Refús d’una factura electrònica

Tens una factura electrònica refusada? Quan gestiones la factura electrònica pot ser que es produeixin refusos per part del receptor, els quals impedeixen el registre correcte de la factura. A aquest article t’expliquem què són i com solucionar aquesta situació.

Factura electrònica refusada

Una factura electrònica refusada és aquella que ha sigut refusada pel receptor a causa d’algun motiu específic. Això significa que la factura no s’accepta com a vàlida i no es processa per al pagament. En enviar una factura electrònica, abans que el teu client la pugui refusar, aquesta es registra al punt d’entrada corresponent. En el moment que ja està registrada, el receptor té l’opció de refusar-la.

Hi ha diverses raons per les quals els teus clients poden refusar les teves factures. Alguns motius comuns inclouen errors a les dades de la factura, falta de documentació requerida i discrepàncies als preus, entre d’altres. És important que tinguis en compte que sempre és el receptor qui refusa la factura.

Com saber els motius de rebuig d’una factura electrònica?

Quan una factura electrònica és refusada, generalment es notifica a l’emissor sobre el motiu del refús i se sol·licita que es realitzin les correccions necessàries. Tanmateix, això no sempre passa, ja que depenent del mètode d’entrega que utilitzis pot ser que no t’arribi cap notificació sobre el canvi d’estat de la factura.

Per exemple, si utilitzes el servei de factura electrònica gratis de B2Brouter, t’informem de canvi d’estat de totes les teves factures emeses, així no et perds res. A més, amb els diferents plans també existeix l’opció d’activar les notificacions d’estat de les teves factures a través del correu electrònic. Considerem que és rellevant resoldre les factures refusades l’abans possible per evitar retards en el pagament i mantenir una bona relació comercial amb el receptor de la factura.

Factura refusada a FACe

Com ja hem comentat, en enviar una factura electrònica i penjar-la al portal de FACe, aquesta consta amb un número de registre administratiu i, per tant, un justificant de presentació. Aquestes dades fan que FACe doni per vàlida la factura. Si després d’aquesta validació la factura passa a estar refusada, és perquè el personal de l’oficina comptable o unitat tramitadora destinatàries han realitzat les seves validacions internes i han procedit a refusar la factura.

Normalment, FACe no facilita més informació que el motiu del refús de la factura proporcionat pel mateix client, i tampoc notifica sempre el refús. És per aquest motiu que recomanem contactar amb el client per poder esbrinar a què es deu el refús i poder solucionar-ho.

No et perdis cap refús de la factura electrònica per part del client gràcies a B2Brouter

Amb B2Brouter pots gestionar les teves factures de forma senzilla i a més portar un seguiment de l’estat actualitzat de totes les teves factures. Per exemple:

Notificació d’estat a la factura

A la part superior de la vista prèvia de la factura pots veure la notificació de l’estat de la factura. Si es tracta d’un estat “Refusada”, es mostrarà sobre un fons de color vermell, juntament amb el motiu del refús que hagi indicat el client.

Històric de moviments de la factura

Per accedir a l’històric d’activitat a B2Brouter has d’accedir a la previsualització de la factura. Un cop allà, a la part inferior veus tots els moviments que s’han produït d’aquella factura. Busca el moviment que indiqui “Factura refusada” i consulta el motiu clicant sobre el requadre que apareix.

Si es tracta d’un refús que no et proporciona suficient informació, hauràs de consultar-ho amb el teu client. En el cas de no entendre l’explicació, ens ho pots consultar utilitzant l’apartat de suport que tens disponible dins el teu compte, així indicant-nos el número de la factura afectada.

Amb B2Brouter pots consultar l’estat de les teves factures sempre que ho necessitis, així podent modificar-les i tornar-les a enviar amb les correccions corresponents sense problema. A més, comptem amb un departament de suport que està sempre a la teva disposició, per a ajudar-te i atendre’t en tot moment.

Registra’t gratis i comença a facturar ja!