¿Sabes cómo convertir una factura PDF a Facturae?

A causa de las nuevas normativas, cada vez es más común que las empresas implementen la recepción y envío de factura electrónica. Sin embargo, todavía hay muchas dudas sobre la diferencia entre una factura electrónica y una factura en PDF y como es posible convertir una factura PDF a Facturae. En este artículo te aclaramos todo esto y te explicamos cómo puedes generar fácilmente tus facturas electrónicas.

¿Es lo mismo factura electrónica que una factura en PDF?

No, no es lo mismo. Una factura electrónica es un documento digital que cumple con un formato estructurado, en cambio, una factura en PDF es un documento digital que se genera a partir de una factura impresa. Estas son algunas de sus diferencias:

En España, el formato de factura electrónica es Facturae.

¿Puedo convertir un PDF a Facturae?

Debes tener en cuenta que un PDF es como una imagen o fotografía. Además, cada factura tiene un diseño o estructura diferentes, según el emisor. Esto hace que sea prácticamente imposible poder automatizar la conversión de la factura en formato PDF a factura electrónica en formato XML. En el caso de usar una herramienta tipo OCR para realizar dicha conversión, debes tener en cuenta que no se van a interpretar los datos correctamente. Por lo tanto, es arriesgado, ya que ninguna empresa quiere emitir una factura electrónica con datos incorrectos.

Teniendo en cuenta lo anterior, existen diferentes herramientas o servicios que te facilitan el trabajo de una forma más fiable que convertir un PDF. Una opción sencilla es utilizar un generador/convertidor online. Muchas veces, este tipo de convertidores te permiten generar la factura electrónica gratis, rellenando un sencillo formulario con los datos que debe contener la factura electrónica y conectando con el receptor.

Por otro lado, hay algunos software de facturación que te permiten hacer algo similar. Acostumbran a ser sistemas de gestión o ERP. Este tipo de herramienta están muy preparadas para aspectos como la contabilidad y gestión de la empresa, pero tiene ciertas limitaciones respecto a la creación y envío de facturas electrónicas en formato estructurado. Por ejemplo, en muchos casos solo pueden generar facturas en formatos locales como Facturae (en el caso de España), pero no en formatos internacionales (por ejemplo formato UBL). Además, este tipo de herramientas no suelen estar conectadas a las redes nacionales o internacionales, de intercambio de documentos electrónicos. Esto implica que deba usarse una solución como la mencionada anteriormente, o realizar ciertas tareas manuales que son poco eficientes para las empresas.

¿Y al revés? Convertir una factura en XML a PDF

Este escenario es el mismo que el anterior. La única diferencia es que en este caso hace referencia a la recepción de facturas en lugar de la emisión. Para proceder, las opciones son exactamente las mismas que en el caso de la emisión de la factura. A pesar de esto, al tratarse de facturas recibidas, es más seguro el uso de un OCR para digitalizar y registrar las facturas de proveedores. Pero recuerda, en estos casos siempre es necesario un trabajo manual.

Ya existen muchos casos en los que las empresas deben recibir facturas electrónicas en formato estructurado (cuando un contratista del estado debe recibir la factura de un subcontratista). Además, con la nueva normativa de facturación electrónica obligatoria en España, todas las empresas deberán poder recibir factura electrónica en formato estructurado y la recepción de facturas en formato PDF no estará permitido.

Convierte el PDF a factura electrónica en XML con B2Brouter

B2Brouter es un software de facturación electrónica e intercambio de otros documentos electrónicos. Con B2Brouter las empresas pueden enviar y recibir facturas electrónicas en formato estructurado como Facturae o UBL, entre otros, y conectar directamente con clientes o proveedores. ¿Sabes cómo puedes convertir tus facturas electrónicas en XML?

Convertir PDF a XML para la emisión de facturas electrónicas

1. Genera la factura desde B2Brouter, rellenando un sencillo formulario. El sistema se encarga de convertir la factura a XML en el momento del envío. También en PDF si lo deseas.
2. Conecta tu sistema de gestión con B2Brouter y envía la información de tus facturas usando diferentes lenguajes. Luego B2Brouter convierte las facturas electrónicas en el momento del envío.

Convertir de XML a PDF para la recepción de facturas electrónicas

1. Recibe las facturas en B2Brouter en diferentes formatos electrónicos y el sistema las convierte a PDF.
2. Sube las facturas recibidas en formato PDF y el sistema las registra y las convierte en formato XML si lo deseas.
3. Conecta tu sistema de gestión o ERP con B2Brouter, recibe las facturas en la plataforma en diferentes formatos y B2Brouter las exporta a tu sistema.

Las facturas electrónicas son una forma más eficiente y segura de enviar y recibir facturas. Si tu empresa aún no utiliza facturas electrónicas, es importante que empieces a implementar estos procesos, ya que en poco tiempo todas las empresas deberán hacerlo de forma obligatoria.