¿Que dice la AEAT de Verifactu? Resolvemos algunos datelles

En los últimos meses, el sistema VeriFactu de la AEAT (Agencia Tributaria) ha captado la atención de muchas empresas, especialmente aquellas que trabajan con sistemas de facturación electrónica. Se trata de un sistema que está a punto de convertirse en una obligación legal para todas las organizaciones. Tanto las empresas como los desarrolladores de software, necesitan entender los aspectos técnicos y específicos del sistema para poder cumplir con los requisitos y evitar sanciones.

La documentación técnica de VeriFactu proporcionada por la AEAT es extensa, y en algunos casosos demasiado técnica. En este artículo, intentamos aclarar algunos de los puntos más importantes y algunas de las dudas más comunes.

Si no tienes claro que es VeriFactu, cuando entra en vigor, a quién afecta u otros aspectos más generales, te recomendamos antes leer el siguiente artículo:

Aspectos técnicos importantes de VeriFactu definidos por la AEAT

Como ya sabes, es escencial cumplir con todos los requisitos impueso por VeriFactu. Tanto empresas como desarrolladores de software que generan facturas, deben tener claros estos requsitos para asegurarese que los cumplen todos. Estos son algunos de los puntos más importantes:

Formato y Protocolo de Comunicación:

Los mensajes intercambiados entre los sistemas de facturación y VeriFactu deben estar en formato XML (Extensible Markup Language), y se validan a través de esquemas XSD (XML Schema Definition), lo que garantiza que los mensajes tengan la estructura correcta.

Para la transmisión, se utiliza el protocolo SOAP 1.1 en modo «document» sin codificación, lo que simplifica el procesamiento de los mensajes entre los sistemas.

Seguridad:

La información transmitida debe hacerse mediante HTTPS (protocolo de transferencia de hipetexto seguro), garantizando la integridad y confidencialidad de los datos.

Las aplicaciones o software que envían los registros deben autenticarse mediante un certificado electrónico cualificado, lo que asegura la identidad del emisor.

Codificación y Validación:

Los archivos XML utilizan la codificación UTF-8, lo que permite representar caracteres de diferentes idiomas.

El sistema VeriFactu valida tanto la sintaxis de los mensajes XML como el cumplimiento de las reglas de negocio antes de aceptar los registros.

Te proporcionamos un ejemplo del archivo XML VeriFactu de una factura:

Tratamiento de Errores:

Existen códigos de error específicos que ayudan a identificar y corregir problemas en los registros de facturación enviados a la AEAT.

Los errores se clasifican así:

• No admisibles: Impiden el registro de la información de la factura a la AEAT.
• Admisibles: Permiten el registro de la información de la factura en la AEAT, pero generan advertencias para el emisor.

Control de Flujo:

Se implementa un control de flujo que regula la frecuencia de envío, estableciendo un tiempo de espera entre los envíos y limitando el número máximo de registros por remisión.

Estructura del Mensaje de Remisión:

Los mensajes contienen una cabecera con la información del obligado tributario y, opcionalmente, del representante.

Se incluye una lista de registros de facturación que detalla cada factura. Estos registros pueden ser para nuevas facturas o para anular facturas ya emitidas.

Información en los Registros de Facturación:

Cada factura tiene un identificador único (IDFactura), acompañado de los datos del emisor y del destinatario, y una breve descripción de la operación.

El registro también debe incluir un desglose detallado de la factura, con información sobre la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.

Para asegurar la trazabilidad, cada registro incluye una huella digital que conecta con el registro anterior.

Tipos de Operaciones:

El sistema permite varios tipos de operaciones:

• Alta inicial: Registro de una nueva factura.
• Subsanación: Para corregir errores de facturas presentadas.
• Anulación: Para revertir registros de facturas.

¿Cómo implementar los requisitos definidos por la AEAT sonre VeriFactu?

El éxito en la implementación de VeriFactu depende en gran medida de la correcta integración de estos aspectos técnicos en los sistemas informáticos de facturación. Los proveedores de software están trabajando intensamente para asegurarse de que sus productos sean compatibles con los requisitos de la AEAT, pero las empresas también deben estar preparadas para gestionar este cambio.

No se trata solo de un proceso técnico, sino de una adaptación integral que puede ser complicado. Es importante que las empresas que comienzen a integrar estos sistemas antes de que la ley sea obligatoria. Esto permite tener más tiempo para resolver problemas y aseguran una transición menos crítica. Además, al implementar VeriFactu, las empresas se benefician de una mayor seguridad en la emisión de facturas y una reducción significativa del fraude fiscal.

Solución para desarrolladores y empresas

Tanto si queres adaptar tu empresa, como si eres desarrollador de un software que genera facturas y necesitas adaptarlo, B2Brouter te ofrece una solución adpatable y accesible que permite cumplir con los requisitos sin preocuparse de todos estos aspectos técnicos y legales y sobretodo, sin complicados desarrollos.

Más preguntas frecuentes:

Como expertos en reporte fiscal, recibimos muchas consultas sobre este tema, por parte de empresas, partners y usuarios. Compartimos contigo algunas de las dudas que más nos han trasladado:

¿Qué requisitos deberá cumplir el software de facturación?

El software de facturación electrónica deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Garantizar la integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación, legibilidad y accesibilidad de los registros de facturación.
• Guardar un registro por cada factura expedida y además llevar un registro de los principales eventos que se produzcan en el sistema informático.
• Añadir una huella o “hash” a los registros de facturación de alta y de anulación.
• Tener la capacidad de remitir de forma voluntaria y automática los registros de facturación a la Agencia Tributaria desde el propio software.
• Si no se remite de forma automática los registros, firmar digitalmente cada registro que se genere en la aplicación, para que dichos registros queden adisposición de la AEAT en caso de solicitarlo.
• Permitir a la AEAT el acceso inmediato y la extracción de los datos registrados.
• Generar para cada factura un registro de facturación que incluya un código QR y un identificativo alfanumérico.
• Disponer de una declaración responsable, confirmando que cumplen con lodispuesto en el Reglamento.

