Tot el que necessites saber sobre com validar una factura electrònica

Amb l’aparició de noves normatives, la factura electrònica s’està convertint un mode d’operar essencial per a les empreses. Es tracta d’un procés nou que genera canvis en el departament d’administració, crea i envia les factures. Un dels aspectes més importants, és que és necessari validar la factura electrònica abans de poder-la enviar, registrar i tramitar. Com és un punt crític, t’expliquem tot el que necessites saber per a no tenir problemes a l’hora de gestionar les teves factures electròniques:

Les factures electròniques en formats estructurats, necessiten complir amb uns certs requisits, contenir unes certes dades i complir una estructura concreta definida pel format, per això és tan important la validació. Si no tens clar que és una factura electrònica, t’ho expliquem en un altre article:

Per a què és la validació de factures electròniques i perquè és important?

La validació de les factures electròniques és crucial per diverses raons. Es tracta d’un procés que assegura que la factura compleix amb els requisits legals, fiscals i tècnics de cada normativa o país. Això permet que la factura pugui enviar-se i tramitar-se de manera correcta, ja que els processos de facturació electrònica impedeixen al tràmit d’una factura amb errors de validació.

També ajuda a reduir els errors financers i administratius causats pel departament d’administració. Per exemple, una empresa que rep factures electròniques, pot establir regles de negoci en la recepció. D’aquesta manera, quan rep factures que no compleixen amb aquestes regles, la factura pot ser rebutjada forma automàtica. Això contribueix a millorar i agilitzar la gestió i els processos administratius.

Què ha de validar-se en una factura electrònica?

Aquests són algunes de les validacions que es realitzen en les factures electròniques. Poden ser diferents en funció del format de la factura, la normativa local, el receptor, etc:

Validació de format

Aquest és un dels punts més importants. La factura electrònica, ha de complir i adaptar-se a un format específic, en molts casos del tipus XML. El format pot ser diferent en funció de diverses coses com la normativa vigent, el país, el receptor de la factura, etc. Com a emissor, has de complir aquests requisits i has de generar les teves factures en el format correcte, complint amb les estructura i les regles, per a poder emetre la factura correctament. Existeixen diferents formats estructurats. Alguns exemples són: CII, Fattura PA, Factur-X, Xrechnung i altres més coneguts com Facturae (format Español) o UBL (format europeu). Et deixem més informació d’aquests dos formats:

Validació de les dades

Tota factura ha de contenir unes certes dades obligatòries, això succeeix tant amb la factura convencional com amb la factura electrònica. Malgrat això, els processos de facturació electrònica validen que les factures continguin la informació obligatòria i no permeten l’enviament d’en el cas que no consti o no sigui correcta. En canvi, els processos de facturació convencionals no disposen de procediments que permetin validar totes aquestes dades i en molts casos és possible enviar una factura de manera incorrecta.

Alguns exemples de dades que són validats en les factures electròniques són:

• Dades fiscals de l’emissor. Per exemple, els identificadors de les empreses són validats per a assegurar que són reals.
• Dades fiscals del receptor.
• Dades específiques de facturació (número d’albarà, número de contracte, etc).
• Impostos. Per exemple, existeixen casos en els quals es valida que constin els impostos en la factura o que siguin correctes per a la transacció que s’està realitzant.
• Dades de cobrament de la factura. Per exemple, es valida que consti la informació i que les dades bancàries siguin reals.

Altres validacions

Existeixen altres validacions que són molt específiques i que estan relacionades, per exemple, amb el canal pel qual es tramita la factura, les normatives del país, etc. Aquests són alguns exemples:

• Codis d’encaminament: En funció del mètode d’enviament de les factures, moltes vegades han de contenir uns certs codis que permeten encaminar la factura cap al receptor. Els codis són validats abans de l’enviament.
• Signatura electrònica de la factura: Existeixen casos en els quals, per normativa, les factures han de signar-se amb certificat digital. En aquests casos es comprova que el certificat usat sigui vàlid i estigui en vigor.

Tenint clares les diferents validacions, arriba el moment de generar factures electròniques correctament.

Com validar les factures electròniques?

Existeixen diverses formes, eines i processos que permeten realitzar aquestes validacions.

Validador de factura electrònica

Per norma general, si treballes amb un proveïdor de serveis, les teves factures electròniques són validades abans de l’enviament. En realitzar la validació de totes les dades esmentades anteriorment, t’assegures el correcte enviament i registre de les teves factures electròniques.

Utilitzar aquest tipus de serveis és molt útil, ja que en el cas que la factura electrònica contingui dades no vàlides, aquest tipus d’eines et proporciona la informació necessària perquè puguis realitzar la correcció. Aquest tipus de serveis també ofereixen un servei de suport especialitzat, que pot ajudar-te en aquests casos.

Plataformes de registre de factures

Depenent d’on envies les teves factures electròniques, pots registrar-les de manera manual a la plataforma del receptor (un exemple són els Punts Generals d’Entrada d’Espanya). En aquests casos, la pròpia plataforma realitza la validació de la factura que s’està pujant.

Aquest tipus de validació és útil, si generes les teves factures electròniques amb un generador tipus Facturae. En aquests casos, el nivell d’ajuda que reps és inferior.

Altres formes de validació

Sempre pots realitzar una validació manual. Malgrat això i encara que coneguis perfectament el format de la factura electrònica i les dades essencials. Els processos manuals acostumen a generar errors.

Valida l’XML de la factura electrònica sense esforç (i molt més)

Com veus, són molts els aspectes que has de tenir en compte perquè les teves factures electròniques siguin correctes i puguis tramitar-les sense inconvenients. Però tenim una senzilla solució. Amb B2Brouter crees factures electròniques vàlides, gairebé sense adonar-te:

• Crea factures electròniques en diferents formats electròniques (Facturae, UBL, etc), de manera senzilla, vàlida i segura.
• El directori d’empreses de B2Brotuer et proporciona de manera automàtica dades fiscals, codis d’encaminament i una altra informació. Així t’assegures no cometre errors.
• Signatura les factures de manera senzilla amb el teu certificat o amb el certificat de B2Brouter.
• Rep factures de tots els teus proveïdors, validades prèviament per B2Brouter.

Amb B2Brouter pots gestionar l’emissió i recepció de totes les teves factures electròniques vàlides, el reporti fiscal i molt més.

Registra’t gratis i prova B2Brouter!