¿Cómo enviar factura electrónica a Portugal?

La factura electrónica se está extendiendo a nivel global. Si eres proveedor de la Administración Pública portuguesa, la normativa da facturación electrónica te afecta aunque tu empresa sea Española. Por este motivo te contamos todo lo que necesitas saber para enviar factura electrónica a Portugal, cumplir con los requisitos y asegurar la correcta presentación de las facturas.

¿Cuándo es obligatorio enviar factura electrónica en Portugal?

En la actualidad, la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas que necesitan facturar a las entidades del sector público. Se empezó a aplicar la normativa de factura electrónica en abril de 2020. La implementación se ha ido aplicando de forma gradual hasta 2023, que no solo afecta a todas las empresas portuguesas, sino que también afecta a los proveedores de otros países.

¿Cómo funciona la e-factura en Portugal?

Para enviar factura electrónica a las entidades públicas en Portugal hay que tener en cuenta ciertos aspectos como el formato estructurado de la factura electrónica y el método o la red por la que hay que tramitar la factura.

Formato de factura electrónica en Portugal

La normativa portuguesa define que se pueden usar diferentes formatos estructurados de factura electrónica:

Formato UBL

El formato XML del tipo UBL es el formato de factura electrónica estructurada en Europa. Según la directiva Europea de factura electrónica, todos los receptors públicos de los países que pertenecen a la Unión Europea debe poder gestionar este format. Por este motivo, este es uno de los formatos aceptados por las entidades públicas en Portugal.

Formato CIUS-PT

El formato CIUS-PT, es otro formato de factura electrónica estructurado, basado en el XML y es el modelo de datos semánticos que propone la norma portuguesa. En realidad, este formato se basa en el UBL 2.2.

Método de envío de la factura electrónica en Portugal?

El modelo de factura electrónica en Portugal es descentralizado. Esto quiere decir que, a diferencia de otros países, las administraciones públicas pueden escoger la solución de facturación electrónica que mejor se adapte a sus necesidades, siempre y cuando cumplan con los formatos de factura electrónica y los estándares establecidos por la normativa local.

Factura Electrónica con eSPAP

eSPAP es le organismo encargado de coordinar la implementación de la factura electrónica en Portugal y del portal de factura electrónica FE-AP. Se trata del portal que habilita el estado para la recepción y tramitación de facturas electrónicas. Este sistema permite a los organismos públicos recibir y gestionar las facturas electrónicas.

Aquí puedes encontrar la lista de todas las entidades públicas que reciben factura electrónica a través de FE-AP en Portugal.

Otros sistemas de facturación electrónica

Pueden darse casos en los que una receptor público no esté adherido a eSPAP. Cuando se da esta situación hay que ver las capacidades del receptor para entender y valorar como es posible realizar el envío de las facturas electrónicas.

¿Cómo enviar una factura electrónica a eSPAP?

El envío de factura electrónica a las entidades públicas de Portugal, a través de eSPAP, requiere realizar ciertos pasos previos antes del envío:

Trabaja con un proveedor de servicios de factura electrónica

A pesar de que puedes crear y registrar la factura electrónica directamente desde eSPAP, siempre es mejor utilizar un proveedor de servicios como B2Brouter, que está conectado con el portal público portugués. Esto te permite una gestión más ágil y sencilla de tus facturas, además te permite gestionar todas tus facturas electrónicas, no solo aquellas que van dirigidas a la administración pública.

Realiza el onboarding en el portal FE-AP

Todos las empresas que necesitan tramitar una factura electrónica a una Administración Pública que realiza la gestión con eSPAP, deben seguir ciertos protocolos previos. Uno de ellos es la adhesión como proveedor de la Administración Pública en FE-AP. Para proceder correctamente hay que seguir estos pasos:

Registrarse en FE-AP:

Como proveedor debes realizar un cuestionario para solicitar la afiliación a la FE-AP.

Este cuestionario recoge datos generales de tu empresa como proveedor, información técnica de transmisión/comunicación, ejemplo de documentos, etc. Con la información recopilada en este procedimiento, el equipo del proyecto FE-AP prepara un entorno de pruebas.

Si trabajas con un proveedor de servicios de factura electrónica como B2Brouter, en este cuestionario debes informar el proveedor con el que vas a trabajar.

Una vez enviado el cuestionario, debes esperar a la confirmación de la configuración del entorno de pruebas. ESPap te envía la confirmación a través de correo electrónico, a la dirección que has indicado en este registro.

Realizar las pruebas de envío de factura electrónica a FE-AP:

Una vez has recibido el correo electrónico de confirmación de eSPaP, puedes iniciar la etapa de pruebas. En este caso, si trabajas con un proveedor de servicios de factura electrónica, debes avisar de que inicias las transacciones de prueba. En este punto es recomendable que hagas los tests con el máximo número de casos que se producen en tu empresa en relación al envío de facturas. Esto te asegura estar preparado para cuando pases a producción.

Una vez finalizada la fase de pruebas debes realizar una solicitud que te permite pasar del entorno test a producción (envíos reales). En este punto, debes evidenciar las pruebas realizadas. Te contamos como proceder en el siguiente punto.

Realiza la solicitud PRD

La solicitud PRD te permite pasar del entorno de test al de producción, donde puedes a empezar a realizar los envíos reales de factura electrónica a tus clientes. Puedes realizar dicha solicitud a través de un enlace que te envía eSPaP o directamente rellenando y enviando este formulario. En este fase se validan las pruebas realizadas en el anterior punto.

Validación de la solicitud PRD

Una vez enviada la solicitud PRD, eSPaP valida la información y te envía un correo electrónico para notificarte del resultado de la validación, las evidencias presentadas y avisarte de que tu cuenta está habilitada para enviar facturas electrónicas en el entorno real.

Adhesión a FE-AP

El último paso, antes de empezar a enviar facturas electrónicas, es formalizar el proceso de adhesión a FE-AP. Se trata de una información que recibes en el correo de validación del paso anterior. Esta es una formalización legal y pública, del acceso  a la factura electrónica a través de la solución FE-AP proporcionada por eSPaP. Una vez hecha la formalización, una vez más FE.AP te envía la confirmación de la adhesión a través de correo electrónico.

Llegado este momento ya puedes empezar a enviar factura electrónica a tus clientes públicos de Portugal.

Gestiona toda tu factura electrónica directamente con B2Brouter

B2Brouter es una solución online que te permite gestionar toda tu factura electrónica con tus clientes públicos (España, Portugal, Francia, Alemania y muchos más) además de todas las facturas con tus clientes privados. Desde una sola plataforma, puedes gestionar la emisión y recepción de todas tus facturas (y otros documentos) en diferentes formatos electrónicos según las necesidades de cada cliente o proveedor.

B2Brouter también te permite gestionar la factura electrónica con los organismos públicos de Portugal, conectando y enviando las facturas directamente al portal FE-AP, de una forma sencilla, rápida, ágil y con un departamento de Soporte que te ayuda con la gestión.