¿Cómo se homologa un software?

Un software se homologa firmando una Declaración Responsable.

¿Cómo sabemos si el software está homologado?

El software deberá tener publicado en algún lugar accesible, fácil e intuitivo que ha firmado la Declaración Responsable.

¿Dónde está ese modelo de declaración responsable?

En el artículo 13.

Esa declaración responsable que se le debe pedir al fabricante de software, ¿debe darla obligatoriamente o podría negarse?

Esa declaración es obligatoria. Si el fabricante de software se niega es motivo de sanción de un mínimo de 150.000€. No obstante, es posible que el fabricante no homologue todas las versiones y te obligue a migrar a una versión concreta del software.

¿Las empresas estarán obligadas a remitir los registros de forma automática a la AEAT ( VeriFactu)?

No, la remisión de los registros de facturación será voluntaria. No obstante, el sistema informático deberá tener capacidad de remitir la información a la administración tributaria de forma continuada, automática e instantánea de todos los registros de facturación generados de acuerdo con las especificaciones técnicas. La Administración tendrá derecho a verificar el cumplimiento de la obligación mediante el acceso, descarga, volcado, copiado, consulta o impresión de los datos del SIF (Sistema Informático de Facturación).

¿Cómo se pueden adaptar los autónomos y empresas a esta nueva normativa?

Las empresas y autónomos pueden optar por adaptar sus sistemas informáticos de facturación existentes o utilizar Sistemas de Emisión de facturas Verificables, es decir, Sistemas VeriFactu.

¿Qué contenido tiene que contener un código de QR?

La orden ministerial está pendiente de publicación, por lo que podría variar. De momento el borrador dice lo siguiente:

“El contenido del código «QR» será:

• «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Información de la factura que formará parte de la «URL»:
  • NIF del obligado a expedir la factura.
  • Número de serie y número de la factura expedida.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Importe total de la factura.

¿Un desarrollador de software dónde puede consultar el contenido exacto del QR, así como del hash de las facturas consecutivas y demás?

La Agencia tiene un portal para los desarrolladores de software donde ofrece información a los desarrolladores de software y donde está publicado el borrador de la orden.

¿El código QR afecta también a los tickets?

Sí. Los tickets son facturas simplificadas.

Un autónomo que hasta ahora lleva la contabilidad a mano, y hace facturas en Excel, ¿hasta cuándo podrá utilizar Excel y cuándo deberá tener una contabilidad informatizada?

A partir del 2025 ya no podrá facturar con Excel. A partir del 1 de Julio de 2025, si sigue usando Excel para facturar puede ser sancionado con 50.000€. Excel no es ni será un software homologado de facturación.

¿Cuándo se deberá incluir QR en la Factura y como se diferenciará una factura VeriFactu de una no VeriFactu?

Todas las facturas, excepto las que utilicen el SII, deberán llevar QR. En aquellos casos que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT, estas deberán incluir la palabra VeriFactu.

Con respecto a la facturación a través de un tercero, ¿cómo puede ser el caso de emisión de tickets a través de un programa que nos facilita otra empresa? ¿Hace falta tener software homologado o es la empresa que factura en nuestro nombre?

El obligado tributario es siempre la empresa que factura. Si utilizas software o dispositivos de terceros, debes asegurarte que este software o dispositivo cumple con la ley. También es posible encargárselo a un tercero, como B2Brouter como indica el «Artículo 6. Delegación del cumplimiento. Las obligaciones establecidas en este Reglamento a los obligados tributarios del artículo 3.1 podrán cumplirse materialmente por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que concurra en este la misma condición de destinatario o tercero a efectos de facturación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, a efectos de la obligación de expedir factura, con facultades otorgadas para llevar a cabo el cumplimiento de dicha obligación.

¿Un autónomo también está obligado al reporte fiscal de los registros de facturación?

Un autónomo es una empresa, y por lo tanto también está obligado.

Una sociedad que no está en el SII trabaja con la Administración pública y hace las facturas emitidas con FACe, ¿debe cumplir también con VeriFactu?

FACe es una plataforma que sirve para facturar a la Administración Pública, y VeriFactu es la nueva ley que obliga a factura electrónicamente entre empresas privadas. Por lo tanto, en este caso no sería suficiente porque se debe usar software homologado y/o hacer VeriFactu. Además de emitir factura electrónica (como la que ahora emite para las AAPP), también debe hacerlo en sus operaciones con clientes privados que sean empresarios y profesionales. De todas formas, deberá seguir presentando por FACe, ya que la nueva legislación no modifica la facturación B2G.

¿La AEAT solamente necesitará la información de las facturas enviadas o también de las facturas recibidas?

La AEAT solo necesita información de las facturas emitidas. Todos los emisores están obligados a emitir una copia a la AEAT. Esto implica que la AEAT tendrá constancia de las emitidas por nosotros porque estamos obligados emitirlas, pero también tiene constancia de las que hemos recibido porque, aunque nosotros no tenemos obligación de enviarlas, si la tienen nuestros proveedores.

¿Las entidades sin ánimo de lucro también se ven afectadas?

Sí.

¿Si una empresa obligada al SII un año factura menos del límite requerido para este caso, deberá cumplir con VeriFactu o podrá seguir en SII?

Podrá seguir con el SII.