Todo sobre la facturación con la Administración

Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio presentar factura electrónica a las Administraciones Públicas por vía telemática. Si eres proveedor de la Administración o estás interesado en el tema, quizás te preguntes cómo cumplir con esta normativa. En el siguiente artículo contamos todo lo que necesitas saber y como puedes hacerlo de forma sencilla y gratuita:

¿Cómo cumplir con la facturación con la Administración?

Cuando necesitas generar una factura para una Administración Española, esta debe contener por ley una serie de datos. Además, existe un formato llamado Facturae común para todas las Administraciones. También debes tener en cuenta que existen variantes, en función de los datos requeridos por cada Administración u organismo público. Estas variantes añaden complejidad al proceso de elaboración.

Para confeccionar tus facturas electrónicas existen varias opciones, desde el desarrollo de aplicaciones para integrarlas en el software de gestión de tu empresa hasta la confección manual, una auténtica locura nada recomendable, ¡ni te lo plantees!.

Los puntos generales de entrada de facturas (más abajo te contamos lo que son) ponen a disposición de los proveedores de la Administración herramientas para la generación de sus facturas electrónicas. Un problema común de estas herramientas es que son poco amigables, complejas y nada intuitivas.  Otro es que debes tener instalado un certificado digital y disponer de una clave para poder firmar tus facturas electrónicas. No todas las Administraciones, además, admiten los mismos certificados. Puede suceder que el que nos sirve para una, no nos sirva para otra.

Por fortuna, la ley contempla que la emisión de la factura pueda ser delegada, y su firma también. En B2Brouter, te ofrecemos una herramienta gratuita para facilitarte la confección de tus facturas y, además, podemos firmarlas por ti. Todo ello en un entorno sencillo e intuitivo. Sin complicaciones.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un archivo informático que contiene toda la información que encontraríamos en una factura en papel. La factura electrónica se distingue de la convencional en que no está impresa y en que en algunos casos debe estar firmada digitalmente. Esta firma se consigue mediante un certificado digital y unas claves. El formato de esta factura hace posible que se pueda enviar y recibir por internet.

¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?

De lo expuesto en el párrafo anterior se desprenden algunas ventajas. Las más evidentes: la reducción de costes en papel, en impresión y en el envío o el desplazamiento para su entrega. Pero a estas ventajas hay que sumarles otras muchas: el ahorro en espacio para la organización y conservación, en mecanismos para su custodia, en esfuerzos para su clasificación y archivo, la posibilidad de su tratamiento directo en nuestro sistema de contabilidad… La factura electrónica es económica, ecológica y potencialmente muy práctica.

Centrémonos ahora en lo referente a la facturación electrónica con las Administraciones Públicas. Es lo importante, ¿verdad?

¿Cómo gestionar la facturación a la Administración Públicaa?

Las Administraciones Públicas han de establecer un único punto general de entrada para las facturas electrónicas. El punto de entrada sería algo así como un mostrador de registro virtual. Hasta el 15 de enero de 2015, en una misma Administración, cada organismo podía tener su página en internet para realizar los trámites de entrada de facturas. En algunas comunidades autónomas, por ejemplo, encontrábamos una para Sanidad, otra para Educación… En la actualidad, esta dispersión ya no es posible. Una Administración equivale a un punto general de entrada.

Algunas Comunidades Autónomas han desarrollado su portal de entrada de facturas electrónicas; otras, junto con ayuntamientos, diputaciones, consejos comarcales, etc., han optado por adherirse a puntos de entrada como FACe, de la Administración General del Estado, como eFACT de la Generalitat de Cataluña o el PGEFe de Castilla-La Mancha.

¿Recuerdas el tema del formato, el método de envío y la firma electrónica? La cosa se complica. Cada receptor público puede estar adherido a un Punto General de Entrada y además. Además, hay que mencionar los códigos DIR3, que son 3 códigos que debes hacer constar en la factura para que el receptor correcto la pueda tramitar. Nada insalvable, pero sí engorroso.

Envía facturas a la Administración Pública con B2Brouter

B2Brouter puede ser una excelente opción para simplificarte el trabajo. Sea cual sea la Administración Pública con la que trabajes, tu factura tendrá el formato adecuado y tomará siempre el camino correcto. Con B2Brouter resuelves varios problemas: crear la factura electrónica con los códigos DIR3, firmar la factura electrónica, enviarla usando el método de envío correcto.

En la ilustración puedes hacerte una idea de lo fácil que es enviar una factura con B2Brouter, en comparación a la complejidad que supone trabajar con el programa Facturae, la solución que ofrece la Administración General del Estado.

Aun hay algo más, pero de momento no está mal, ¿verdad?

¿Cómo sé que mi factura ha llegado a mi cliente?

Una de las ventajas de la factura electrónica es su trazabilidad. En cualquier momento puedes saber en qué situación está dentro de su proceso. Cada punto general de entrada ha definido sus estados con su nomenclatura (aceptada, registrada, pagada…) y los informa por el canal que haya fijado (mail, consulta en el PGE…).

En B2Brouter, esta funcionalidad está integrada: en cuanto tu factura pase de un estado a otro, queda reflejado en el portal, sea cual sea la Administración Pública a la que la hayas enviado.

En definitiva: en B2Brouter haces tu factura electrónica, la frimas de forma sencilla, la envías con solo apretar un botón, la controlas y la cobras. Pero eso ya no es cosa nuestra. No vamos a pagarte las facturas de la Administración, aunque si usas nuestro Plan Basic, tampoco te cobramos. ¿Qué te parece?