Solución a una factura electrónica rechazada
¿Tienes una factura electrónica rechazada? Cuando gestionas la factura electrónica puede ser que se produzcan rechazos por parte del receptor, los cuales impiden el registro correcto de la factura. En este artículo te explicamos qué son y cómo solucionar esta situación.
Factura electrónica rechazada
Una factura electrónica rechazada es aquella que ha sido rechazada por el receptor debido a algún motivo específico. Esto significa que la factura no se acepta como válida y no es procesada para el pago. Al enviar una factura electrónica, antes de que tu cliente la pueda rechazar, esta se registra en el punto de entrada correspondiente. En el momento en que ya está registrada, el receptor tiene la opción de rechazarla.
Hay varias razones por las cuales tus clientes pueden rechazar tus facturas electrónicas. Algunos motivos comunes incluyen errores en los datos de la factura, falta de documentación requerida y discrepancias en los importes, entre otros. Es importante que tengas en cuenta que siempre es el receptor quien rechaza la factura.
¿Cómo saber los motivos de rechazo de una factura electrónica?
Cuando una factura electrónica es rechazada, generalmente se notifica al emisor sobre el motivo del rechazo y se solicita que se realicen las correcciones necesarias. No obstante, esto no siempre sucede, ya que dependiendo del método de entrega de la factura que utilices o de como gestiones tus facturas electrónicas, puede ser que no te llegue una notificación.
Por ejemplo, si usas el servicio de factura electrónica gratis de B2Brouter, te informamos del cambio de estado de todas tus facturas emitidas, así no te pierdes nada. Además, con los diferentes planes también existe la opción de activar las notificaciones del estado de tus facturas a través de correo electrónico. Consideramos que es relevante resolver las facturas rechazadas lo antes posible para evitar retrasos en el pago y mantener una buena relación comercial con el receptor de la factura.
Factura rechazada en FACe
Como ya hemos comentado, al enviar una factura electrónica y subirla al portal de FACe, esta consta con un número de registro administrativo y, por tanto, un justificante de presentación. Estos datos hacen que FACe dé por válida la factura. Si después de esta validación la factura pasa a estar rechazada, se deberá a que el personal de la oficina contable o unidad tramitadora destinatarias han realizado sus validaciones internas y han procedido a rechazar la factura.
Normalmente, FACe no facilita más información que el motivo del rechazo de la factura proporcionado por el mismo cliente, tampoco notifica siempre del rechazo. Es por este motivo que recomendamos contactar con el cliente de manera directa para poder averiguar a qué se debe el rechazo y poder subsanarlo.
No te pierdas ningún rechazo de la factura electrónica por parte del cliente gracias a B2Brouter
Con B2Brouter puedes gestionar tus facturas electrónicas de forma sencilla y además llevar un seguimiento del estado actualizado de todas tus facturas. Por ejemplo:
Notificación de rechazo en el estado de la factura electrónica
En la parte superior de la vista previa de la factura electrónica puedes ver la notificación del estado de la factura. Si se trata de un estado «Rechazada», se muestra sobre un fondo de color rojo, junto al motivo del rechazo que haya indicado el cliente.
Histórico de movimientos de la factura
Para acceder al histórico de actividad en B2Brouter tienes que acceder a la previsualización de la factura. Una vez ahí, en la parte inferior ves todos los movimientos que se han producido de esa factura. Busca el movimiento que indique «Factura rechazada» y consulta el motivo clicando sobre el recuadro que aparece.
Si se trata de un rechazo que no te proporciona suficiente información, debes consultarlo con tu cliente. En el caso de ser un error en el que no entiendas la explicación, nos puedes consultar usando el apartado de soporte que tienes disponible dentro de tu cuenta e indicándonos el número de la factura afectada.
Con B2Brouter puedes consultar el estado de tus facturas siempre que lo necesites, así pudiendo modificarlas y volverlas a enviar con las correcciones correspondientes sin problema. A demás, constamos con un departamento de soporte que está siempre a tu disposición, para ayudarte y atenderte en todo momento.
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