Factura digital vs. factura estructurada: Diferències i adaptació a les noves normatives

El terme factura digital s’utilitza amb freqüència, però no sempre s’entén correctament, especialment quan es compara amb la factura electrònica o factura estructurada. Com que la nova normativa a Espanya, inclosa la Llei Crea i Creix, busca promoure la digitalització de les empreses, és fonamental comprendre aquestes diferències per evitar malentesos i complir amb els requisits legals.

Què és una factura digital?

La factura digital és un document de facturació en format PDF, generat i transmès electrònicament. Tot i que sovint es considera suficient per complir amb els processos de digitalització, el seu contingut no segueix un format estructurat. Això significa que el document inclou text pla, sense dades organitzades en camps específics que permetin la seva interpretació automàtica per part d’un programari de facturació.

L’ús de factures digitals ha estat àmpliament adoptat per la seva facilitat de creació i distribució, especialment per a petites i mitjanes empreses. No obstant això, aquest tipus de factura pot presentar limitacions quan es busca integrar processos automatitzats o garantir el compliment normatiu.

Què és una factura estructurada?

La factura estructurada o electrònica, en canvi, segueix un format estandarditzat que permet el seu processament automàtic per part de sistemes de comptabilitat i programari de gestió empresarial. En lloc de ser un simple arxiu PDF, conté camps de dades específics organitzats de manera que un programa pugui interpretar, validar i registrar automàticament la informació.

El format estructurat facilita la integració en sistemes ERP, millora la traçabilitat de les transaccions i garanteix l’autenticitat del document, especialment quan s’acompanya d’una signatura digital.

Aquí tens més informació sobre què és una factura electrònica i quins formats té.

Comparativa: Factura digital vs. factura estructurada

En aquesta comparativa, es pot observar com la factura digital, tot i ser útil per a certs processos, manca dels avantatges que ofereix una factura estructurada en termes d’automatització i validesa.

Impacte de la Llei Crea i Creix en la facturació digital

La Llei Crea i Creix a Espanya estableix noves exigències per a la factura electrònica obligatòria entre empreses, promovent l’ús de factures estructurades en lloc de documents digitals simples en PDF. Aquesta normativa busca millorar la transparència i l’eficiència, obligant les empreses a adoptar un format que permeti el processament automàtic i la integració amb sistemes comptables.

El canvi proposat per la llei afecta especialment aquelles empreses que han confiat en la factura digital en PDF, ja que hauran d’adaptar-se al format estructurat per complir amb els nous requisits.

Beneficis de la factura estructurada enfront de la factura digital

La transició cap a la factura estructurada ofereix nombrosos avantatges respecte a l’ús de factures digitals:

• Reducció d’errors: L’automatització redueix la possibilitat d’errors manuals en el procés de facturació.
• Eficiència operativa: El format estructurat permet la integració amb programari de comptabilitat i sistemes ERP.
• Compliment normatiu: Facilita el compliment de les normatives actuals, incloent l’obligació d’autenticitat i traçabilitat.
• Accés a dades financeres en temps real: L’estructura de dades facilita l’anàlisi financer i la presa de decisions.

El futur de la facturació: Del digital a l’estructurat

A mesura que avança la digitalització, la factura digital segueix sent una eina útil per a moltes empreses. No obstant això, la tendència es dirigeix cap a l’ús de factures estructurades, que ofereixen majors beneficis en termes d’eficiència, automatització i compliment normatiu.

Les empreses que adoptin aquest canvi podran optimitzar els seus processos comptables, reduir costos i millorar la transparència en les seves transaccions. Tot i que la factura digital en PDF ha estat un primer pas cap a la digitalització, la factura estructurada representa el següent nivell d’evolució en la gestió empresarial.

Conclusió: L’evolució de la facturació empresarial

L’ús de la factura digital ha facilitat l’adopció de pràctiques sense paper, però les seves limitacions es fan evidents en entorns on l’automatització i el compliment normatiu són essencials. La implementació de factures estructurades no només assegura el compliment amb la Llei Crea i Creix, sinó que també permet a les empreses millorar la seva eficiència operativa i reduir els riscos d’errors i fraus.

En resum, l’evolució cap a la facturació estructurada és un pas necessari per adaptar-se als nous estàndards de digitalització i garantir una gestió més eficient i segura de les transaccions comercials.