Com fer una factura com a autònom: Guia completa

El document per excel·lència que ha de controlar un autònom és la factura. És la manera de cobrar pels teus serveis o productes, i també l’eina per a justificar les teves despeses. Per això, qualsevol autònom ha de controlar la correcta elaboració d’una factura, independentment del sector professional al qual es dediqui. En aquest article, t’expliquem tot el que necessites saber per a fer una factura com autònom.

Quan ha de començar a generar factures un autònom?

Si ets autònom, has de tenir clars els casos en els quals necessites crear i enviar una factura. L’obligació d’emetre la factura per la teva activitat, t’afecta en els següents casos:

• Quan el teu client és un autònom, empresa, Administració pública o empresa jurídica.
• Si el teu client és un particular, hauràs de presentar factura de forma obligatòria si te la sol·licita.
• Per a les transaccions entre països.
• Vendes en general.

Què passa si soc autònom i no facturo?

Has de ser conscient que si no emets factura en algun d’aquests casos, pots rebre una sanció d’entre els 300 € i els 3.000 €, depenent de les quantitats facturades i el temps transcorregut en l’activitat.

Com fer una factura d’autònom? Dades que ha de contenir

Una factura és un document que serveix per a reflectir les transaccions que realitza una empresa. Però una factura no es pot dur a terme de qualsevol manera. Ha de recollir unes certes dades obligatòries i complir la normativa legal, tal com defineix el Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament que regulen les obligacions de facturació.

Els empresaris i professionals estan obligats a expedir factura i còpia d’aquesta pels lliuraments de béns i prestacions de serveis que realitzin en desenvolupament de la seva activitat i a conservar còpia d’aquesta. Existeixen dos tipus de factures: simplificada i completa. Habitualment es realitza la factura simplificada quan l’import no supera els 400 euros (IVA inclòs) o en alguns supòsits especials. La diferència entre l’una i l’altra són les dades obligatòries a consignar.

De manera general i atenint-nos a les indicacions de l’Agència Tributària, una factura d’autònom ha de recollir sempre les següents dades:

Dades fiscals

La factura ha de contenir el NIF i nom i cognoms, raó o denominació social de l’expedidor. Es recomana tant incloure tant les dades de la persona que expedeix la factura com del destinatari de les operacions. També es pot incloure el domicili. Si es tracta d’una factura simplificada, només ha de contenir les dades fiscals de l’emissor com a informació obligatòria. Si es tracta d’una factura completa, ha de contenir les dades de l’emissor i del receptor.

Dades generals

Una altra informació important i obligatòria és el Número d’identificació de la factura. L’ideal és que sigui correlatiu: la primera factura número 1, la segona número 2, etc. Es recomana també posar l’any per a facilitar el seu control.

També és obligatori informar la Data d’expedició. És a dir, la data en la qual es realitza la factura i es remet al destinatari objecte d’aquesta. En el cas que les operacions que es reflecteixen en la factura s’hagin realitzat en una data diferent, cal consignar la data d’operació.

Informació de la venda

Finalment, i molt important, cal indicar la informació relacionada amb la venda. Identificació dels béns lliurats o serveis prestats. Cal indicar en la factura el motiu de la seva expedició. És a dir, el producte o servei que motiva la factura. La venda d’un article, la realització del treball realitzat, etc.

El percentatge d’IVA i IRPF corresponent.

La contraprestació total, és a dir, la qual cosa es cobrarà de manera definitiva. En la factura que es realitzi hi ha dos totals, un és la base imposable, el total de suma dels productes o serveis que generen la realització de la factura i, d’altra banda, el total amb el descompte de l’IVA i IRPF. La base imposable seria el brut i la contraprestació total el net, la qual cosa finalment ingresses.

Coses que has de tenir en compte en fer una factura

Per a procedir de manera correcta i evitar problemes amb la teva facturació, compartim amb tu alguns i que has de tenir en compte:

• Custòdia de factures: No sols has d’enviar i rebre factures, també és important que les emmagatzemis el temps legal estipulat i que tinguis un fàcil accés als documents. Hisenda pot sol·licitar-te informació el qualsevol moment.
• Data de venciment: No t’oblidis de la data de venciment, d’aquesta manera indiques al teu client el període límit que té per a realitzar el pagament.
• Dades bancàries: No oblidis incloure les teves dades bancàries en la factura, en cas contrari els teus clients no sabrà on abonar l’import.
• Mètode d’enviament de factures: Existeixen mètodes d’enviament de factures que et permet controlar la recepció del document per part del receptor. Això et permet controlar la situació de la factura emesa.

Exemple de factura d’autònom amb IVA i IRPF

Existeixen múltiples models en internet que poden ser d’utilitat per a visibilitzar com elaborar una factura d’autònoms, com organitzar els conceptes, etc. Et deixem un exemple:

Aquest és un model molt senzill que recull les dades bàsiques de la factura. De manera habitual se sol fer en paper, però a causa de pròximes lleis ja no serà possible crear i enviar factures en paper. La factura electrònica obligatòria està cada vegada més a prop. Ja és obligatòria si has de facturar a qualsevol administració pública i aviat ho serà per a totes les empreses espanyoles. A més, l’aparició d’altres normatives, com la Llei Antifrau, fan que a partir de 2024 les empreses ni tan sols puguin crear factures en Excel o Word, per exemple.

Com a conseqüència, necessitaràs disposar d’una eina que et permet crear i enviar les factures de manera senzilla. Però no sols això, és essencial que aquesta eina t’asseguri complir amb els nous requisits i normatives de facturació electrònica.