Saps com convertir una factura PDF a Facturae?

A causa de les noves normatives, cada cop és més comú que les empreses implementin la recepció i enviament de factura electrònica. No obstant això, encara hi ha molts dubtes sobre la diferència entre una factura electrònica i una factura en PDF i com és possible convertir una factura PDF a Facturae. En aquest article t’aclarim tot això i t’expliquem com pots generar fàcilment les teves factures electròniques.

És el mateix una factura electrònica i una factura en PDF?

No, no és el mateix. Una factura electrònica és un document digital que compleix amb un format estructurat, en canvi, una factura en PDF és un document digital que es genera a partir d’una factura impresa. Aquestes són algunes de les seves diferències:

A Espanya, el format de factura electrònica és Facturae.

Puc convertir un PDF a Facturae?

En primer lloc, has de tenir en compte que un PDF és com una imatge o fotografia. A més, cada factura té un disseny o estructura diferent segons l’emissor. Això fa que sigui pràcticament impossible poder automatitzar la conversió de la factura en format PDF a factura electrònica en format XML. En el cas d’utilitzar una eina tipus OCR per realitzar aquesta conversió, has de tenir en compte que no s’interpreten les dades correctament. Per tant, és arriscat, ja que cap empresa vol emetre una factura electrònica amb dades incorrectes.

Tenint en compte l’anterior, has de saber que per convertir una factura de PDF a XML, existeixen diferents eines o serveis que et faciliten el treball. Una opció senzilla és fer servir un convertidor online. Moltes vegades, aquest tipus de convertidors et permeten generar la factura electrònica gratis.

Per altra banda, hi ha alguns softwares de facturació que et permeten convertir la factura de PDF a XML. Acostumen a ser sistemes de gestió o ERP. Aquest tipus d’eines estan molt preparades per aspectes com la comptabilitat i gestió d’empreses, però tenen certes limitacions respecte a la creació i enviament de factures electròniques en format estructurat. Per exemple, en molts casos només es poden generar factures en formats locals com Facturae (en el cas d’Espanya), però no en formats internacionals (com ara UBL). A més, aquesta mena d’eines no solen estar connectades a les xarxes nacionals o internacionals d’intercanvi de documents electrònics. Això implica que s’ha d’utilitzar una solució com la mencionada anteriorment, o executar certes tasques manuals que són poc eficients per a les empreses.

I al revés? Convertir una factura XML a PDF

Aquest escenari és el mateix que l’anterior. L’única diferència és que en aquest cas es fa referència a la recepció de factures en lloc de l’emissió. Per a procedir, les opcions són exactament les mateixes que en el cas de l’emissió de les factures. Malgrat això, en tractar-se de factures rebudes, és més segur l’ús d’un OCR per a digitalitzar i registrar les factures de proveïdors. Però recorda, en aquests casos sempre és necessari un treball manual.

Ja existeixen molts casos en els quals les empreses han de rebre factures electròniques en format estructurat (quan un contractista de l’Estat ha de rebre la factura d’un subcontractista). A més, amb la nova normativa de facturació electrònica obligatòria a Espanya, totes les empreses hauran de poder rebre factura electrònica en format estructurat i la recepció de factures en format PDF no estarà permesa.

Converteix el PDF a factura electrònica en XML amb B2Brouter

B2Brouter és una solució online d’intercanvi de documents electrònics, entre ells factures electròniques. Amb B2Brouter les empreses poden enviar i rebre factures electròniques en format estructurat com Facturae o UBL, entre altres, i connectar directament amb clients o proveïdors. Saps com pots convertir les teves factures electròniques a XML?

Per a l’emissió de factures electròniques

1. Genera la factura des de B2Brouter, omplint un senzill formulari. El sistema s’encarrega de convertir la factura en XML en el moment de l’enviament.
2. Connecta el teu sistema de gestió amb B2Brouter i envia la informació de les teves factures utilitzant diferents llenguatges. Després B2Brouter converteix les factures electròniques en el moment de l’enviament.

Per a la recepció de factures electròniques

1. Rep les factures a B2Brouter en diferents formats i el sistema les converteix a PDF.
2. Penja les factures rebudes en format PDF i el sistema les registre i les converteix en format XML si ho desitges.
3. Connecta el teu sistema de gestió o ERP amb B2Brouter, rep les teves factures a la plataforma en diferents formats i B2Brouter les exporta al teu sistema.

Les factures electròniques són una forma més eficient i segura d’enviar i rebre factures. Si la teva empresa encara no utilitza factures electròniques, és important que comencis a implementar aquests processos, ja que en poc temps totes les empreses hauran de fer-ho de forma obligatòria.