Todo sobre Ley Crea y Crece y la factura electrónica

La Ley de Creación y Crecimiento Empresas (Crea y Crece), es una ley pensada para fomentar la creación y crecimiento de las empresas españolas, la lucha contra la morosidad y potenciar la digitalización, entre otras cosas. Uno de los puntos más importantes de la Ley Crea y Crece es la factura electrónica, que será obligatoria para todas las empresas. Te contamos todo lo que necesitas saber.

¿Qué es la Ley Crea y Crece?

Se trata de una ley ya aprobada, que sobre todo se ha desarrollado pensando en facilitar y agilizar los procesos de creación de nuevas empresas españolas. Este reglamento define algunos puntos pensados para poder reducir obstáculos administrativos y económicos, que actualmente actúan como barrera a la hora de crear una empresa. Estos son algunos de los puntos destacados:

• Creación de empresas con menos barreras administrativas, como la creación de forma telemática.
• Creación de sociedades de responsabilidad limitada con un capital social de tan solo un euro.
• Ayudas para emprendedores y mecanismos de financiación alternativa como por ejemplo “crowdfunding”.
• Medidas contra la morosidad.
• Mejora de instrumentos de financiación para empresas.

Otros puntos que trata el reglamento de Ley Crea y Crece de 2023

Debes saber que no es solamente una ley pensada para fomentar la creación de empresas. Otros puntos importantes están enfocados en promover la digitalización de las empresas (se puede ver en la implementación de trámites administrativos de forma telemática) y la lucha contra la morosidad comercial. En este sentido, se define un cambio fundamental que afecta a todas las empresas del país. Se trata de la implementación de la factura electrónica obligatoria que, aparte de digitalizar los procesos administrativos, también pretende incentivar el cumplimiento de las obligaciones de pago por parte de las empresas.

¿Qué dice la Ley Crea y Crece sobre facturación electrónica?

Uno de los puntos que trata esta ley es un nuevo enfoque respecto a las normativas de factura electrónica, que modifica la actual. Se trata de uno de los puntos más relevantes a causa de su magnitud, ya que implica un cambio de paradigma que afectará a todas las empresas y autónomos del país. La intención es generalizar el uso de la factura electrónica, hecho que a su vez permitirá al estado luchar contra la morosidad que se produce en las transacciones comerciales, además de poder desarrollar un control fiscal más exhaustivo.

Con la aprobación de la Ley Crea y Crece, empieza la cuenta atrás para la factura electrónica obligatoria entre empresas privadas. Esto quiere decir que en un periodo corto de tiempo, todas las empresas y autónomos Españoles tendrán que emitir y poder recibir factura electrónica, con todos sus clientes y proveedores.

Este cambio no se va a producir de golpe, ya que las empresas tendrán cierto margen para implementar la factura electrónica en sus procesos. Este es el calendario:

• El 15 de setiembre de 2022 se aprobó la Ley Crea y Crece en el congreso.
• El 29 de setiembre de 2022 se publicó la Ley Crea y Crece en el Boletín oficial del Estado.

Respecto a la nueva normativa de factura electrónica de la Ley Crea y Crece, el Gobierno tenía un plazo máximo de 6 meses para la definición y desarrollo del reglamento, además de las cuestiones técnicas, una vez publicada la Ley en el BOE. Esto quiere decir que como muy tarde, el reglamento debería estar listo el 29 de marzo de 2023, pero de momento no se han cumplido los plazos. Esto quiere decir:

• Después de un año de la publicación del reglamento, las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones anuales tiene un año para implementar la facturación electrónica en sus procesos. Esto quiere decir que deberán empezar a emitir factura electrónica con sus clientes privados y deberán tener la capacidad de recibir factura electrónica, para sus proveedores privados que también estén en la misma situación. Se estima que la fecha definitiva será en 2025.
• Para las empresas y autónomos que facturan menos de 8 millones anuales, el plazo de implementación de la factura electrónica es de dos años. Como consecuencia, estas empresas deberán empezar a enviar y recibir factura electrónica con sus clientes y proveedores, dos años después de la publicación. Se estima que la fecha definitiva será en 2026.

Como aún no se ha definido el reglamento, no podemos garantizar que estas fechas sean exactas. Además, tampoco se han definido los aspectos técnicos o como funcionará este proceso. De todas formas, una vez tengamos esta información te lo contaremos en nuestro artículo sobre factura electrónica obligatoria. En este artículo te hablamos de todos los casos en los que te afecta la factura electrónica y como cumplir con la ley.

Estos son los puntos que define la nueva ley de facturación electrónica:

Control de las facturas electrónicas

Un punto importante es el control de los cambios de estados de las facturas. La ley define que hay ciertos estados que deberán comunicarse de forma obligatoria, lo que permite fomentar el control y el cobro de las facturas, dentro de plazo correcto. Los estados obligatorios son:

• Aceptación de la factura electrónica.
• Pago de la factura electrónica.

En este punto hay que considerar que, según la ley, el plazo máximo de pago de una factura es de 60 días. Esto permitirá tener un control más exhaustivo y disminuir la morosidad de las empresas.

Firma de las facturas

El emisor de la factura electrónica deberá firmarla con certificado electrónico. La firma también podrá ser delegada, siendo firmada por parte del proveedor de servicios de facturación.

