Todo sobre la factura electrónica en Alemania

Como muchos otros países de la Unión Europea, Alemania está instaurando la factura electrónica para las transacciones con la Administración Pública. Esto afecta a todos sus proveedores, no solo a las empresas alemanas. Por este motivo, si eres proveedor de una entidad pública alemana, debes usar la factura electrónica. En este artículo te contamos como puedes hacerlo sin complicaciones.

¿Cuándo es obligatorio enviar factura electrónica en Alemania?

Con la aparición de la normativa europea, la facturación electrónica se ha convertido en el objetivo declarado de la digitalización. En Alemania, este objetivo se ha implementado con el estándar XRechnung. De acuerdo con la Ordenanza de factura electrónica local, todos los organismos públicos federales y otras autoridades de la administración federal están obligados desde el 27 de noviembre de 2020 a aceptar facturas en formato electrónico estructurado del tipo XRechnung.

Este es el calendario del inicio de la factura electrónica obligatoria B2G en los diferentes estados federales:

• Baden-Württemberg (desde el 1 de enero de 2022)
• Bremen (desde el 27 de noviembre de 2020)
• Hamburgo (desde el 1 de enero de 2022)
• Hesse (a partir del 18 de abril de 2024)
• Renania-Palatinado (a partir del 01/01/2024)
• Sarre (desde el 1 de enero de 2022)

En aquellas regiones donde la obligatoriedad ya está vigente, los receptores públicos ya no pueden aceptar facturas en papel o formato PDF. Solo se exceptúan las compras directas inferiores a importes de 1.000 €, los pedidos en el ámbito de la política exterior y de seguridad. Es importante resaltar que la obligatoriedad afecta a cualquier proveedor de la Administración Pública, ya sea nacional o internacional.

¿Cómo crear una factura electrónica en formato XRechnung?

Tal como hemos detallado anteriormente, el formato de factura electrónica en Alemania se llama XRechnung. Se trata de un formato basado en el XML del tipo UBL, con las especificaciones y estándares locales. Se trata de un formato difícil de comprender para las personas, ya que está pensando para ser interpretado y procesado por sistemas informáticos o software de contabilidad.

Cada dato de la factura debe estar alojado en un campo específico asignado, para incluir esa información y el conjunto de datos debe formar un árbol estructurado. Como ves, esto puede ser complicado para una persona sin conocimientos técnicos y por esto es crucial que las empresas utilicen una herramienta especializada, como B2Brouter, para generar y enviar las facturas electrónicas estructuradas.

¿Cómo enviar una factura electrónica a Alemania?

El envío de la factura electrónica a una empresa de Alemania es otro reto con el que tienen que lidiar las empresas. Estos son los métodos de envío disponibles que te permiten tramitar tus facturas electrónicas de forma correcta:

• Peppol (canal recomendado): No es necesario registrarse en la ZRE.
• Subir la factura: Es obligatorio el registro en la respectiva ZRE.
• E-Mail de la ZRE: Es obligatorio el registro en la respectiva ZRE.
• DE-Mail de la ZRE: Es obligatorio el registro en la respectiva ZRE.
• Correo electrónico directo del destinatario de la factura: No es necesario registrarse en la ZRE, pero solo es posible en casos excepcionales.

Tal como indicamos, el envío a través de la red Peppol es el método de envío recomendado, sobre todo para las empresas no alemanas. De esta manera, el emisor de la factura no necesita registrarse en las respectivas ZRE de cada gobierno federal y estatal al que necesite enviar una factura electrónica.

En el caso de transmitir las facturas a través de Pepool, estas se envían desde un Punto de Acceso Certificado de Peppol y a la vez son cifradas. Además, el emisor de las facturas siempre recibe la confirmación de envío correcto a través de un cambio de estado.

Dirige correctamente la factura con el Peppol Id

Otro punto importante es que las facturas deben contener el Peppol Id del receptor. Este identificador permite que la factura electrónica se dirija y reenvíe al destinatario correcto que necesita tramitarla. Se trata de un dato que debe constar en la factura de forma obligatoria y que debe estar claramente identificable, además de ser válido. Cada receptor tiene su propio identificador, por lo que hay que informar el código correcto en cada factura que se necesita enviar.

Los receptores públicos alemanes utilizan un Peppol Id que tiene el nombre de Leitweg-ID. Este es un ejemplo: 04011000-12345 12345-06

¿Cómo obtener el Peppol Id?

En muchos casos estos identificadores no han sido publicados por las autoridades alemanas y no todas las Administraciones Públicas están conectadas a Peppol, por lo que obtenerlo a veces es complicado. Una opción es que lo consultes directamente con tu cliente. Por otro lado, desde B2Brouter nos esforzamos en facilitarte el trabajo lo máximo posible. En algunos casos, gracias al directorio de B2Brouter, te proporcionamos de forma automática los datos fiscales del receptor y su Peppol Id.

Envía factura electrónica a Alemania a través de la red Peppol

Peppol es una red abierta establecida para el intercambio de documentos electrónicos en Europa (y cada vez en más países). Peppol ofrece la transmisión segura y estandarizada como facturas electrónicas y otros documentos (pedidos, albaranes, etc.) y también te permite el envío de facturas electrónicas con las entidades públicas en Alemania.

B2Brouter es un Punto de Acceso Certificado Peppol, que te permite de una forma sencilla crear tus facturas electrónicas en formato XRechnung entre otros formatos (UBL, Facturae, FatturaPA, UBL Chorus Pro, PDF, etc.). Además, también te permite realizar el envío de tus facturas electrónicas a Alemania, a través de Peppol o correo electrónico (entre muchos otros métodos de envío).

Gestiona tu factura electrónica con B2Brouter

B2Brouter es una solución online de intercambio de documentos electrónicos que te permite gestionar tu factura electrónica (además de otros documentos electrónicos), con tus clientes y proveedores de todo el mundo. Te permite enviar factura electrónica a Alemania y también a muchos otros países:

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