Què és el format EDI? Alternatives

EDI és l’acrònim d’electronic data interchange, intercanvi electrònic de dades. És un estàndard europeu que es defineix a la Recomanació 94/820/CE de la Comissió, de 19 d’octubre de 1994, relativa als aspectes jurídics de l’intercanvi electrònic de dades. Es tracta d’un sistema que acostuma a ser complicat i costós per a la gran majoria d’empreses, i per això et parlem d’una millor alternativa.

Sistema i format EDI

EDI és un sistema de treball que automatitza els processos d’intercanvi de dades entre organitzacions. Això fa que s’elimini gairebé íntegrament l’ús del paper a més de garantir rapidesa i seguretat en aquestes comunicacions.

A l’hora de fer una factura electrònica, podem fer ús de l’EDI com a sistema. És un sistema majoritàriament utilitzat en el sector retail.

Un tema important és que cal garantir l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut. Com hem assenyalat en ocasions anteriors, i d’acord amb el web de facturaE.gob, per al cas particular de la factura electrònica, la legislació permet tres procediments específics alternatius que garanteixen igualment l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut. Aquests són:

• Mitjançant signatura electrònica.
• Mitjançant intercanvi electrònic de dades (EDI o altres).
• Mitjançant mitjans validats per l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT).

Com veus, EDI és un format útil i reconegut a escala de l’Administració, tot i que no és vàlid per facturar a l’administració pública Espanyola o Europea.

Si vols utilitzar aquest sistema, has de descarregar el programari corresponent o treballar amb un proveïdor de serveis. Aquest programari ha d’estar homologat i donar totes les garanties. Cada organització està identificada dins del sistema EDI per codis numèrics únics anomenats Punts Operacionals o Global Location Number (GLN). Aquesta identificació assegura que compleix els estàndards GS1, que garanteix que puguin ser enviats, entesos i reconeguts per qualsevol interlocutor (això sí, que faci ús del mateix llenguatge). Per això has d’assegurar-te que l’organització amb què intercanviaràs les dades (factures, albarans, etc) fa servir o reconeix també aquest format. I no oblidis que el programari EDI es pot integrar amb el sistema ERP de l’empresa, però cal revisar que tots dos siguin compatibles. Si ho són, les transaccions que es fan a través d’EDI s’incorporen directament a l’ERP, fent la gestió tremendament àgil.

Sens dubte és un sistema molt útil i reconegut a escala mundial, però què passa si el meu ERP no és compatible? I si les empreses amb què em relaciono no l’utilitzen?

Quines alternatives hi ha respecte a l’EDI?

Has de tenir en compte que el sistema i el format EDI són un sistema complicat, sobretot per a petites o mitjanes empreses que no tenen grans departaments informàtics dins de l’organització.

A més, es tracta d’un mecanisme que suposa un cost elevat per a la gran majoria de les empreses i que té certa dificultat tècnica, ja que cada receptor pot necessitar gestionar un format EDI diferent, adaptat a les especificacions. És per això que és important buscar alternatives que permetin una millor gestió de la factura electrònica, més àgil i amb un cost menor.

Peppol alternativa del format EDI

Un exemple és Peppol, que és un sistema diferent, però molt interessant. Aquest és l’acrònim de Pan-European Public Procurement Online, i es pot definir com un conjunt d’especificacions tècniques obertes i interoperables en els processos comercials de compra a pagament (P2P), tal com recull el web peppolbasics.info. A més de ser una alternativa vàlida i reconeguda internacionalment, ofereix algun avantatge interessant. I la principal és que neix de la mà de la Comissió Europea i amb l’objectiu de simplificar la contractació electrònica a través de les fronteres mitjançant el desenvolupament de normes tecnològiques que podrien ser implementades per tots els governs de tot Europa. Peppol és una xarxa de distribució electrònica que funciona sobretot al nord d’Europa, però s’està estenent globalment, i la majoria de les administracions públiques de països com Alemanya, Bèlgica o Suècia la utilitzen, ja que aquesta xarxa està especialment recomanada per a la transmissió de factures electròniques a les institucions públiques. És una xarxa oberta, accessible per a totes les empreses i amb costos reduïts.

A més, has de tenir en compte que amb la nova norma de factura electrònica entre empreses a Espanya, sembla que l’ús d’EDI desapareixerà i és possible que les transaccions s’hagin de produir amb l’ús del format de factura electrònica Facturae.

Factura electrònica amb B2Brouter

B2Brouter és una solució en línia que permet a empreses de tot el món, enviar i rebre documents electrònics, entre ells factures electròniques. Amb B2Brouter pots fer l’enviament de factura electrònica en l’àmbit nacional, de forma totalment gratuïta, usant formats com Facturae o a través de Peppol.

A més, també pots realitzar la gestió de la teva facturació electrònica de forma senzilla i utilitzant EDI, connectant directament amb empreses com Carrefour i amb un cost molt menor del que comporta normalment l’ús de sistemes EDI.

Registra’t gratis i comença a facturar ja!