestión con B2Brouter, empleando formatos como Facturae, UBL, CSV, entre otros. No necesitas acceder a tu cuenta de B2Brouter si no quieres, trabaja directamente desde tu sistema.

¿Quieres exportar también en tu sistema las facturas de proveedores?

B2Brouter también te permite la gestión de las facturas recibidas a través de diferentes canales y utilizando diferentes formatos, para que las integres y gestiones desde tu sistema de gestión.