Quins són els requisits de la factura electrònica?

Els requisits de factura electrònica són diferents segons el país, el receptor o el mètode d’enviament del document. Hi ha una gran varietat de codis, formats, mètodes i condicions d’enviament, que has de tenir en compte si vols que les teves factures electròniques es processin correctament i el més important, rebis el pagament.

Requisits de factura electrònica

Una factura electrònica té el mateix valor que una factura convencional. Per aquest motiu, has de seguir les regles mínimes. Això vol dir que ha d’incloure les dades essencials que tots coneixem, com ara:

  • Dades i identificador de l’emissor.
  • Dades i identificador del receptor.
  • Número de la factura.
  • Data.
  • Línies.
  • Article.
  • Impostos.
  • Etc.

Tenint en compte els anteriors punts, per conèixer els requisits de la factura electrònica, primer has de saber qui és un receptor. Cada receptor té les seves regles, que has de complir si vols que les teves factures es registrin correctament:

1. Format de la factura

En primer lloc, és important conèixer el format amb què vol rebre el teu client. Com a regla general, si envies una factura en un format electrònic incorrecte, la factura no es processa i, per tant, no es paga. A més, has de saber que, en molts casos, la legislació requereix l’ús d’un format específic.

Un exemple és quan es transmet una factura electrònica a l’administració pública espanyola. En aquest cas, la normativa defineix que has d’utilitzar el format .xml del tipus de Facturae.

Tot i que actualment les empreses estan acostumades a enviar factures en format PDF als seus clients privats, això canviarà amb la nova normativa de factura electrònica entre empreses. Aquesta nova llei obligarà l’ús d’un format electrònic estructurat, que sembla que serà Facturae, tot i que aquest és un aspecte tècnic que de moment no s’ha definit.

D’altra banda, si el teu client és una administració pública europea, no s’accepta cap dels formats anteriors. En aquest cas, segurament has d’enviar un format .xml del tipus UBL.

2. Codis d’encaminament

Potser et sona a un altre idioma, però aquest és un dels punts importants. Tot i que amb la factura convencional entre empreses privades això no és tan habitual, l’aparició de noves regulacions i processos de factura electrònica han potenciat aquest concepte. Els codis d’encaminament són codis que s’han de registrar a les factures electròniques i que permeten dirigir el document al destinatari correcte, que s’encarrega de processar el document. Aquests són alguns exemples:

  • Codis DIR3 per facturar l’administració pública espanyola.
  • Codi DIRe per facturar un contractista de l’estat a Espanya (FaceB2B).
  • Identificador de Peppol per a factura a través de la xarxa Peppol.
  • Codi destinatari per facturar una administració pública francesa (ChorusPro).
  • Codi destinatari per facturar l’administració pública italiana (SDI).
  • Altres codis propis cada receptor.

3. Mètode d’enviament de factures electròniques

Actualment, és usual que les empreses enviïn factures als seus clients per correu electrònic. Malgrat això, les noves regulacions de facturació electrònica estan alterant aquesta pràctica. Igual com passa amb el format de factura, el mètode d’enviament és diferent segons el receptor de la factura. Com a conseqüència, com a emissor, has de conèixer el mètode d’enviament que has d’utilitzar en cada cas, per assegurar-te que la teva factura s’envia i es registri correctament. Aquests són només alguns exemples:

España

Només a Espanya, hi ha diversos mètodes per enviar factures electròniques. El més conegut és el Punt General d’Entrada de FACe, però n’hi ha d’altres propis de cada comunitat autònoma com eFACT, PUEF, La Rioja, entre d’altres.

A més, també hi ha el Punt General d’Entrada de FACeB2B, per on ja s’estan intercanviant factura electrònica algunes empreses privades (contractistes i subcontractistes de l’estat).

Fora de la normativa de factura electrònica, el mètode d’enviament més fet servir és el correu electrònic, tot i que això canviarà en un futur pròxim a causa de la nova normativa de factura electrònica entre empreses.

Factura electrònica internacional

En general, els receptors públics de la Unió Europea adopten la factura electrònica a través de Peppol. Es tracta d’una xarxa que algunes empreses privades i entitats públiques d’altres continents com Austràlia, Nova Zelanda, Singapur, Japó, etc. també estan implementant. Però no sempre és tan fàcil, ja que hi ha excepcions. Com França, Italia o Portugal, tenen les seves pròpies plataformes (ChorusPro, SDI i ESPAP).

4. Signatura electrònica de factures

Aquest és un requisit comú a Espanya. Si has d’enviar una factura electrònica a l’administració pública espanyola, has de signar la factura amb un certificat digital. En cas contrari, no és possible registrar la factura electrònica. Això també pot passar en altres casos en què el receptor sol·liciti la signatura de la factura.

Compleix els requisits de factura electrònica amb B2Brouter

Com pots intuir, no és fàcil complir tots aquests requisits quan necessites enviar una factura electrònica. Per aquest motiu, B2Brouter ha creat una plataforma que facilita aquesta feina. Simplement, emplena el formulari amb les dades necessàries per a la factura i la plataforma s’encarrega de la resta.

  • Format, codis i mètode d’enviament: Gràcies al directori B2Brouter no t’has de preocupar del format, el mètode d’enviament o els codis d’encaminament. Només has de conèixer l’identificador del teu client (NIF) i el sistema s’encarrega de configurar aquests aspectes tan tècnics.
  • Enviament de la factura electrònica: B2Brouter està connectat amb tots els punts d’entrada generals d’Espanya, és un punt d’accés a Peppol certificat i està connectat amb altres plataformes o xarxes privades. Això et permet gestionar l’enviament de totes les teves factures electròniques, des de la mateixa plataforma, només prement el botó d’Enviar.
  • Signatura electrònica de les factures: Utilitza la signatura electrònica delegada de B2Brouter o signa amb el teu certificat. Sigui com sigui, és un procediment senzill que el sistema realitza automàticament en el moment de l’enviament.

Registra’t de forma gratuïta i compleix els requisits de factura electrònica!