Com importar factures electròniques?

Les factures electròniques són factures que s’expedeixen i es reben en format electrònic estructurat. En molts casos, les empreses no tenen el sistema que els permeti una correcta conversió, enviament i gestió d’aquesta mena de factures. Una de les formes més ràpides i eficaces de procedir és importar les factures electròniques. Però saps quines opcions tens o com el pots fer?

En aquests casos, la millor opció que tens per a importar les teves factures electròniques és treballant amb un proveïdor de serveis de factures electròniques que estigui connectat amb el nombre màxim de xarxes possible. D’aquesta manera, només has d’importar les teves factures i d’una forma automàtica o semiautomàtica, pots connectar amb tots els teus clients que et sol·licitin l’ús dels formats estructurats.

Una altra opció és importar les factures en els Punts Generals d’Entrada de factures o en les plataformes o xarxes on es troben els teus clients. El problema en aquests casos, és que has de pujar l’arxiu de la factura per separat, a cada plataforma o xarxa i en alguns casos aquests no és possible.

Importació de factures electròniques

Si ets l’emissor d’una factura electrònica, has de generar-la en format Facturae, en el cas que vulguis generar una factura electrònica per a un receptor Español. Aquest format és un arxiu XML que conté tota la informació de la factura i que ha d’estar signat digitalment amb un certificat electrònic reconegut (només quan necessites facturar a l’Administració Pública).

Per a generar una factura electrònica en format estructurat, pots utilitzar algun dels següents mètodes:

• Usar un software de facturació que permeti generar i enviar factures electròniques en format estructurat. Existeixen moltes opcions en el mercat, algunes d’elles gratuïtes o amb plans adaptats a les necessitats dels autònoms i les petites empreses.
• Usar una aplicació d’escriptori que et permeti generar i signar factures electròniques. El Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques ofereix una aplicació gratuïta anomenada Facturae, que es pot descarregar des de la seva pàgina web. Aquesta eina només et permet generar factures electròniques en el format acceptat per l’Administració Pública Espanyola.
• Usar un editor de text o un full de càlcul que permeti crear i editar arxius XML. Aquest mètode requereix tenir coneixements tècnics, per la qual cosa no és el més recomanable per als usuaris no experts.

Una vegada generada la factura electrònica en format estructurat, has d’enviar-la al receptor usant el mètode d’enviament correcte. Les opcions més habituals són els Punts Generals d’Entrada d’Espanya (FACe, EFACT, FACeB2B, etc), altres xarxes internacionals com Peppol, ChorusPro, etc o fins i tot el correu electrònic. Si la factura va dirigida a una Administració Pública, has d’enviar-la a través del Punt General d’Entrada de Factures Electròniques (FACe), que és el sistema habilitat pel Govern per a rebre les factures electròniques dels seus proveïdors.

Importació amb un proveïdor de factures electròniques

El més recomanable per a les empreses és treballar amb un proveïdor de factures electròniques. Això ofereix diferents opcions de “importació” de factures electròniques. Per norma general, aquests proveïdors de serveis permeten la importació de factures de manera manual o de manera automatitzada (gràcies a la integració). D’altra banda, i encara que no es considera realment una importació, estan connectats amb diferents xarxes o plataformes d’enviament de factura i permeten la creació manual de la factura electrònica, l’enviament i registre a través del mètode que requereix cada receptor, usant diferents opcions d’enviament. És una molt bona alternativa per a aquelles empreses que no puguin generar i importar les seves factures electròniques.

Importar factures electròniques a B2Brouter

B2Brouter és proveïdor de factura electrònica que et permet crear i enviar de manera manual les teves factures electròniques, amb tots els teus clients nacionals i internacionals. Però si no vols fer processos manuals:

• Importa las facturas electrónicas desde dentro de tu cuenta, utilizando formatos como Facturae, UBL u otros.
• Importa de manera automàtica i massiva les factures electròniques gràcies a la integració del teu sistema de gestió amb B2Brouter, emprant formats com Facturae, UBL, CSV, entre altres. No necessites accedir al teu compte de B2Brouter si no vols, treballa directament des del teu sistema.

Vols exportar també en el teu sistema les factures de proveïdors?

B2Brouter també et permet la gestió de les factures rebudes a través de diferents canals i utilitzant diferents formats, perquè les integris i gestions des del teu sistema de gestió.