Què és una factura electrònica? eFactura

Saps què és una factura electrònica? Una factura electrònica o e-factura és un document amb la mateixa validesa que una factura en paper, però que s’expedeix i es rep en suport electrònic. A pesar d’això, existeixen diferents tipus de factura electrònica depenent de la normativa de cada país i has de saber que en molts casos el PDF no és considerat una factura electrònica. En aquest article resolem els dubtes més habituals i expliquem com crear factures electròniques de manera gratuïta.

La factura electrònica: què és, requisits tècnics, formats, beneficis, etc.

Comencem pels inicis de la factura electrònica. Es tracta d’un tipus de facturació que es va començar a utilitzar fa relativament poc temps, doncs ha anat mot lligada a la utilització de les noves tecnologies. La normativa que la regula és el Reial Decret 1619/2012, que també regula les factures en paper, i més recentment la Llei 25/2013. De fet, des del 2015 el seu ús és obligatori pels proveïdors de l’Administració pública.

Com dèiem, la factura electrònica és una factura en format digital i existeixen diferents tipus:

Definint la factura electrònica: Requisits tècnics

Una factura electrònica ha de complir uns estàndards legals (parlarem d’ells més endavant), ja que com hem vist, té una regulació concreta. De manera usual, el format més utilitzat per les empreses és el PDF. Aquest format és fàcilment accessible per a tothom, però a poc a poc està perdent protagonisme a causa de les seves limitacions a l’hora de ser interpretat per sistemes informàtics.

Amb l’aparició de les noves normatives de factura electrònica en l’àmbit global, el format més comú de factures electròniques és l’XML. Aquest format és un estàndard a l’ONU per l’intercanvi electrònic de dades en l’àmbit mundial. Garanteix la seguretat, privacitat i veracitat de les dades. Està codificat i és comprensible per qualsevol ordinador amb el programa adequat.

Quina és la diferència entre una factura electrònica i una factura convencional?

Tenint en compte els aspectes anteriors, generalment es coneixen dos tipus de factures electròniques.

Factures electròniques en format estructurat

Es tracta de les factures creades en llenguatge informàtic. Són fàcilment comprensibles pels sistemes informàtics, és a dir, estan codificades per automatitzar la gestió de la informació per part de l’ordinador. Per això, se solen elaborar en XML (per exemple, Facturae o UBL).

Factures electròniques en format no estructurat

Són aquelles factures que han de ser tractades de forma manual per part del receptor (per exemple, un document en PDF).

A pesar que estem parlant del PDF com a factura electrònica, es tracta d’un format que no és considerat una factura electrònica a les noves normatives que estan apareixent en l’àmbit global.

Les factures electròniques, en format estructurat són molt fàcils de codificar, registrar i arxivar amb un sistema informàtic. En canvi, amb factures electròniques en format no estructurat ha de ser una persona la que, un cop rebuda, les codifiqui, registri i arxivi. Per aquest motiu s’està restringint el seu ús, ja que és molt complicat processar les dades d’un PDF de forma correcta, ràpida i sense errors. Si busquem agilitzar tràmits i temps, sense dubte el més útil és el primer tipus.

Formats de factura electrònica: Exemples

Alguns dels formats més coneguts són:

1. Facturae: Aquest és el format electrònic utilitzat per l’Administració pública espanyola i cada cop més entitats privades, ja que es processa fàcilment per qualsevol sistema i és el format que dicta la normativa.
2. UBL: Aquest és el format de factura electrònica escollit en molts països de la Unió Europea i altres regions del món. És el format utilitzat a la xarxa d’intercanvi de documents electrònics Peppol.
3. EDIFACT: És molt utilitzat a determinats sectors, com ara l’automoció o la distribució alimentària, encara que està caient en desús.

Quines dades ha de contenir una factura electrònica?

Com qualsevol factura en paper, la factura electrònica ha de recollir obligatòriament una sèrie de dades. Per exemple:

• Ha d’estar numerada.
• Ha de contenir la data d’expedició.
• Han de constar les dades fiscals de qui emet i rep la factura.
• El tipus d’operacions que s’estan facturant i la seva data.
• Informació tributària (IVA, IRPF, etc.).
• L’import a pagar.

En molts casos, les factures electròniques en format estructurat han de contenir certes dades específiques com els codis d’encaminament. Aquests varien en funció del receptor o la xarxa per la qual es tramita la factura.

Com fer una factura electrònica?

Com fer una factura electrònica varia segons el sistema utilitzat. Ja saps que si es tracta d’una factura convencional (en PDF), la seva realització requerirà donar-li un format, bolcar dades, un treball previ d’organització de la informació…

En canvi, si necessites generar una factura electrònica en format estructurat (Facturae, UBL o altres), per norma general has d’utilitzar alguna eina que et permeti crear de manera senzilla la factura electrònica en el format desitjat. Aquests són alguns exemples:

1. Crear una factura electrònica amb el programa Facturae. Has de saber que no és una aplicació molt amigable.
2. Programari de facturació electrònica especialitzat, que facilita enormement el treball a les empreses i disposa d’altres funcionalitats. Alguns disposen d’una versió gratuïta.

B2Brouter és un exemple de programari de facturació electrònica. Et permet generar la factura electrònica de manera senzilla, facilitant un formulari on solament has d’introduir les dades de la factura.

Quins beneficis té la factura electrònica?

Ja hem assenyalat alguns avantatges abans: agilitat, seguretat… Però també es minimitza el consum en paper i, per descomptat, facilita la gestió i mecanització de la informació. Es pot integrar fàcilment amb un sistema de gestió totalment informatitzat. Això ajuda a la comptabilitat i a la reducció d’errors. A més, s’eliminen costos i gràcies a la facilitat del seu arxiu, també es redueix l’ús d’espai físic. Més avantatges aquí:

Com afecta la normativa de factura electrònica?

L’obligatorietat d’emetre factura electrònica depèn de diferents factors com a normatives de cada país, necessitats del receptor, necessitats de l’emissor, etc. A Espanya, la normativa afecta a:

• Proveïdors de l’Administració Pública.
• Contractistes i Subcontractistes de l’estat.
• Aviat afectarà a totes les empreses i autònoms del país.

Des de B2Brouter t’informem sobre les noves lleis i normatives que afecten la teva empresa, tant nacionals com internacionals:

Puc convertir les meves factures de paper a factura digital?

L’ideal és poder utilitzar un programari de facturació electrònica que faciliti la creació de la factura o possibiliti la integració amb el teu sistema de gestió o ERP per a automatitzar el procés.

Si necessites realitzar una factura electrònica (en format estructurat o PDF), registra’t gratis i comença a facturar ja, ràpid i senzill amb B2Brouter.