Què és una factura proforma i com fer-la

La factura proforma és un document comercial molt utilitzat per les empreses. Es tracta d’una factura provisional, que actua com a esborrany i que permet al client conèixer els detalls de la factura definitiva. En aquest article t’expliquem amb detall que és una factura proforma i com pots crear-la de manera senzilla.

Què és una factura proforma?

Una factura proforma és el mateix que la factura convencional, ja que comparteixen contingut i format, però la proforma actua com a esborrador o factura provisional. La seva funció primordial és proporcionar al receptor informació detallada sobre el cost total d’una transacció abans de l’emissió de la factura definitiva.

Aquest document juga un paper fonamental, ja que permet al client obtenir una estimació precisa dels càrrecs que s’aplicaran quan es generi la factura final.

Quina validesa té una factura proforma?

És important tenir en compte que les factures proforma no han de ser abonades pel receptor, simplement actuen com a eina de transparència i claredat en les transaccions comercials.

En altres paraules, dins del procés de facturació, la factura proforma se situa entre el pressupost i la factura final seguint l’ordre:

1. Pressupost: És la proposta comercial inicial al client, que pot ser acceptada o rebutjada.
2. Factura proforma: Brinda al client una aproximació precisa dels costos associats a la transacció, sense constituir una obligació de pagament.
3. Factura definitiva: És la fase final del procés, on es genera la factura formal que ha de ser abonada conforme als termes acordats.

Quines dades ha de contenir una factura proforma?

Independentment del format específic que s’utilitzi, alguns elements que han de ser presents en una factura proforma són:

• Nom, direcció i altres dades de la teva empresa.
• Número de factura proforma (ha de ser únic i distingible d’altres tipus de factures).
• Data d’emissió.
• Nom, adreça i altres dades del destinatari de la factura.
• Descripció dels productes o serveis.
• Especificació dels impostos aplicables.
• Total general.

Formats de les proforma

Les factures proforma no tenen un format estàndard únic i aquest pot variar segons les preferències de cada empresa o client.

No obstant això, aquest tipus de factures solen utilitzar-se en format PDF per a facilitar la lectura de les dades que conté.

Exemple d’una factura proforma

A continuació pots observar un exemple d’una factura proforma creada en B2Brouter.

Com pots observar, una proforma és pràcticament igual a una factura convencional.

Diferències entre factura proforma i pressupost

Tots dos documents comparteixen un propòsit comú: comunicar al client el cost dels productes o serveis. Encara que tinguin el mateix objectiu, cal tenir en compte de què no es tracta del mateix document.

Una factura proforma cerca determinar els detalls d’una transacció, mentre que un pressupost té l’objectiu de calcular una quantitat econòmica necessària per a la consecució d’accions, objectius i metes. Tots dos documents són provisionals, no tenen valor comercial ni formen part de la comptabilitat. No obstant això, les factures proforma tenen validesa legal, mentre que els pressupostos no.

Fer una factura proforma en PDF

Pots crear una factura proforma de moltes maneres: manualment, utilitzant plantilles de softwares, eines en línia i a través d’aplicacions de facturació en línia. Per a fer-les simplement segueix els passos:

1. Selecciona el client a qui li vulguis enviar la factura proforma.
2. Afegeix les dades generals de la proforma, com ara el número, data, número de comanda, albarà, expedient, etc.
3. Crea les línies dels productes o serveis que estiguis facturant amb els detalls necessaris.
4. Guarda els canvis i envia el document amb tan sols un clic.

Amb B2Brouter pots crear factures proforma de manera ràpida i senzilla.