¿Qué es el formato UBL?

¿Sabes qué es el UBL? La puesta en marcha de la factura electrónica es un gran avance. Desde el  2015 la factura electrónica es obligatoria en nuestras relaciones con la administración y pronto para todas las empresas. A pesar de que en España se utiliza el formato Facturae, la Unión Europea está haciendo esfuerzos para que los países miembros implementen el UBL, que cada día es más importante en todo el mundo.

¿Qué es UBL?

El formato UBL (Universal Business Language) tiene como fin simplificar la automatización del intercambio de información financiera mediante el uso del lenguaje XML. Este lenguaje es muy usado hoy en día y su estandarización simplifica mucho la gestión de datos y de la información. Lo que se pretende con el formato UBL, es que empresas de todo el mundo puedan intercambiar documentos electrónicos. Este intercambio se produce con un mismo lenguaje, adaptado a las necesidades fiscales de cada país receptor.

Este es el formato que se emplea para intercambiar factura electrónica y otros documentos electrónicos a través de la red Peppol. Esta es una red internacional muy usada a nivel europeo. En los últimos años, Peppol se ha expandido a países como Australia, Nueva Zelanda, Japón, Singapur, Estados Unidos, etc.

El formato UBL de facturación electrónica

El formato XML (lenguaje marcado extensible) es un formato de texto donde se representan los datos o la información de una manera estructurada. Este permite que los sistemas informáticos puedan gestionar y tratar estos datos de una forma muy sencilla.

Como comentamos anteriormente, el formato UBL es un tipo concreto de formato XML. A pesar de que es posible generar diferentes tipos de documentos electrónicos en formato UBL, el documento más utilizado y conocido es la factura electrónica.

¿Cuántos lenguajes existen para hacer una factura electrónica?

Actualmente, existen muchos lenguajes para crear y enviar factura electrónica. De hecho, en España las facturas en formato estructurado (generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y tramitadas automatizadamente por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor) pueden ser en formatos XML, como UBL o Facturae, EDIFACT, u otros.  Esto genera que haya múltiples sistemas y programas. Por este mismo motivo y para facilitar la comunicación con las administraciones públicas de la Unión Europea, se quiere impulsar un formato único de factura electrónica. De esta manera se simplificará y agilizará el sistema de facturación actual entre todos los países.

De manera general, el formato XML es el más extendido y estandarizado, y cada país tiene implantado su propio sistema de facturación electrónica. Por ejemplo, en Italia se utiliza FatturaPa, en Portugal una variante de UBL o en Bélgica el Peppol BIS (una evolución del UBL).

Segun la UNE (Asociación Española De Normalización) y la norma UNE-EN 16931, desde el 9 de enero de 2019 se establece un modelo semántico de datos para los elementos principales de una factura electrónica. Se busca permitir la interoperabilidad en el comercio transfronterizo, intersectorial y nacional. Este modelo se puede usar entre facturación de empresas tanto de sector privado como del sector público. Por ello se opta por instaurar el formato UBL como el estándar para la realización de las facturas electrónicas. A pesar de esto, el formato Facturae no desaparece para las transacciones entre empresas españolas.

¿Qué se pretende el estándar UBL?

Además de facilitar y simplificar los trámites y la gestión, la implantación del sistema UBL de manera estandarizada permite reducir costes y evitar problemas. Todas las organizaciones, públicas o privadas, se pueden comunicar entre sí con el mismo lenguaje y la misma estructura de los datos. Es decir, cualquier factura remitida a las administraciones públicas de toda Europa tienen datos comunes, lo que homogeneizan su contenido y lo hacen fácilmente interpretable, minimizando el riesgo de fallos y el tiempo en su gestión.

Este formato ya se utiliza en muchos países de la Unión Europea como Suecia, Holanda, Bélgica, Alemania, etc. Todo apunta a que cada vez más países de todo el mundo harán obligatoria la factura electrónica a las empresas que quieran facturar a la administración, eligiendo UBL como el formato estándar para sus facturas electrónicas. Europa avanza hacia un lenguaje y formato común en las comunicaciones B2G de todos los países comunitarios y aquellos que quieran seguir los pasos de la UE.

¿Cómo generar una factura electrónica en formato XML UBL?

Al tratarse de un formato electrónico estructurado, generado en lenguaje informático, la creación manual del archivo no es una recomendación. Además, teniendo en cuenta que para intercambiar el documento es necesario registrar la empresa en un Punto de Acceso Peppol, lo mejor en este caso es trabajar con un proveedor de servicios que te facilite la creación de las facturas electrónicas en formato UBL.

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