Facturas Verificables: Qué son, cómo funcionan y ventajas del sistemas Verifactu
En un mundo cada vez más digitalizado, la transparencia y la eficiencia en los procesos de facturación se han convertido en una prioridad para empresas y autoridades fiscales. Las facturas verificables son una herramienta clave para mejorar el cumplimiento fiscal y garantizar la integridad de la información. En este artículo, exploraremos qué son las facturas verificables, cómo funcionan, qué ventajas ofrecen, y cómo se relacionan con los sistemas VeriFactu de la Agencia Tributaria.
¿Qué son las facturas verificables?
Las facturas verificables son un tipo de documento de facturación que cumple con estrictos controles de verificación para garantizar su autenticidad, integridad y validez. Estos controles aseguran que la información contenida en las facturas sea coherente, completa y cumpla con la normativa fiscal vigente, evitando fraudes y errores comunes.
Definición y concepto de factura verificable
Una factura verificable es aquella que, gracias a la intervención de un sistema automatizado de verificación, como VERI*FACTU, se valida para cumplir con los estándares establecidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este tipo de factura no solo se emite electrónicamente, sino que también pasa por un proceso de verificación que confirma su correcta emisión y registro.
Importancia de las facturas verificables para empresas
Para las empresas y los contribuyentes, utilizar facturas verificables ofrece garantías adicionales en cuanto a la transparencia de la información fiscal y facilitar la relación con la AEAT. Estas facturas ayudan a reducir errores, evitan sanciones y agilizan los procesos de auditoría, mejorando la confianza en la información emitida y recibida.
¿Qué son los sistemas de emisión de facturas verificables?
Los sistemas de facturas verificables, son aquellos sistemas que además de cumplir con esos requisitos específicos (integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad), también se conectan directamente con la AEAT pera la presentación en vivo de la información de las facturas.
Introducción al Sistema VERI*FACTU
El sistema VERI*FACTU es un sistema de la AEAT destinado a la remisión y registro de información de facturación. Aunque el sistema no se centra en la verificación tradicional de las facturas, sí garantiza la integridad y validez de la información enviada. VERI*FACTU valida tanto el formato de los datos como las reglas de negocio, garantizando que la factura cumple con todos los requisitos normativos. Si quieres entender mejor cómo funciona VeriFactu, te lo contamos todo aquí:
Todo lo que necesitas saber sobre VeriFactu
¿Cómo funciona el sistema de emisión de facturas verificables o VeriFactu?
En el caso del sistema VeriFactu, que afectará en breves a todas las empresas españolas, se basa en un proceso que implica los siguientes puntos:
- Validación de formato XML: Se realiza una verificación del formato XML utilizando esquemas XSD, asegurando que la información enviada se ajusta a la estructura definida por la AEAT.
- Validación de Reglas de Negocio: Comprueba que los datos de facturación cumplen con las normas fiscales, como la validez de los NIF, la correcta numeración de las facturas y los cálculos de impuestos.
- Huellas Digitales y Encadenamiento: Cada registro de facturación incluye una huella digital y está encadenado al registro anterior, garantizando la trazabilidad e inmutabilidad de los registros.
- Códigos de error: En caso de errores, la AEAT envía códigos de error con descripciones, permitiendo a los emisores corregir inconsistencias y asegurar la calidad de la información.
Diferencias entre facturas verificables y facturas convencionales
Las facturas verificables se diferencian de las facturas convencionales, principalmente en el nivel de verificación y validación al que son algunas todas. Mientras que una factura tradicional puede emitirse sin pasar por controles automáticos, las facturas verificables pasan por rigurosos filtros que garantizan su autenticidad y coherencia fiscal. Además, estos controles impiden la modificación y alteración de estas facturas.
Ventajas de los sistemas VeriFactu
Beneficios para empresas y autónomos
El uso de facturas verificables a través del sistema VeriFactu presenta varias ventajas:
- Ahorro de tiempo y costos: Automatizar el proceso de verificación reduce significativamente el tiempo invertido en tareas de facturación y minimiza los errores humanos.
- Mejora en la seguridad fiscal: La trazabilidad y verificación automática ayudan a proteger a las empresas de posibles auditorías y sanciones.
- Menor control fiscal: Es importante tener claro que el hecho de presentar la información de las facturas al momento, hace que la propia AEAT tenga un menor control fiscal hacia la empresa, a causa de estar presentando en vivo la información de sus facturas.
Reducción del Fraude y Mejora del Cumplimiento Normativo
Las validaciones automáticas y el encadenamiento de huellas digitales previenen la manipulación de la información y aseguran que todas las facturas sean válidas y cumplan con la legislación vigente.
¿Cómo emitir una factura verificable?
1. Uso de un sistema VeriFactu
Para emitir una factura verificable, es necesario cumplir con ciertos requisitos técnicos y normativos, como la generación de la factura en formato XML y el uso de un software homologado por la AEAT.
2. Proceso paso a paso para emitir una factura verificada
- Generar la factura en formato XML: Utilizando un software de facturación homologado.
- Enviar la factura a la AEAT: El sistema validará el formato y la información fiscal, para el registro de los datos a la AEAT.
- Corregir errores en caso de rechazo: Si se identifican errores, la AEAT enviará códigos de error que deberán ser corregidos antes de la aceptación final.
Aspectos legales y requisitos
Normativa vigente sobre las facturas electrónicas y verificables.
La AEAT regula la facturación verificable con el objetivo de garantizar la transparencia y prevenir el fraude fiscal. Las facturas verificables se encuentran amparadas bajo estas normativas, que aseguran su correcta emisión, registro y trazabilidad.
¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una factura verificable?
Aunque todas las facturas verificables son electrónicas, no todas las facturas electrónicas cumplen con los criterios de verificación impuestos por VERI*FACTU. La diferencia radica en el proceso adicional de validación y garantía de integridad.
Recomendaciones para cumplir con la normativa fiscal
Es importante que las empresas adopten herramientas de facturación homologadas y sigan las directrices emitidas por la AEAT para evitar errores comunes y asegurar el cumplimiento fiscal.
¿Cómo preparar los sistemas de facturación verificables?
Adoptar sistemas de facturación verificables no solo mejora la relación con la AEAT, sino que también asegura una mayor trazabilidad y control en la gestión financiera de la empresa. Pero lo más importante, va a ser obligatorio en breves tanto para las empresas que utilizan este tipo de software, como para los distribuidores o desarrolladores.
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- Seguridad y trazabilidad: Garantiza la seguridad y trazabilidad de todas tus facturas con huellas digitales y encadenamiento de registros.
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