¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de tu empresa?

Esta duda es más que habitual. Realmente es importante saberlo y tenerlo claro, pues ante cualquier auditoría o requerimiento que podamos tener desde Hacienda o simplemente nuestra gestoría, debemos tener claro durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas de tu empresa. El problema es que no es tan sencillo como parece.

La agencia tributaria recoge en su web que según el artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, se establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. Y además el artículo 165. Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.

Así pues, parece fácil y simple la respuesta, la obligación sería guardar las facturas durante el tiempo que dura el ejercicio fiscal, es decir, un año. Pues no, ya que según Hacienda, tanto para el IRPF como para el IVA, el periodo fiscal comprende cuatro años. Así que la recomendación es guardar las facturas durante los cuatro años siguientes. Y ojo con una inspección de Hacienda donde no respondas al requerimiento, la multa puede ser más que cuantiosa.

La recomendación es guardar las facturas durante los 4 años siguientes.

No olvidemos que al hablar de facturas nos referimos tanto a las que están en papel como a las facturas electrónicas. De hecho la web de la Agencia Tributaria lo especifica claramente: Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos. Tampoco debemos olvidar que hay que guardar tanto las facturas emitidas como las recibidas. Tal y como hemos señalado, ante cualquier inspección hay que justificar los ingresos pero también los gastos.

Hemos hecho referencia al periodo de tiempo que marca Hacienda, porque en general va a ser el que tomemos como referencia cuando hablamos de facturas. Pero si nos fijamos en la normativa mercantil, este plazo aumenta de 4 a 6 años. No debemos perder de vista además que la normativa va cambiando, con lo que es recomendable estar al día de cara a novedades legislativas en materia tributaria, mercantil, etc.

Para garantizar cualquier duda que pueda haber con respecto a nuestra empresa, siempre guarda bien las facturas, en formato papel o en formato electrónico.