Guía completa para implementar la factura electrónica en tu negocio

En un mundo cada vez más digital, la adopción de la factura electrónica se ha convertido en una necesidad para las empresas que buscan optimizar sus procesos administrativos, reducir costos y sobre todo, cumplir con las nuevas normativas. Dar el salto a esta nueva forma de facturar puede parecer un desafío. Por esto, en este artículo te contamos paso a paso cómo implementar la factura electrónica de forma eficiente y sin contratiempos.

Si no tienes claro que es una factura electrónica o cuando es obligatorio, te dejamos dos contenidos donde te lo explicamos en detalle:

¿Cómo empezar con la implementación de la factura electrónica?

Para empezar con la implementación de la factura electrónica, debes tener muy claros algunos puntos, que te ayudarán a tomar las mejores decisiones:

Necesidades de tu empresa

Debes tener clara las normativas que te afectan. No solo debes tener en cuenta las regulaciones locales, si tienes clientes internacionales pueden afectarte otras normativas. Esto te servirá para saber qué características y servicios debe ofrecer el servicio que contrates. Por ejemplo: Formatos de factura electrónica, conexiones, reporte fiscal, etc.

Escoge la solución adecuada

Este punto está muy relacionado con el anterior. Una vez tengas claras las regulaciones que te afectan (pueden ser varias) y las características y servicios que necesitas, llega el momento de encontrar la herramienta adecuada que cumpla con todas las necesidades de tu empresa.

Otro punto importante es el coste. Aparte de las características, debes valorar el coste del nuevo servicio.

Hemos escrito un artículo en el que te hablamos de las características que debes valorar para elegir una solución de factura electrónica, con una comparativa entre diferentes herramientas, coste, etc, donde analizamos la mejor opción.

Implementa los nuevos procesos

Los procesos de facturación electrónica son diferentes y pueden modificar la forma en la que tu departamento de administración está operando con la facturación convencional. Por este motivo te recomendamos que empieces lo antes posible y tratar de reproducir todos los casos de uso que afectan a tu empresa.

Si además necesitas integrar tu sistema de gestión con otra herramienta, deberás realizar la configuración y las pruebas pertinentes para asegurar un buen funcionamiento.

Capacita a tu personal

No se trata solamente de cambiar procedimientos tecnológicos y administrativos, sino también la forma de operar de tus empleados. Ofrece formación a tu equipo administrativo y prepáralo para el nuevo sistema.

¿Qué dificultades puedo encontrar en la adopción de la factura electrónica?

Cuando en una empresa realiza una gran implementación como la de la facturación electrónica, es normal que aparezcan situaciones inesperadas. Lo más importante en estos casos es saber que situaciones puede comportar el reto, ya que el hecho de estar preparado te ayuda a lidiar con los problemas de una manera más ágil. Estos son algunos de los puntos de dolor que puedes encontrarte en estos casos:

Complejidad en los procesos

Con la facturación electrónica la forma de operar es distinta que con la factura convencional. Esto comporta que muchas veces las empresas procedan de forma incorrecta a causa de los cambios que supone. Algunos puntos que las empresas deben tener en cuenta son:

• Una vez enviada una factura electrónica, no es correcto modificarla.
• En muchos casos las facturas electrónicas contienen códigos específicos y obligatorios, que no son utilizados para las facturas convencionales.
• Es posible que en una factura electrónica no puedas añadir toda la información que introduces en una factura convencional o debas hacerlo de otra forma o en campos distintos.
• Los procesos de facturación electrónica obligan a validar ciertos datos, que si no son correctos impiden el envío de la factura.

Sea como sea, estos cambios pueden ralentizar o dificultar los procesos administrativos de la empresa.

Costos adicionales

Contratar un servicio de factura electrónica va a suponer un coste adicional para tu empresa, esto es seguro. Por este motivo, asegúrate que encuentras un proveedor de servicios o una solución que ofrezca un buen precio sin sorpresas o costes extra.

¿Necesitas integrar los servicios en tu sistema?

Si ya dispones de un sistema de gestión o ERP y quieres integrarlo con tu nueva solución de factura electrónica, vas a necesitar invertir tiempo, esfuerzo y recursos en esta configuración.

Personal poco capacitado

Este cambio puede afectar a los trabajadores del departamento de administración. Lo hemos comentado antes, pero debes formar a tu personal para evitar procedimientos incorrectos que afecten a la contabilidad de tu empresa.

¿Cuál es el plazo para preparar mi empresa para la factura electrónica?

Responder a esta pregunta es complicado, ya que depende de varios factores que influyen en el proceso. Para valorar el tiempo, debes tener en cuenta estos puntos:

• Tamaño y complejidad: Las empresas más grandes, con mayores retos administrativos y con estructuras más complejas, acostumbran a necesitar más tiempo para adaptarse correctamente.
• Grado de digitalización: Las empresas que ya han digitalizado algunos de sus procesos, tienen un reto más sencillo.
• Recursos disponibles: Aspectos como personal preparado o disponer de mayores recursos financiaros, son puntos importantes en estos casos.
• Solución tecnológica escogida: Escoger una solución de factura electrónica adecuada, con la capacidad de integrarse con sistemas de gestión, entre muchas otras características, es fundamental.

Por ejemplo, una gran empresa seguramente pueda necesitar integrar sus sistemas de facturación con una solución de factura electrónica. Lo común en estos casos es que tenga que preparar su sistema, implementar la integración e incluso modificar procesos de facturación o funcionamiento habitual del departamento administrativo. En cambio, un autónomo quizás solo necesita registrarse en un servicio que puede cumplir con todos sus necesidades administrativas, y empieza a crear y enviar facturas electrónicas al momento.

Consejos para adoptar la facturación electrónica

Ahora que ya conoces el reto que supone para tu empresa la adaptación a la factura electrónica, te damos algunos consejos para que agilices este proceso:

• No esperes hasta el último momento: Si dejas la implementación para el último momento es posible que tu proveedor de facturación electrónica no pueda poner en marcha el servicio a tiempo. Habrá otras empresas dejando los deberes para el último momento.
• Evaluar el cumplimiento actual: Realiza una auditoría interna para asegurar que cumples con los procedimientos de forma correcta. Es posible que debas cambiar algunos de tus procesos administrativos actuales, para cumplir correctamente con el funcionamiento de la factura electrónica.
• Elegir la solución adecuada: Asegúrate de que encuentras la herramienta que se ajuste mejor a las necesidades de tu empresa y te proporcione los servicios y funcionalidades que necesitas o que puedas necesitar en el futuro.
• Buscar asesoramiento profesional: Pide asesoramiento a expertos en facturación electrónica como B2Brouter.

En resumen, el tiempo que una empresa puede tardar a implementar la factura electrónica, depende de muchos factores. Es importante que empieces ya a prepararte para estos nuevos procesos de facturación, de esta manera te aseguras llegar a tiempo para el cumplimiento normativo, te aseguras no perder oportunidades con otras empresas que ya estén usando la factura electrónica en sus procesos y evitas las sanciones administrativas impuestas por no cumplir las regulaciones o hacerlo de forma incorrecta.

Además, es importante que lo hagas con un socio tecnológico que te lo ponga lo más fácil posible, como por ejemplo B2Brouter, que tiene una versión gratis que te permite empezar de forma sencilla a adaptarte a estos nuevos procesos.