Formato

Se deberán intercambiar facturas en formato electrónico estructurado. Como la normativa afecta en diferentes momentos a las empresas, cuando una empresa tenga que intercambiar facturas con otra organización no afectada, deberá tener la capacidad emitir las facturas tanto en el formato electrónico estructurado, como en PDF.

Se aceptarán formatos estructurados como Facturae, UBL , CII y EDIFACT. El PDF no, ya que no es un formato estructurado.

¿A quién afecta la nueva ley de factura electrónica?

A pesar de que la implementación de la factura electrónica será obligatoria, la nueva ley afectará a todas las empresas Españolas y a los autónomos, sin excepción.

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Teniendo en cuenta que los procesos de facturación electrónica pueden ser complejos y que el hecho de incumplir con la nueva normativa puede acarrear sanciones, es muy importante para las empresas y autónomos disponer de una solución de factura electrónica que permita una gestión ágil de los procesos administrativos.

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Preguntas frecuentes

Como expertos en facturación electrónica, recibimos muchas consultas sobre este tema, por parte de empresas, partners y usuarios. Compartimos contigo algunas de las dudas que más nos han trasladado:

¿Hay que hacer factura electrónica a particulares (B2C) o bastará con un ticket de caja?

Las empresas y los autónomos deberán hacer facturas electrónicas a las empresas o autónomos, pero a los particulares no. Las transacciones B2C están excluidas de la Ley de Crea y Crece, por lo tanto, bastará con el ticket de caja.

¿Las empresas que tienen una plataforma propia, cuando entre en vigor la ley, tendrán la obligatoriedad de conectarse a otros operadores de forma gratuita?

Sí. «Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. De la misma forma, las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de las soluciones de facturación electrónica.»

¿Se puede contabilizar una factura que no sea efactura?

A partir de que sea obligatoria la factura electrónica no se deberían contabilizar facturas emitidas por proveedores nacionales que no sean electrónicas. Si el emisor incumple sus obligaciones de factura electrónica, además de poder ser sancionado de conformidad con la LGT, Hacienda podría considerar dichas facturas como no deducibles al tener errores formales que inciden en la gestión, lo que le impediría la deducción del IVA.

¿La facturación electrónica es obligatoria si el cliente o el proveedor es de otro país?

No. Solo es obligatoria si el cliente y el proveedor son españoles.

Si recibimos la factura de otro país en PDF, ¿Cómo hacemos para integrarla en nuestro sistema?

Deberemos teclear los datos en nuestro sistema o utilizar un OCR.

¿El formato será unificado con la UE para el reporte de VIDA?

El Gobierno ha decidido mantener como prioritario el formato local XML Facturae, además de aceptar EDIFACT.

Ha incluido UBL y CII por obligación legal y estos, definidos en la Decisión de Ejecución (UE) 2017/1870 de la Comisión serán los únicos que se puedan usar cuando VIDA entre en vigor.

¿Durante cuánto tiempo una empresa debe tener disponibles sus facturas de clientes? ¿Qué sucede si un cliente deja de serlo?

Las empresas deberán mantener un histórico de 4 años. Aunque el cliente haya dejado de serlo, podrá solicitar copias gratuitas de los últimos 4 años.

¿Qué va a pasar durante el periodo transitorio entre la obligación de empresas grandes y empresas que facturan menos de 8 millones?

Durante el periodo de convivencia entre las empresas obligadas a emitir factura electrónica y las que todavía no lo estén, solo afectará a las relaciones entre aquellas empresas que estén obligadas en ese momento.

La facturación con las no obligadas se realizará como hasta ahora, salvo que estas decidan voluntariamente adelantarse al plazo y trabajar con facturación electrónica.

Si soy una empresa que facturo más de 8 millones y recibo una factura en PDF de un proveedor que todavía no esté obligado (factura menos de 8 millones), ¿Puedo aceptarla o tengo que obligarle a que sea electrónica, aunque él todavía no esté obligado?

Legalmente el proveedor no estará obligado a emitirla hasta la fechacorrespondiente, no obstante, para evitar eso, muchos grandes compradoresincluyen en sus condiciones generales de contratación la obligación de facturaciónelectrónica y a partir de ese momento, la relación está regulada por dicho acuerdoentre las partes.

¿Cuántos días habrá para comunicar el estado de la factura, una aceptada, rechazada o pagada?

El borrador de reglamento indica «La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.»

¿Respecto a los cambios de estado de la factura, en agosto se podrá pedir un plazo de «vacaciones» para no tener que comunicar el cambio de estado en un máximo de 4 días?

No está previsto.

¿Qué pasará con las plataformas públicas que permiten el envío de facturas electrónicas a organimos públicos?

Las nuevas leyes no modifican la facturación B2G. Lo normal será que se mantengan.

¿Si debemos enviar una copia de la factura a una persona que nos la ha solicitado, podremos enviarla en PDF junto con la electrónica, para que la puedan leer sin problema?

La obligación de emisión de una factura en un formato electrónico no impide que puedan, adicionalmente emitirse copias en otros formatos, incluido PDF. De hecho, durante el año que media entre la fecha límite para las grandes empresas y la fecha límite para las pequeñas, el borrador de reglamento prevé que se emita obligatoriamente copia en PDF. A parte, es importante recordar que si utilizas un software de factura electrónica, también podrás visualizar la factura de forma legible.